La facturation électronique chez Enercon GmbH

Traitement électronique des factures chez Enercon GmbH

Chaque jour, 800 factures entrantes ont entraîné un travail manuel important dans le service des comptes fournisseurs d'ENERCON. C'est pourquoi le principal fabricant d'éoliennes a décidé de passer au traitement électronique des factures avec crossinx. Avec environ 500 fournisseurs, l'entreprise reçoit quotidiennement 800 factures entrantes, qui étaient auparavant inscrites dans les comptes créditeurs avec un effort manuel important. Même avec la plupart des 80 principaux fournisseurs, les factures sur papier étaient standard. Même les quelques documents qui sont arrivés à l'entreprise par des connexions EDI classiques, par voie électronique au format PDF ou par un serveur de fax, n'ont respecté la nouvelle loi sur la taxe sur les ventes (UStG §14) qu'au prix d'un remaniement important.

Dans cette situation, crossinx remplissait tous les critères ENERCON. "Nous recherchions une solution qui simplifie nos processus, qui puisse être mise en œuvre chez nos fournisseurs avec peu d'efforts et qui réponde également à toutes les exigences légales", explique Britta Wyrembek, responsable des comptes fournisseurs chez ENERCON.

Suite à une lettre d'ENERCON, crossinx a personnellement convaincu chacun des fournisseurs des avantages de la solution et les a connectés au système en fonction de leurs besoins individuels. Aujourd'hui, les factures de ces fournisseurs arrivent à crossinx dans leurs formats spécifiques. Des formats CSV, XML ou des formats propriétaires individuels à structure simple conviennent au transfert de données. Les petites entreprises qui ne disposent pas de leur propre système ERP utilisent le portail Web crossinx. Le courrier électronique, le (S)FTP ou l'AS2 sont disponibles comme canaux de transmission. Un investissement en matériel ou en logiciel n'est généralement pas nécessaire. La solution génère un PDF à partir des données de la facture et lui fournit simultanément une signature électronique qualifiée et un protocole de vérification. Le service comptabilité fournisseurs d'ENERCON peut introduire ces données directement dans le système SAP dans un format personnalisé, libérer les factures avec une référence de commande directement pour l'enregistrement et diriger les autres vers un flux de travail électronique dans les services spécialisés. L'archivage à long terme a lieu dans un système d'archivage IXOS.

Le traitement par crossinx a un effet positif sur toutes les parties concernées. Les fournisseurs améliorent leur flux de trésorerie grâce à des paiements reçus en moyenne trois à cinq jours plus tôt. "L'introduction de factures avec des signatures électroniques qualifiées est un investissement intéressant pour notre entreprise", souligne M. Wyrembek pour souligner le succès du projet commun. Avec seulement 16 % de ses principaux fournisseurs, l'entreprise a déjà pu convertir la moitié de ses factures au traitement électronique. ENERCON a donc déjà gagné une bataille dans la guerre des papiers comptables et a réduit les coûts de processus de 50 pour cent.