Aperçu du cadre juridique pour le traitement électronique des factures

Lors de la conversion à la facturation électronique, il est utile d'avoir une vue d'ensemble de la situation juridique actuelle.

Les textes juridiques suivants constituent le cadre de la numérisation des processus de facturation. Ils fournissent le contenu et indiquent la voie à suivre.

Trois textes juridiques sont particulièrement importants, qui concernent le traitement électronique des factures : La loi sur la facture électronique, l'ordonnance et la directive européenne 2014/55. Les paragraphes suivants résument les principaux contenus de la réglementation.

Loi sur l'e-facture

La loi sur l'e-facture a déjà été adoptée par le Bundestag allemand le 1er décembre 2016. Il s'agit d'une extension de la loi visant à promouvoir l'administration électronique, la loi sur l'administration électronique, et va au-delà des exigences de la directive européenne : elle oblige les entrepreneurs publics à recevoir des factures électroniques et fixe la date de mise en œuvre à novembre 2018. L'objectif principal de la directive à mettre en œuvre est la création d'une norme de facturation électronique liée au contenu et neutre sur le plan technologique. Toutefois, les détails techniques de la mise en œuvre se trouvent dans un règlement juridique distinct.

La loi sur la facturation électronique concerne exclusivement les règlements des organismes fédéraux, y compris les pouvoirs adjudicateurs sectoriels et les concessionnaires attribuables au gouvernement fédéral. Les modalités de mise en œuvre de la loi dans les différents États fédéraux sont décidées par les autorités des États fédéraux eux-mêmes. Il est déjà clair que le champ d'application pour les factures entrantes est indépendant de la valeur du contrat, y compris la sous-traitance.

Décret statutaire

La réglementation juridique fait partie de la loi sur la e-facture. Elle doit encore être adoptée par les États fédéraux. Un projet a été publié le 22 mai 2017, et ce projet a finalement été adopté au niveau fédéral le 7 septembre 2017. L'ordonnance rend les e-factures obligatoires pour tous les émetteurs de factures et les expéditeurs du secteur public. Les entreprises privées et les fournisseurs doivent également pouvoir émettre des factures aux autorités et aux institutions de l'administration fédérale principalement par voie électronique. La seule exception sera les "achats directs en espèces". Le format de données prescrit dans lequel la facture doit être délivrée est la Xinvoice. XRechnung est la spécification nationale de la norme européenne pour le format de facture à utiliser et contient des réglementations pertinentes pour l'administration en Allemagne. Un autre format d'échange de données ne peut être utilisé que s'il répond au moins aux exigences de la norme européenne. Les factures au format PDF pur ne sont pas autorisées. La question de savoir s'il y aura des solutions hybrides reste ouverte. Le règlement stipule également que les factures électroniques doivent être transmises au gouvernement fédéral via un portail de l'administration fédérale lorsqu'elles sont émises. Cela signifie que les fournisseurs doivent s'inscrire une fois avec un compte d'utilisateur avant d'envoyer des factures. Les factures peuvent également être transmises par formulaire web, téléchargement, service web, courrier électronique ou par l'intermédiaire de fournisseurs de services.

L'objectif est de permettre le téléchargement numérique des factures et leur envoi au destinataire en quelques clics via un portail Internet de factures du gouvernement fédéral au format standardisé XRechnung. Le règlement est entré en vigueur pour les ministères fédéraux et les organes constitutionnels le 27 novembre 2018. Pour toutes les autres agences fédérales, la réglementation s'applique à partir du 18 avril 2020. Les fournisseurs fédéraux sont tenus d'envoyer des factures électroniques jusqu'à la fin de l'année 2020.

Directive européenne sur les factures électroniques 2014/55

La directive européenne a été adoptée le 26 mai 2017 et stipule que les unités administratives centrales telles que les ministères fédéraux doivent introduire la facturation électronique d'ici novembre 2018. Environ un an plus tard, en avril 2020, l'obligation s'applique également aux unités sous-centrales telles que les municipalités, les caisses d'épargne et les hôpitaux. Le Comité européen de normalisation (CEN) est chargé de définir une norme européenne pour la facturation électronique. La directive européenne sur la facturation électronique exige également que les administrations publiques envoient des factures électroniques lorsqu'elles utilisent des méthodes de paiement électronique.