Pionnier de la facturation électronique: ASSA ABLOY GmbH

Une comptabilité allégée grâce à une facturation électronique pionnière

ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH produit et vend des solutions de sécurité mécaniques et électromécaniques pour la protection, la sécurité et le confort dans les bâtiments privés et publics. La GmbH, qui a son siège à Albstadt dans le Bade-Wurtemberg et d'autres sites en Allemagne, en Autriche et en Suisse, fait partie du groupe suédois ASSA ABLOY, le plus grand groupe mondial dans le domaine des technologies de sécurité. Le groupe international emploie plus de 43 000 personnes dans plus de 40 pays.

En tant que plus grande entreprise de son secteur, ASSA ABLOY s'est toujours considérée comme un leader technologique et préfère concentrer ses investissements sur les domaines qui profitent directement au client : Des produits de haute qualité et un service exceptionnel. Les procédures administratives qui ne profitent pas directement au client doivent être accélérées et allégées. Cela inclut également la comptabilité.

Les processus manuels ont dominé le travail de l'équipe comptable

En Allemagne, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH compte aujourd'hui environ 10 000 clients et doit faire face à un volume annuel de 230 000 factures sortantes et 35 000 factures entrantes. La comptabilité de ces factures est assurée par un Centre de services partagés, qui est responsable de l'ensemble du traitement des factures et du rapprochement des documents de facturation et de commande. Dans le passé, il s'agissait d'un processus manuel : en particulier, le rapprochement de toutes les factures et commandes individuelles sur papier en ce qui concerne les informations sur les quantités, les totaux, et le contrôle de la qualité et de l'exhaustivité de toutes les informations pertinentes pour les factures immobilisaient des ressources et prenaient jusqu'à quatre minutes par facture.

La centralisation de la comptabilité des différents sites dans un centre de services partagés a été un pas vers une plus grande efficacité. L'étape suivante consistait à convertir les processus de facturation des étapes de travail manuel à la facturation électronique ; l'introduction d'un système de commande électronique en était finalement la conséquence logique.

Un processus uniforme et standardisé pour la facturation électronique

L'objectif d'ASSA ABLOY était de faire passer l'échange de données de commandes et de factures à des processus électroniques et de créer un format standard afin que les clients et les fournisseurs puissent échanger des informations sur une base cohérente. "Dans notre recherche d'un partenaire approprié, quatre critères étaient au premier plan", se souvient Jürn Jakob Schultze-Berndt, responsable de la comptabilité du centre de services partagés chez ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH. "Il était important pour nous que la solution choisie fonctionne indépendamment de SAP, évolue individuellement en fonction des besoins de notre entreprise et s'intègre dans le paysage informatique inhomogène du groupe ASSA ABLOY. Nous cherchions également un prestataire qui nous prendrait par la main lors de la mise en œuvre et nous accompagnerait pendant le passage à l'euro". Après une analyse approfondie du marché, la décision a été prise en faveur de la solution de facturation électronique crossinx.

Tout d'abord, le reçu de la facture a été converti. crossinx a également pris en charge l'intégration des 150 plus grands fournisseurs d'ASSA ABLOY. Marcus Laube, directeur général de crossinx, se souvient : "Lors de l'embarquement des fournisseurs, il a fallu également intégrer un grand nombre d'entreprises plutôt petites ou moyennes. En plus de les convaincre, nous avons dû proposer diverses solutions techniques pour répondre aux besoins et aux exigences de ces fournisseurs en matière d'infrastructure - des moyennes entreprises de production aux petites entreprises artisanales.

"Un autre défi était le fait qu'ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH utilise différents systèmes ERP sur les sites d'Albstadt et de Berlin. Les systèmes fonctionnent selon des logiques différentes, que nous avons dû prendre en compte en conséquence et refléter dans notre solution", poursuit Marcus Laube.

La numérisation et la conversion de l'émission de la facture complètent le nouveau processus

Dans l'étape suivante, ASSA ABLOY a décidé d'intégrer la solution OCR de crossinx' scanning. Les fournisseurs qui continuent à utiliser des factures sur papier les enverront au Centre de services partagés. Le centre de services les envoie à son tour à crossinx pour y être scannées, où elles sont traitées, préparées électroniquement et envoyées à ASSA ABLOY en paquet une fois par jour. Un aspect important de la norme de fichier uniforme est que, indépendamment du fait que les factures électroniques ou sur papier passent par le processus de numérisation, crossinx convertit une grande variété de formats de factures en un format uniforme spécifié par ASSA ABLOY, que la société peut ensuite traiter sans problème.

Enfin, crossinx a également géré l'ensemble du processus de facturation pour ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, à la fois par voie électronique et, pour les destinataires qui continuent à recevoir des factures sur papier, sous forme imprimée.

Depuis lors, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH a bénéficié des avantages évidents de la facturation électronique. Outre le gain de temps considérable, la fiabilité du traitement des factures, qui est assurée par les journaux d'erreurs correspondants, est particulièrement convaincante. Les factures qui, selon la vérification électronique, correspondent un à un avec les documents de commande, ne sont plus transmises aux employés mais sont directement enregistrées numériquement.

Concevoir activement de nouvelles solutions ensemble

Dans un avenir proche, d'autres processus doivent être ajoutés et mis en place, tels qu'un flux de travail pour le traitement numérique des factures sans référence de commande. Ici, l'échange de documents, y compris les processus de libération, sera entièrement électronique via un portail correspondant. En raison de son expérience positive avec la précédente conversion aux processus électroniques, ASSA ABLOY sera le premier client à utiliser ce nouvel outil de crossinx.

"Notre décision pour crossinx était absolument juste. Le gain d'efficacité que nous constatons dans nos processus comptables à la suite du passage à la comptabilité électronique parle de lui-même. Mais ce qui nous impressionne le plus, c'est la capacité de Crossinx à faire avancer activement les développements techniques", ajoute Jürn Jakob Schultze-Berndt. "Avec crossinx comme partenaire, nous participons à ces développements et pouvons remplir notre mission de leader du marché en initiant et en façonnant les développements dans notre industrie".