Numérisation des processus de facturation et de commande chez Reitz GmbH

Changement rapide : Werner Reitz s'appuie sur crossinx pour la numérisation des processus de facturation et de commande

Vêtements de travail, vêtements de protection, chaussures de sécurité : Werner Reitz GmbH est l'un des experts du marché des équipements de protection individuelle (EPI) et des vêtements de travail et de protection depuis plus de 60 ans. L'entreprise familiale a été fondée en 1948 par Werner Reitz, qui a donné son nom à la société, et en est maintenant à sa troisième génération de propriétaires. Depuis le siège de l'entreprise à Gelnhausen, 40 employés veillent à ce que tout se passe bien et à ce que les clients reçoivent un soutien optimal.

Si les produits de Werner Reitz GmbH sont toujours à la pointe de la technologie et répondent aux exigences les plus élevées, la numérisation professionnelle des processus de facturation et de commande était encore assez provisoire jusqu'au début de 2016. Depuis mars 2016, Werner Reitz a fait avancer successivement la numérisation professionnelle des documents de facturation et de commande. À cette fin, la société travaille avec la société Fintech crossinx basée à Francfort et utilise ses services de facturation électronique.

Loin du one-man show

Contrairement à la plupart des entreprises, le désir de Werner Reitz de disposer d'une solution moderne et professionnelle pour le traitement des factures et des documents de commande n'était pas principalement motivé par le client, mais provenait de l'entreprise elle-même.

Dans le passé, un seul programmeur était responsable de tous les processus de paiement et de commande électroniques chez Werner Reitz. Toutefois, ce processus n'était pas normalisé, ce qui a inévitablement entraîné des erreurs de traitement. La plate-forme technique ne correspondait pas non plus à l'état actuel de la technique en termes de performances et de fiabilité par rapport à l'infrastructure informatique actuelle. Au total, une solution avec laquelle l'entreprise s'est non seulement retrouvée dans une situation difficile de dépendance d'un seul employé, mais a également dû faire face à un taux d'erreur et d'échec élevé.

La numérisation de ces processus vise à éliminer ces problèmes. Pour répondre aux exigences techniques de l'échange de documents électroniques, Werner Reitz est d'abord passé de l'ancien système ERP à une nouvelle solution. En outre, la société s'est fixé pour objectif de normaliser ses processus financiers et de commande avec l'aide d'un prestataire externe, de les professionnaliser et de les rendre plus fiables en conséquence. En passant à un nouveau système, le concessionnaire PSA voulait naturellement aussi faire des économies. Après tout, les difficultés existantes avec les documents d'ordre et de paiement, le temps énorme nécessaire au traitement manuel et le taux d'erreur élevé qui en résulte ont entraîné une charge de travail administratif élevée et donc des coûts. Pour ces raisons, l'entreprise s'est attachée à trouver une solution de facturation électronique adaptée pour optimiser ses processus de paiement et de commande.

Externalisation : une solution professionnelle d'une seule source

La recherche d'un fournisseur approprié pour soutenir la numérisation en tant que partenaire de l'entreprise a pris moins de deux mois. Jonathan Reitz, qui est responsable de la gestion des projets et de la qualité chez Werner Reitz GmbH

dès le début du processus. "Pour nous, le sujet avait une grande priorité : nous voulions mettre en place une nouvelle solution le plus rapidement possible. Nous avons contacté cinq fournisseurs au total. crossinx a présenté le concept le plus approprié de notre point de vue en termes de mise en œuvre technique, de coûts et de respect des délais et a donc été le plus convaincant".

Mais le facteur temps n'a pas été le seul critère important dans le choix du fournisseur : le nouveau système doit également provenir d'une seule source, pouvoir couvrir tous les formats de factures et de documents de commande et être absolument fiable. En outre, l'entreprise a accordé une grande importance à l'assistance et à la vérification complètes par l'équipe d'assistance technique. Enfin et surtout, l'archivage à court terme faisait partie du profil d'exigences. crossinx a été en mesure de répondre à toutes ces exigences et a donc obtenu le contrat.

Il a fallu près de cinq semaines entre la décision d'un fournisseur et la mise en service du système. Au cours de la transition, l'ensemble de la chaîne de valeur des processus de commande et de paiement, qui était auparavant programmée en interne, a été externalisée à crossinx. Un défi particulier - outre l'ambitieux délai de mise en œuvre - était la prise en compte des exigences individuelles des clients, notamment en ce qui concerne les documents de facturation. La phase de mise en œuvre de ces projets peut parfois durer jusqu'à six mois. Toutefois, Crossinx a pu achever le passage à l'euro en quelques semaines seulement et respecter ainsi le délai fixé par l'entreprise. Depuis mars, tous les clients de Werner Reitz ont été connectés pas à pas.

Une coopération réussie

La coopération avec crossinx porte déjà ses fruits pour Werner Reitz. En externalisant les processus, l'entreprise a pu réduire ses coûts, comme l'explique Jonathan Reitz : "En tant que fournisseur, crossinx prend en charge les tâches pour lesquelles nous devrions employer un département entier ici. Grâce à la technologie flexible et conforme, nous savons que nos processus financiers sont entre de bonnes mains et pouvons nous concentrer pleinement sur d'autres tâches. Ce que nous apprécions également beaucoup, c'est que le changement de système n'a entraîné pratiquement aucun effort supplémentaire pour nos clients. Comme crossinx peut traiter et traduire n'importe quel format de facture et de commande, peu importe le système que nos clients veulent utiliser". Le nombre d'erreurs dans les processus est également réduit de manière drastique, car l'intervention manuelle dans les processus n'est nécessaire que dans des cas exceptionnels. Au total, plus de 15 000 commandes ont déjà été traitées numériquement depuis le passage à l'euro.

Objectif : une expansion constante de la numérisation

Réduire et finalement éliminer les documents papier, optimiser les processus de commande et de paiement, réduire les coûts et parvenir à long terme à une numérisation complète de toute l'entreprise : Werner Reitz GmbH a des projets ambitieux. Afin de pouvoir mettre en œuvre ces plans, la coopération stratégique avec crossinx doit encore être étendue. Après que seul le côté client a été connecté jusqu'à présent, le côté fournisseur doit suivre à l'avenir. "Jusqu'à présent, il n'y a aucune raison de se plaindre. La coopération se déroule sans heurts et tout a été mis en œuvre comme convenu. crossinx réagit rapidement aux changements et adapte les paramètres du système à nos besoins. Nous sommes certains d'avoir trouvé en crossinx un partenaire fiable qui répond pleinement à nos attentes et avec lequel nous pouvons atteindre nos ambitieux objectifs de numérisation".