La facturation électronique comme projet global de numérisation chez Beiersdorf AG

Beiersdorf passe à la facturation électronique avec le soutien de crossinx international. Dans quels pays le passage à l'euro est-il plus facile ? Où y a-t-il des difficultés ?

Beiersdorf est connu dans le monde entier pour des marques telles que Nivea, Tesa et Eucerin. Le groupe allemand de biens de consommation est actif dans plus de 100 pays avec plus de 160 filiales et emploie plus de 17 000 personnes. Il est clair que dans une si grande entreprise, il y a beaucoup de factures à payer.

Rien qu'en Europe, environ 700 000 factures sont reçues chaque année. Autre défi : les créances arrivent à l'entreprise de différents pays, dans différentes langues et par plusieurs canaux. Ils arrivent parfois à Beiersdorf par le service postal traditionnel, parfois par courrier électronique sous forme de fichiers PDF ou par le biais de systèmes d'autofacturation (ERS). Afin de traiter efficacement cette masse de documents, Beiersdorf a décidé d'introduire la facturation électronique dans le monde entier et de numériser ses processus de facturation.

Accélération des processus et réduction de la charge de travail

Avec la facturation électronique, il n'est plus nécessaire de saisir et de traiter les factures individuellement à la main. Cela permet de rationaliser et d'accélérer les flux de travail. "En règle générale, les factures sont créées électroniquement par nos fournisseurs, c'est-à-dire qu'elles sont déjà numérisées, imprimées et nous sont envoyées par la poste. Celles-ci doivent ensuite être à nouveau enregistrées numériquement par le comptable en vue d'un traitement ultérieur. La facturation électronique nous permet d'éviter cette rupture médiatique et donc de rendre le processus plus efficace", explique André Rogel, responsable de la comptabilité fournisseurs Europe chez Beiersdorf Shared Services. "Les données des factures peuvent maintenant être vérifiées automatiquement et numériquement, ce qui réduit considérablement la charge de travail et le taux d'erreur et permet idéalement un traitement automatisé".

En 2008, Beiersdorf a décidé de tester le format de facture électronique auprès d'un certain nombre de fournisseurs. Même à cette époque, le fournisseur de facturation électronique a soutenu crossinx dans la mise en œuvre technique. Huit ans plus tard, il a été décidé de lancer un projet de numérisation mondiale. L'objectif était de connecter la majorité des fournisseurs et d'offrir également aux plus petits fournisseurs la possibilité d'utiliser la facturation électronique. Cependant, comme chaque partie facturante a ses propres exigences pour le passage à l'euro, le soutien de crossinx a de nouveau été sollicité. "Nous recherchions un prestataire qui offre un large portefeuille, qui est flexible et qui possède également un savoir-faire international. En outre, nous ne voulions pas d'un fournisseur d'EDI pur. crossinx apporte tout cela avec lui et répond aux exigences de notre projet. De plus, nous apprécions le contact personnel et le partenariat de coopération", déclare André Rogel.

Conversion à la facturation électronique en fonction du volume des factures et de l'activité principale

Dans le cadre de ce projet, la facturation électronique a d'abord été introduite en Allemagne. À cette fin, les 100 plus grands fournisseurs nationaux et étrangers qui envoient des factures aux entreprises allemandes de Beiersdorf ont d'abord été connectés au système de facturation numérique crossinx. Dans un deuxième temps, les petits fournisseurs qui envoient à l'entreprise au moins 50 factures par an ont également été inclus dans le processus de conversion. Toutes les étapes ultérieures de l'expansion au-delà de l'Allemagne ont été menées en étroite concertation conceptuelle à travers l'Europe et enfin l'Amérique. La facturation électronique est particulièrement intéressante lorsque le volume des factures est élevé. Pour cette raison, Beiersdorf avait identifié et écrit à l'avance aux fournisseurs les plus importants. crossinx était alors responsable de la poursuite du processus de connexion. Le

Le fournisseur a contacté des fournisseurs locaux et internationaux, a élaboré un modèle pour l'approche et a créé les exigences techniques pour le changement. Une fois que le fournisseur s'est enregistré et a effectué un premier test, l'exploitation en direct peut commencer. Jusqu'à présent, plus de 300 fournisseurs ont été connectés avec succès.

