XRechnung Vs. ZUGFeRD

Quels formats de données répondent aux exigences des factures électroniques pour l'administration publique ?

Malgré l'obligation prochaine de toute l'administration publique en Allemagne de recevoir des factures électroniques, il y a non seulement des questions juridiques ouvertes, mais aussi des questions techniques :

Quel format de données peut être utilisé ? Quelles sont les différences entre XRechnung et ZUGFeRD ?

Dans ce qui suit, nous examinerons donc les composantes ainsi que les avantages et les inconvénients des formats de données.

Définition de la facturation électronique dans l'administration publique

Jusqu'à présent, l'envoi de factures électroniques au format PDF était une pratique courante dans de nombreux pays européens. Cela correspond également à la directive dite "TVA" (directive 2014/45/CE), selon laquelle les factures peuvent être envoyées dans n'importe quel format électronique.

Toutefois, les exigences ont été précisées plus en détail dans la "Directive sur la facturation électronique pour les marchés publics (Directive 2014/55/UE). Depuis lors, les factures ne sont considérées comme valables que si elles sont émises dans un format électronique structuré. Cela signifie que les factures doivent être automatisées, traitées par des machines, comme c'est possible avec des formats tels que XML, CSV et Edifact.

Cette définition signifie également que les formats lisibles par l'homme tels que PDF, TIFF ou JPEG ne sont pas acceptés comme factures fiscales électroniques valables. Afin de simplifier le traitement des factures par le destinataire, il peut être possible d'ajouter un format lisible par l'homme en plus du format structuré. Il convient toutefois de noter qu'elle est soumise à la réglementation relative à la facturation parallèle, c'est-à-dire la création de deux ou plusieurs factures pour une même transaction.

Lors du choix du format des données structurées, il faut également tenir compte du fait que la norme européenne (EN 16931) est respectée. En Allemagne, il s'agit actuellement des formats de données XRechnung 2.0 et ZUGFeRD 2.1.1. Les deux sont compatibles avec la norme et approuvés par le Conseil allemand de planification des technologies de l'information

La norme européenne comme base de la norme technique en Allemagne

Après des années de coordination entre l'administration publique et les entreprises, la norme européenne a été adoptée comme norme européenne commune. La norme a été publiée par l'institut de normalisation CEN, l'équivalent européen du DIN allemand.

La norme qui y est définie contient tous les éléments que doit contenir une facture électronique. Il est donc également appelé modèle de données sémantiques pour une facture de base. Ces éléments de données doivent être inclus dans toutes les normes nationales afin de garantir l'interopérabilité dans toute l'Europe.

Toutefois, en dehors de ces éléments de données, d'autres champs de données peuvent être ajoutés, par exemple pour cartographier des caractéristiques spécifiques à un pays ou à un secteur. Il apparaît déjà aujourd'hui qu'il y aura donc des versions nationales de la norme européenne dans pratiquement tous les États membres. Il doit ensuite être concrétisé/complété par une "spécification d'utilisation de la facture de base" (CIUS).

Cela crée un défi pour le pouvoir adjudicateur respectif qui doit être en mesure de recevoir toutes les formes de la norme européenne. Cela s'applique aux définitions syntaxiques de la norme ainsi qu'à toutes les variantes de l'ECUI des États membres et éventuellement de différentes industries.

La norme XRechnung pour l'administration publique

Le ministère fédéral de l'intérieur, de la construction et des affaires intérieures - responsable de la modernisation administrative de l'administration fédérale - ainsi que le ministère fédéral des finances et le bureau de coordination des normes informatiques (KoSIT) du Land de Brême ont défini la norme XRechnung en Allemagne.

À l'avenir, XRechnung sera exploité, développé et mis à jour par KoSIT. La version 2.0 (à partir de juin 2020) de la norme a été publiée et est conforme à la norme européenne. La XRechnung a été établie comme norme au niveau fédéral par publication dans le texte réglementaire correspondant. Il n'est pas encore clair quelle norme sera prescrite au niveau de l'État ou par les autorités locales, car les ordonnances légales respectives n'ont pas encore été adoptées. Toutefois, il est probable que toutes les autres normes d'échange de données, qui contiennent au moins les éléments de base et sont donc conformes à la norme européenne, devront être acceptées.

Outre les informations obligatoires sur la TVA, la XInvoice contient d'autres informations, telles que le numéro du fournisseur, un numéro d'identification de la commande et, en particulier, un numéro d'identification de l'itinéraire. Le numéro d'identification de l'itinéraire a été développé dans le cadre du projet de contrôle E-Invoice et permet d'attribuer la facture au processeur responsable chez le destinataire de la facture. Toutefois, l'utilisation de ce numéro diffère d'un État à l'autre et, dans certains cas, n'est pas encore définie dans la réglementation légale pertinente.

Le XRechnung dans l'épreuve pratique

En tant que principale organisation du secteur de la facturation électronique, le Verband elektronische Rechnung (VeR) s'est donné pour mission de promouvoir et de soutenir la mise en œuvre de la facturation électronique en Allemagne.

Cela s'applique en particulier à la mise en œuvre prochaine de la facturation électronique dans l'administration publique. Les défis auxquels sont confrontés des millions de fournisseurs, en particulier les petites et moyennes entreprises, doivent être testés et rendus aussi simples que possible.

