La numérisation dans la comptabilité

La numérisation pour les moyennes et micro-entreprises

Vous n'entendez probablement plus parler de la numérisation. Tout est trop distant et compliqué. Pas du tout pertinent pour mon entreprise. Dans cet article, nous voulons montrer comment la numérisation peut être mise en œuvre de manière pragmatique dans les petites et moyennes entreprises et qu'elle concerne chaque entreprise.

Selon M. Bitkom, de nombreuses entreprises sont fondamentalement prêtes à passer davantage au numérique. Les effets positifs et un éventuel retour sur investissement rapide sont également souvent reconnus. Néanmoins, beaucoup d'entreprises hésitent à mettre en œuvre ces mesures parce qu'elles évitent les investissements initiaux trop élevés, les employés non qualifiés, etc.  Il est important d'avoir une vision différenciée des différents aspects de la numérisation. Il devient rapidement clair à quel moment les "gains rapides" sont également possibles.

L'expérience du virus Corona montre, par exemple, que seuls les documents comptables sur papier empêchent de nombreuses entreprises de passer au siège social. La comptabilité numérique est-elle la solution ?

Les différents aspects de la numérisation dans les entreprises

La numérisation est arrivée depuis longtemps dans notre vie privée. Presque tout le monde possède un smartphone, nous communiquons via What`s App, nous faisons nos achats chez Amazon, nous utilisons des services de streaming et nous effectuons des opérations bancaires en ligne et des paiements via PayPal. Cette évolution n'est pas encore arrivée dans les entreprises.

Mais quelles sont les raisons de cette évolution hésitante, surtout en Allemagne ? Dans une certaine mesure, il existe certainement des craintes dans les entreprises en raison de la complexité des problèmes et des conséquences possibles pour l'emploi et la sécurité. D'autre part, des exemples tels que Uber, Airbnb, Amazon et d'autres montrent clairement que des marchés entiers vont changer ou se séparer si les entreprises ne relèvent pas ces défis.

Il est important de ne pas être intimidé ou irrité par la multitude de termes. Industry 4.0, Blockchain, Artificial Intelligence, Big Data, Cloud Computing, Internet of Things, etc. ne sont que quelques exemples de ce développement technologique. Chaque entreprise doit décider elle-même dans quels domaines la numérisation est pertinente. En gros, on peut différencier 3 domaines d'activité :

• Numérisation des processus de marketing et de vente

• Numérisation des processus internes de l'entreprise (par exemple, comptabilité numérique) et interfaces avec les partenaires externes

• Mise en place de produits et de modèles commerciaux numériques

Processus de marketing et de vente :

Il s'agit des points de contact numériques avec les clients. Utilise-t-on les médias sociaux comme Linkedin, Facebook, Twitter, etc. Existe-t-il une boutique en ligne où les produits peuvent être vendus ? La communication avec les clients est-elle axée sur le courrier électronique et les chats ? Les entreprises sont probablement encore les mieux placées à cet égard et utilisent déjà certains des canaux mentionnés. Mais souvent, il ne suffit pas "juste" de construire une boutique ou un site web. Il est important de bien comprendre les besoins des clients et des groupes cibles, ainsi que les attentes numériques des différents groupes de clients. Ce n'est qu'alors qu'une stratégie numérique réussie peut être mise en œuvre dans le processus de vente.

Processus et interfaces internes de l'entreprise :

Contrairement aux processus de vente, les processus internes de l'entreprise et les interfaces avec les partenaires commerciaux externes, tels que les clients et les fournisseurs, sont encore très lourds en termes de documents et de papier. Dans certains cas, il existe au moins des systèmes de stockage centralisé pour les documents de l'entreprise. Parfois seulement sous forme de dossiers de réseau, parfois déjà sous forme de solutions basées sur le cloud comme MS Sharepoint. C'est déjà plus difficile avec des archives à l'épreuve des audits, par exemple pour les factures. Les processus avec les clients et les fournisseurs, en revanche, ne sont presque pas du tout numérisés. Dans l'ensemble, ce domaine de la numérisation est pertinent pour toutes les entreprises et constitue le moyen le plus rapide de réussir et de réaliser des économies.

Mise en place de produits et de modèles commerciaux numériques :

Bien sûr, il ne s'agit pas de développer le prochain Uber ou Amazone. Néanmoins, l'adaptation de leurs propres produits ou du modèle commercial général est certainement le plus grand défi pour les entreprises. Les exemples ci-dessus montrent déjà qu'il ne s'agit pas seulement de remplacer les produits physiques par des produits numériques. Souvent, le potentiel est plusieurs fois supérieur dans l'utilisation des données et les nouveaux modèles commerciaux qui en découlent. Mais cela montre aussi clairement que ce processus est associé à des changements considérables dans l'organisation. Cela signifie un changement considérable dans les processus de vente et de logistique, mais aussi un changement culturel considérable dans l'entreprise et pour les employés, et constitue donc automatiquement un développement à plus long terme.

Le plus grand potentiel d'économies dans la comptabilité - En examinant ces 3 sujets, il devient évident qu'en combinant l'aspect temps et les économies potentielles, le plus grand potentiel de numérisation se situe dans le domaine des processus internes et externes de l'entreprise.  Là encore, la numérisation des processus financiers et de la comptabilité est au premier plan.

