ABB Allemagne développe ses activités de facturation électronique

Le groupe ABB, actif au niveau mondial, est un leader dans le domaine des technologies de l'énergie et de l'automatisation. Chez ABB Allemagne, tous les services de comptabilité sont fournis par ABB Business Services GmbH (BIS). Afin d'améliorer en permanence l'efficacité, les performances et la qualité, le Centre de comptabilité s'appuie sur la coopération avec crossinx pour développer l'échange électronique de factures.

En Allemagne, l'entreprise, avec ses cinq divisions commerciales, reçoit plus de 600 000 factures par an. Leur traitement est entre les mains de la BRI. La mise en service technique de la solution du fournisseur de facturation électronique crossinx, qui soutient l'expansion significative des activités de facturation électronique d'ABB, a eu lieu en septembre 2013. Le nouveau processus est en place depuis octobre 2013, lorsque la première facture a été reçue via crossinx.

Revue

Jusqu'à l'introduction de la nouvelle solution, les fournisseurs envoyaient des factures papier à ABB en standard. Ceux-ci ont été scannés et transférés par des systèmes de reconnaissance de texte au système ERP pour un traitement ultérieur par le service des comptes fournisseurs. Jusqu'alors, seulement six pour cent des factures avaient été envoyées sous forme numérique.

Un chiffre qui devait être considérablement augmenté. La procédure standard antérieure ne semblait pas adaptée à cette situation. Elle se caractérisait notamment par un niveau élevé d'efforts manuels, entraînait des retards et n'offrait qu'une marge d'optimisation limitée. C'est pourquoi la direction de la BRI a décidé de poursuivre l'échange de factures électroniques.

L'objectif : accroître l'automatisation et l'efficacité

"Notre objectif était d'augmenter le degré d'automatisation du processus afin de réduire les coûts et de rendre les processus plus efficaces", explique Franka Strache, chef de projet facturation électronique chez ABB Allemagne. "Nous voulions également augmenter la qualité des données du système de facturation électronique existant et améliorer les délais de traitement, par exemple pour augmenter le taux d'utilisation de l'escompte".

Le soutien de crossinx

L'aide extérieure devrait favoriser la réalisation harmonieuse des objectifs. À cette fin, la société a obtenu des offres de plusieurs fournisseurs de facturation électronique et a procédé à une comparaison des fournisseurs avec les clients existants de crossinx. "Le principal argument en faveur de crossinx était qu'un certain nombre de fournisseurs d'ABB coopéraient déjà avec la société de Francfort", explique M. Strache. "En outre, crossinx dispose d'un vaste réseau de partenaires internationaux, de sorte que nous pouvons bénéficier des accords d'itinérance existants lors de l'internationalisation de la facturation électronique à l'avenir".

Après la conclusion de l'accord en juillet 2013, la mise en œuvre a suivi en octobre 2013. "Les fournisseurs ont d'abord été contactés par l'intermédiaire des personnes de contact respectives du service des achats d'ABB. Nous avons ensuite pris en charge le conseil technique des différents fournisseurs. Les clients actuels de crossinx étaient déjà à bord de toute façon. Après une

L'analyse ABC étant basée sur le volume des documents, la première étape a consisté à relier les fournisseurs A et ceux qui travaillaient déjà avec nous", se souvient Marcus Laube, fondateur et directeur général de crossinx.

Qualité élevée des données et des factures

Comme la solution de crossinx peut être spécialement adaptée aux besoins des clients, un niveau élevé de qualité des données et des factures peut être atteint. Il s'agit d'une condition préalable décisive pour un taux de réservation automatique élevé et donc des délais de traitement courts. Toutefois, cela permet également de réduire au minimum l'effort de vérification manuelle en interne.

Par exemple, les définitions de champs obligatoires, mais aussi la vérification des séries de numéros pour les numéros d'ordre peuvent être effectuées. Une première validation des factures conformément à l'article 14 UStG est effectuée par crossinx. Si le résultat de cette validation est positif, l'ensemble de données structuré et l'image de la facture sont transférés à ABB. En cas d'échec (règles de validation, champs obligatoires), la facture est renvoyée au fournisseur avec le code d'erreur correspondant. D'autres validations via des tableaux de correspondance, par exemple la lecture de mots clés, complètent le processus de réception électronique des factures et contribuent à son efficacité.

L'automatisation des processus assure un potentiel d'économies

"En développant la facturation électronique, l'ensemble du processus de réception des factures et le taux d'automatisation des réservations seront augmentés. Cela permet à ABB d'économiser un temps précieux et donc des coûts", souligne Jacqueline Sikora, responsable de la comptabilité fournisseurs.

Par conséquent, l'utilisation de crossinx et le partenariat avec ABB ont porté leurs fruits en peu de temps : le pourcentage de factures entrantes numériques a doublé par rapport à l'année précédente.

Sur la base de cette expérience positive, ABB continue de pousser le passage à la facturation électronique. De nouveaux partenaires commerciaux sont continuellement mis en relation - même les premiers fournisseurs d'autres pays européens ont été convaincus par la facturation électronique avec ABB et crossinx.