Soutenu par le Bureau central de coordination des normes informatiques (KoSIT) et le ministère fédéral de l'intérieur, de la construction et des affaires intérieures (BMI), le VeR a donc réalisé un jeu d'entreprise complet pour le test systématique de la facturation électronique avec la norme privilégiée XRechnung.

Les questions centrales suivantes pour l'introduction de la facturation électronique devaient être clarifiées lors de la mise en place du test, qui a duré plusieurs mois :

Exhaustivité :

Le fournisseur est-il en mesure de fournir tout le contenu requis de la facture et les articles contiennent-ils toutes les données requises par le destinataire pour le traitement et la vérification automatisés ?

Sémantique :

Le fournisseur comprend-il la sémantique de la facture, c'est-à-dire les informations se trouvent-elles au bon endroit ou dans les bons champs de la facture ?

Technologie:

Le fournisseur est-il en mesure de fournir des données structurées et le destinataire est-il en mesure de traiter les données sur le plan technique ?

Confidentialité:

Quelle transmission de données (par exemple, le courrier électronique) les fournisseurs utilisent-ils pour envoyer la facture ?

Pour l'épreuve pratique, les factures papier et les processus de facturation actuels ont été examinés par différentes municipalités ou clients du secteur public et leurs fournisseurs. Il a notamment été vérifié si le contenu des factures était conforme à la norme XRechnung.

Toutefois, il est rapidement apparu que les processus manuels et les systèmes de facturation de nombreux fournisseurs devraient être adaptés pour répondre aux exigences. Toutefois, il serait possible de préparer les données sous la forme nécessaire et de permettre un traitement automatisé pour environ 70 % des documents avec l'aide d'un prestataire de services.

Pour environ 30% des documents, cependant, un ajustement du processus de facturation manuelle ou du système comptable correspondant serait nécessaire. Par exemple, il peut être nécessaire pour le facturier d'adapter son affichage précédent des remises/réductions. En outre, les factures collectives doivent être divisées en de nombreuses factures individuelles à l'avenir si l'on veut que toutes les informations essentielles soient transmises de manière structurée au niveau des postes.

ZUGFeRD - les développements actuels

La version originale de ZUGFeRD a été publiée par le Forum elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) 2014. Avant même l'élaboration de la norme européenne, il était prévu de créer un format de données standard qui permettrait notamment aux petites et moyennes entreprises d'échanger des factures électroniques.

Le ZUGFeRD est un format de données dit hybride, car il contient à la fois des données structurées et un format de visualisation. Un fichier PDF/A-3 constitue le format visuel et est également le support des données XML, qui peuvent être lues automatiquement par le destinataire. Les détails fiscaux de la facture doivent être identiques dans les deux versions.

En étroite collaboration avec le Forum français (Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques), la version actuelle 2.1.1 de ZugFeRD a été développée, qui correspond largement à la norme française Factur-X 1.0. La nouvelle version de ZugFeRD est sortie le julliet 2020. Comme la nouvelle version est compatible avec la norme européenne, elle peut être utilisée pour l'envoi de factures à l'administration publique. Les corrections suivantes ont été apportées par rapport à la version 1.0 :

• La mise à jour des listes de codes (voir aussi la documentation sur le site de la Commission européenne)

• Les corrections des cardinalités individuelles et l'attribution d'éléments aux profils individuels et

• Ajustements pour aligner davantage ZUGFeRD 2.0 et Factur-X

Actuellement, le travail est déjà en cours sur la prochaine version de ZUGFeRD. Dans ce communiqué, les normes françaises et allemandes doivent être complètement harmonisées. Cela concernera les domaines suivants :

• Dans le fichier PDF : Personnalisation du nom de fichier XML, du schéma d'extension XMP et des métadonnées

• Dans le fichier XML : Ajustements de l'identificateur de spécification

ZUGFeRD 1.0 supportait auparavant les profils BASIC, COMFORT et EXTENDED. Deux profils supplémentaires (MINIMUM et BASIC WL) ont été ajoutés dans ZUGFeRD 2.0 en fusionnant avec la norme française. Ces deux profils ne représentent pas des factures complètes en Allemagne au sens du droit fiscal et ne peuvent donc être utilisés que comme aides à l'envoi.

Voici quelques exemples techniques des différences entre les deux versions:

• Jusqu'au profil COMFORT, une facture doit toujours se référer à une seule commande. Si ce n'est pas le cas, le profil EXTENDED doit être utilisé.

• Dans ZUGFeRD 2.0 jusqu'au profil EN 16931 (COMFORT), seul le type de taxe "TVA" avec le code "TVA" est pris en charge. Si d'autres types d'impôts doivent être spécifiés, comme la taxe sur les assurances ou la taxe sur les huiles minérales, vous devez utiliser le profil EXTENDED.

La facturation facilitée

La prise en compte des diverses exigences techniques dans leur propre processus de facturation pose à de nombreuses entreprises des défis inattendus.

Souvent, les systèmes comptables utilisés ne sont pas suffisamment préparés aux nouvelles normes techniques pour les factures électroniques.

De plus, il ne s'agit pas seulement de créer un format de données. Selon la municipalité ou le portail de l'État, il peut y avoir différentes voies de transmission et exigences en matière de contenu (ID de routage des mots clés).

Alternativement, crossinx soutient la connexion à l'administration publique avec les différents services pour les factures sortantes. Avec notre garantie Allemagne, nous veillons à ce que toutes les municipalités puissent être desservies par des factures électroniques.