La facturation électronique chez Evonik Industries AG

Evonik étend à d'autres marchés son passage réussi à la facturation électronique en Allemagne

Evonik est l'une des principales entreprises de chimie de spécialité au monde. Depuis son siège à Essen, en Allemagne, Evonik gère ses activités dans plus de 100 pays à travers le monde. Pour Evonik, une croissance rentable et une augmentation soutenue de la valeur de l'entreprise sont les deux piliers les plus importants pour un avenir réussi. Le groupe des produits chimiques spécialisés se concentre particulièrement sur les questions et tendances à forte croissance, notamment la santé, la nutrition, l'efficacité des ressources et la mondialisation. Evonik emploie 33 000 personnes dans le monde entier ; en Allemagne, ce chiffre est d'environ 20 000.

Rien qu'en Allemagne, Evonik reçoit environ 1,2 million de factures par an par le biais d'un système central de réception des factures. 38 employés veillent à ce que les factures soient traitées rapidement. Ils doivent se conformer aux exigences fiscales et légales et être en mesure de rendre compte de leurs actions dans le cadre de contrôles internes par le biais d'audits ou à des auditeurs externes. Les factures, qui jusqu'à il y a quelques années étaient exclusivement sur papier, étaient préparées pour être scannées immédiatement après leur réception, puis scannées et passées par le traitement OCR. L'ensemble du processus de vérification et de reconnaissance des factures est cartographié à Evonik à l'aide d'un système de flux de travail supporté par SAP et Lotus Notes.

Les factures ne sont pas émises de manière centralisée, mais par l'intermédiaire des unités commerciales respectives dans le domaine de la vente et de la distribution. Ils saisissent les commandes, rédigent les factures de sortie correspondantes et les transfèrent ensuite à l'emballage et à l'expédition.

Les procédures conventionnelles font obstacle au traitement rapide des factures

"Recevoir des factures par courrier implique toujours des retards dans la poste ou même le risque de perdre des documents", s'inquiète le Dr Frank Scherzinger, responsable du compte courant chez Evonik. "En outre, les factures doivent d'abord être préparées pour l'archivage numérique par des étapes manuelles, par exemple en enlevant les agrafes ou en ajustant le format papier. Dans le cadre d'un accroissement de l'efficacité des flux de travail, une méthode de traitement moderne a dû être introduite ici. Les solutions OCR existantes n'offraient que des possibilités d'optimisation limitées. La demande des fournisseurs individuels de ne pas pouvoir transmettre leurs factures par voie électronique a finalement donné l'impulsion nécessaire pour agir :

La facturation électronique - pas un feu de paille mais une alternative durable

"Nous avons d'abord observé le marché du traitement électronique des factures pendant longtemps", se souvient le Dr Frank Scherzinger. "Lorsqu'il est devenu évident que la facturation électronique n'était pas un simple feu de paille, mais une alternative de processus durable et efficace, nous avons mis à l'épreuve différents fournisseurs de facturation électronique dans une série d'ateliers en 2009. Le choix s'est rapidement porté sur crossinx", ajoute Bernadette Hampl, responsable du contrôle des factures

L'approche globale de crossinx en a été l'une des principales raisons. L'engagement du directeur général de crossinx, Marcus Laube, dans de nombreuses associations nationales et européennes, a également souligné la durabilité de la facturation électronique et fixé des perspectives internationales - après tout, le traitement électronique des factures ne devrait pas seulement fonctionner en Allemagne à long terme. D'autre part, le fournisseur a également marqué des points avec le fait que l'entreprise basée à Francfort comptait déjà de nombreux fournisseurs Evonik dans son portefeuille clients et pouvait donc s'attendre à pouvoir mettre en relation facilement et rapidement des fournisseurs importants.

L'interface technique a finalement été mise en place entre septembre et novembre 2009 et le fournisseur de téléphonie du groupe a été connecté en tant que fournisseur pilote. Par la suite, crossinx a pris en charge la connexion des fournisseurs les plus importants. "Nous avons choisi la bonne solution pour chaque entreprise en fonction de sa taille et de ses exigences techniques, afin de pouvoir intégrer sans heurts des fournisseurs ayant des exigences et des besoins différents", explique Marcus Laube. Fin 2009, la réception électronique des factures des fournisseurs et le règlement électronique des procédures de notes de crédit ont été mis en service avec succès.

À ce jour, les 200 plus grands fournisseurs ont été intégrés dans le nouveau processus. L'optimisation concerne principalement l'interface entre la réception des factures et la lecture des données des factures. Pour les fournisseurs qui sont passés à la facturation électronique, les longues activités supplémentaires telles que la préparation et le scannage des documents ainsi que le traitement OCR ne sont plus nécessaires. Evonik peut également s'assurer que les factures sont transmises dans le format approprié le jour exact, ce qui permet ensuite de passer directement au traitement ultérieur. Il n'y a plus de rupture de support, plus de perte de temps, et plus de risque de perte de données. Les erreurs de lecture OCR sont également évitées et les factures sont vérifiées à l'avance directement par crossinx conformément au §14 UStG.

Compte tenu du succès de la mise en œuvre du système de réception électronique des factures, Evonik a désormais également converti ses factures sortantes en Allemagne. Ici aussi, l'accent a été mis sur la satisfaction des différentes exigences techniques du plus grand nombre de clients possible. crossinx a assuré un processus de facturation électronique sans heurts grâce à des solutions personnalisées.

L'optimisation des processus en Allemagne crée un précédent international à Evonik

À l'avenir, Evonik a l'intention d'augmenter encore le volume des factures transmises électroniquement avec crossinx. La Belgique a déjà été intégrée avec succès dans le système de traitement électronique des factures ; l'intégration des États-Unis avec ses conditions de marché spécifiques est actuellement à l'étude.

En 2010, une solution spécifique pour les factures sortantes au Mexique a été ajoutée en collaboration avec le fournisseur. L'objectif était également de répondre à des exigences particulières en matière de droit fiscal dans ce pays. "Au Mexique, nous avons mis en œuvre la solution avec des partenaires locaux et l'unité commerciale d'Evonik afin de répondre de manière optimale aux conditions locales et aux exigences légales", explique Marcus Laube, en expliquant le processus.

La connexion du traitement des factures sortantes pour la Turquie est actuellement en cours de mise en œuvre. Le gouvernement turc a récemment élargi le champ d'application du système de facturation électronique existant. À partir du 1er janvier 2014, certaines industries doivent introduire des processus comptables électroniques contraignants et enregistrer leurs comptes d'utilisateur de facturation électronique auprès des autorités fiscales turques. Cela concerne également les entreprises étrangères opérant en Turquie. Evonik s'adaptera rapidement à ces nouvelles exigences grâce à crossinx.