EDI - connexion chez Murr Elektronik GmbH

Murr elektronik GmbH est un fournisseur mondial de solutions d'application pour l'automatisation industrielle. Fondée à Oppenweiler en 1975, l'entreprise compte aujourd'hui près de 2 000 employés et occupe une position de premier plan en comparaison nationale et internationale.

Murr elektronik compte environ 60 000 clients, dont certains gros clients, qui passent jusqu'à 500 commandes par mois. Ainsi, entre 1 000 et 1 500 documents sont traités chaque jour pour la seule facture de sortie. Jusqu'à il y a un peu moins de quatre ans, ce processus était entièrement traité par la poste - aujourd'hui, une proportion toujours croissante est envoyée par voie électronique.

Réduire l'utilisation du papier, en route vers le processus numérique

L'impulsion pour le changement est venue des clients de Murrelektronik. La demande de traitement électronique des données est devenue de plus en plus importante, car les grandes entreprises et les groupes, en particulier, ont commencé depuis longtemps à travailler sur la base de l'EDI (échange de données informatisées). Les factures numérisées présentent la plus grande valeur ajoutée pour le destinataire dans ce processus, car les données ne doivent plus être introduites dans un système et traitées séparément, ce qui minimise le taux d'erreur et la charge de travail. Du côté de l'émetteur de factures, les données sont exécutées directement à partir de l'ERP local.

La direction a également exigé un passage aux processus numériques. Les difficultés liées aux bons de commande et de livraison, un temps énorme, un taux d'erreur élevé et des efforts administratifs ont entraîné des coûts très élevés avec plusieurs milliers de transactions chaque jour. L'exigence de la direction : des processus optimisés et donc une réduction des coûts.

Afin d'éviter une rupture médiatique, le passage aux factures électroniques n'a de sens que si le processus de commande est également effectué par voie électronique. Avant l'introduction du traitement des commandes et de la facturation électroniques, l'ensemble du processus de commande et de facturation de Murrelektronik était basé sur le papier. Les commandes étaient reçues par voie électronique, par écrit ou par téléphone et devaient être saisies manuellement dans le système ERP. Les bons de livraison et les factures ont été scannés et transférés dans le système SAP ERP existant via des systèmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour un traitement ultérieur par le service comptable ou l'équipe commerciale.

Économiser les ressources grâce au savoir-faire du bon fournisseur

La recherche d'un fournisseur approprié pour soutenir la numérisation en tant que partenaire de l'entreprise a pris un peu plus de douze mois au total. Heidrun Beck, chef de projet pour le déploiement de SAP et l'EDI chez Murrelektronik, a participé au processus de sélection dès le début. "Nous avons comparé quatre fournisseurs et avons finalement opté pour le crossinx. Ce n'est pas seulement l'offre qui nous a convaincus, mais aussi le fait que crossinx est déjà actif au niveau international et peut déjà faire preuve d'une certaine expérience. Nous avons également eu quelques références positives".

Murrelektronik a également trouvé particulièrement important que le fournisseur propose une solution sur mesure. Tout d'abord, l'envoi de factures a été envisagé. Il s'est avéré que le système SAP installé dans l'entreprise peut facilement créer et envoyer des factures électroniques. En conséquence, crossinx devait agir en tant que partenaire pour le traitement des données et s'occuper de la commande, de la réponse à la commande, du bon de livraison et de la facture. Le cadre technique et la personnalisation du système ont été définis ensemble. Pour que le processus se déroule sans heurts, l'interface avec le client n'a dû être soigneusement configurée qu'une seule fois.

La connexion réussie du premier client au nouveau système informatique en 2013 a pris environ huit mois. Depuis lors, l'entrée des commandes, les confirmations de commandes et les factures sont traitées par EDI. Pendant le processus d'embarquement, crossinx a pris en charge presque toute la communication entre Murrelektronik et le client. "Pendant la transition, nous nous sommes d'abord concentrés sur la connexion de nos principaux clients, dont certains passent jusqu'à 500 commandes par jour", explique Mme Beck.

La connexion prend environ quatre à six semaines par client. Il est particulièrement important que les données de base soient soigneusement saisies dans le système ERP. Cela comprend toutes les données concernant le client, mais aussi les informations sur les prix et les matériaux.

Les valeurs de l'expérience sont toujours positives

Jusqu'à présent, certains clients importants ont été pleinement intégrés au système. Mme Beck note : "À première vue, nous n'avons connecté qu'un très petit nombre de nos clients au système, mais nous traitons déjà plus de 1 000 transactions par mois via crossinx, notre partenaire de communication.

Il va de soi que l'arrivée d'un partenaire à bord s'accompagne d'un contexte financier, car le potentiel d'économie est énorme. "En externalisant, nous avons évité d'avoir à acquérir nous-mêmes le savoir-faire technique, ce qui permet d'économiser non seulement du personnel, mais aussi du temps et de l'argent. Nous nous appuyons entièrement sur l'expertise de crossinx", explique le chef de projet. Mme Beck estime que les nombreuses fonctions automatisées du système peuvent permettre d'économiser environ 30 à 40 % du travail administratif - et les coûts sont réduits en conséquence. Travailler avec un fournisseur signifie également qu'il est totalement indifférent de savoir quel système est disponible sur le site du client. Les formats de données divergents sont traduits directement dans le format approprié par crossinx.

Un autre avantage énorme est la réduction drastique des erreurs dans les processus. Le processus allant de la commande à l'émission n'est intervenu manuellement de l'extérieur que si le client a des exigences individuelles, telles qu'une date de livraison ou une quantité modifiée spontanément. À condition que les données de base aient été soigneusement saisies dans l'ERP, les erreurs dans les processus de commande peuvent être pratiquement éliminées. Cela se manifeste également par une forte diminution des plaintes, qui représentent également un facteur de coût.

Objectif : une expansion constante de la numérisation

Mme Beck explique que Murrelektronik prévoit de connecter trois autres clients importants d'ici la fin de l'année. L'objectif pour la période à venir est de connecter dix autres clients par an. Jusqu'à présent, l'effort n'est rentable que pour les grands clients, mais à long terme, un basculement complet n'est pas exclu. "Jusqu'à présent, nous sommes extrêmement satisfaits. La coopération fonctionne bien, nous pouvons réagir rapidement aux changements spontanés et, bien sûr, les chiffres parlent d'eux-mêmes. Chez crossinx, nous avons trouvé un partenaire technique qui prend en charge la communication dans le processus de données pour nous et la traite proprement.