Mais la société a un volume de facturation élevé, et pas seulement dans ce pays. De nombreux sites étrangers font également partie de l'activité principale. C'est pourquoi Beiersdorf a introduit la facturation électronique en Pologne, en Grande-Bretagne, en Espagne et au Portugal, ainsi qu'aux États-Unis et au Canada. En Espagne et au Portugal en particulier, le passage à l'euro a été relativement facile. Tout d'abord, parce que les exigences légales sont les mêmes dans ces pays qu'en Allemagne. D'autre part, parce que Beiersdorf a rencontré ici une réponse positive de la part des fournisseurs.

L'acceptation et la volonté de changement ne sont pas partout

La transition a été moins facile dans les pays généralement considérés comme ayant une "affinité avec la facturation électronique", tels que la Pologne, le Royaume-Uni, les États-Unis et le Canada. Bien que la facturation électronique soit un problème dans ces pays (à l'exception de la Pologne) depuis des années, il y a eu, de manière surprenante, quelques problèmes de démarrage. Dans ces pays, les fournisseurs ne sont pas habitués à supporter une partie des coûts. La facturation électronique est donc une question de coût pour de nombreux fournisseurs. Il y a également un manque de savoir-faire technique - surtout chez les petits fournisseurs - et un manque de volonté de payer pour la connexion à un système qui leur est inconnu.

Un autre obstacle était la langue. Certains fournisseurs n'étaient initialement pas prêts à accepter l'allemand ou l'anglais comme seule langue pour le système de facturation. D'autres encore se sont sentis dépassés par la rapidité du changement et n'ont pas pu suivre le rythme de la numérisation. Cependant, Beiersdorf et crossinx ont réussi dans la plupart des cas à lever les doutes en trouvant une solution individuelle avec les fournisseurs, mais au final, le processus standard a été respecté. "Il n'y a pas une seule bonne façon de passer à la facturation électronique. Les règles standard ne fonctionnent pas partout, nous en sommes conscients. C'est pourquoi nous sommes en mesure de réagir avec souplesse aux besoins de nos clients - même si cela signifie que nous devons adapter notre système", explique Marcus Laube, fondateur et directeur général de crossinx.

Du PDF au format de facture électronique

Mais qu'advient-il exactement des factures après le passage à l'euro ? Les documents de facturation envoyés par les fournisseurs sont d'abord enregistrés par crossinx. Quels que soient le canal, le pays et le format dont ils proviennent, le système convertit les fichiers, par exemple un PDF, en un format électronique conforme aux spécifications de la facturation électronique. En même temps, le logiciel vérifie quels champs de données doivent contenir quelles informations afin que la facture puisse ensuite être traitée par le système SAP de Beiersdorf. Lorsque le système de facturation a rempli tous les champs avec les informations appropriées, les données de la facture sont transférées au système SAP sous la forme d'un enregistrement de réservation comprenant le PDF correspondant.

Ce processus a déjà conduit à des succès initiaux et mesurables à Beiersdorf. "La facturation électronique nous permet de travailler plus efficacement et plus rapidement. Nous avons pu augmenter la proportion de factures "comptabilisées à l'aveuglette", c'est-à-dire celles qui sont automatiquement comptabilisées par le système, à 15 % en un an, ce qui signifie que les employés n'ont plus besoin de toucher à cette proportion de factures. Mais avec le temps, beaucoup plus est possible", dit André Rogel. C'est pourquoi Beiersdorf prévoit de relier d'autres pays, par exemple en Europe du Sud.

Toutefois, pour l'instant, l'accent est mis dans un premier temps sur d'autres pays disposant de sites de production avec des volumes de factures relativement élevés, comme en Amérique latine et en Asie. À long terme, Beiersdorf a l'intention d'utiliser la facturation électronique à l'échelle mondiale et, à l'avenir, de numériser davantage les factures sortantes.

La facturation électronique devient obligatoire et concerne tout le monde

Pour maîtriser un projet aussi gigantesque, il faut disposer de l'expertise adéquate et de la persévérance nécessaire. André Rogel a donc un conseil à donner aux autres entreprises : "La facturation électronique ne va pas de soi, mais elle exige un niveau d'engagement élevé. Les entreprises ne doivent en aucun cas être découragées par le travail. Les processus de facturation électronique seront bientôt accessibles à tous. La numérisation va s'accélérer radicalement et plus vite les entreprises s'attaqueront au sujet, mieux elles seront armées pour l'avenir. Un prestataire peut être un guide et une aide dans ce domaine. Mais la facturation électronique ne deviendra pas seulement obligatoire, elle entraînera également une plus grande efficacité et une réduction des coûts de traitement. Et cela devrait être une incitation pour tout le monde.