Recommandations d'action pour la comptabilité numérique

Dans ce qui suit, nous aimerions vous montrer les domaines dans lesquels la numérisation de la comptabilité peut être mise en œuvre concrètement et ce qui doit être pris en considération. À partir de la facture entrante ou sortante, cela concerne différentes étapes du processus :

Les outils : Tenir compte de la disponibilité et de la complexité

Si vous examinez les différentes étapes du processus, vous constaterez qu'il existe de nombreux outils, services et technologies pour chacune d'entre elles. Au fond, cependant, il est particulièrement important pour les petites et moyennes entreprises d'éviter un trop grand nombre d'interfaces. Dans le cas contraire, les coûts d'intégration des différents systèmes entre eux augmenteront, tout comme les coûts du personnel de soutien ou de la maintenance. Enfin, les risques de perte de données et de protection des données augmentent également si les données doivent être traitées et stockées plusieurs fois.

Il est également important que les demandes soient également disponibles en ligne. Surtout à l'époque de Corona, on a vu que c'est la seule façon de rendre vraiment possible le HomeOffice. Dans le cas contraire, les employés doivent être présents au bureau encore et encore pour vérifier le courrier et traiter les factures papier ou pour accéder aux demandes sur place. La préoccupation fréquemment exprimée selon laquelle la protection des données ne peut être garantie avec le stockage des données en ligne n'est plus tenable. Souvent, la sécurité des données est garantie bien plus qu'un administrateur de système local aux ressources limitées ne peut le faire.

• Sélection d'outils/services qui couvrent le plus grand nombre possible d'étapes du processus

• Disponibilité des données en ligne, par exemple pour permettre au bureau à domicile

1. réception de la facture

C'est souvent le premier écart de connaissances que de nombreuses entreprises ont déjà. Savez-vous combien de factures vous recevez des fournisseurs ? La plupart des services comptables n'en sont en fait pas conscients. Sans parler de la forme sous laquelle les factures sont reçues. Le plus souvent sur papier, en PDF ou même par fax ? Avec une économie potentielle d'environ 10 € par facture, vous devriez examiner de près ce processus.

Vous remarquerez rapidement que la majorité des factures sont reçues sous forme de papier ou de PDF par courrier électronique. Dans les deux cas, il est fréquent que les factures soient reçues dans différentes parties de l'entreprise. Les factures sont souvent envoyées à la personne responsable connue du fournisseur. Cela signifie que beaucoup de temps est déjà perdu et, surtout, la transparence sur le statut des responsabilités au sein de l'entreprise. Il est donc logique de définir des adresses de saisie centrales pour la réception des factures. Afin de réduire au moins la proportion de factures papier, des campagnes parallèles ou ponctuelles peuvent être lancées pour convaincre les fournisseurs de passer aux factures électroniques. Comme il y a aussi certains avantages du côté des fournisseurs, cela suscite généralement une réaction positive.

Mais ce n'est qu'un premier petit pas vers la numérisation. Comment les données seront-elles transférées dans le système comptable utilisé en interne ? Tant pour les factures papier que pour les factures PDF, les données sont encore aujourd'hui généralement saisies manuellement dans les systèmes par le service comptable. Ce processus prend du temps, est sujet à des erreurs et ne rend pas justice aux compétences du personnel comptable. De nombreuses technologies et outils sont désormais disponibles pour automatiser ce processus. Elles vont de l'OCR classique à l'intelligence artificielle et sont abordables même pour de petits volumes de factures. Lors du choix d'une solution, il convient toutefois de veiller à ce qu'elle soit également évolutive et puisse traiter automatiquement les formats de données structurées de plus en plus populaires tels que XRechnung, ZugFeRD, Edifact, XML, etc.

• Adresses d'entrée centrales pour la réception des factures

• Utilisation d'outils/services pour l'automatisation de la saisie des factures

• Prise en compte des exigences futures pour les formats de données tels que XRechnung, etc.

2. Validation de la facture

Bien entendu, un reçu de facture numérisé n'a de sens que si la validation des factures peut se faire ensuite par voie électronique. Les entreprises impriment souvent les factures entrantes par voie électronique et les envoient ensuite par courrier interne aux employés responsables pour approbation. Outre les problèmes de droit fiscal, tous les avantages de la numérisation sont rapidement perdus. Il est ici utile d'utiliser un outil pour le flux de travail des factures ou la validation des factures. Dans le passé, ces solutions étaient souvent réservées aux grandes entreprises en raison des coûts qu'elles impliquaient. En attendant, il existe également des services qui peuvent être très bien utilisés pour les entreprises de taille moyenne.

Souvent basées sur une réception centrale des factures, les factures peuvent ensuite être attribuées à l'employé responsable, en partie automatiquement mais aussi manuellement. En combinaison avec les règles de congé et de substitution, le processus d'approbation peut être considérablement accéléré et il y a une transparence pour le service comptable quant à l'endroit où les factures sont actuellement traitées. En outre, il est possible de contrôler quels employés peuvent valider les factures jusqu'à quel montant et à qui les factures doivent être transmises si le montant est dépassé. Une autre caractéristique importante est la possibilité de rejeter les factures au fournisseur. Grâce à des réserves de texte prédéfinies, mais modifiables individuellement, les factures peuvent être rejetées en cas d'informations incorrectes et renvoyées au fournisseur par courrier électronique ou postal.

• Système de traitement et de validation des factures

• Fonctionnalités telles que les règles de substitution, l'utilisation de plusieurs niveaux de rejets, la gestion des rejets

Archivage

Le fournisseur et le destinataire doivent conserver les factures pendant 10 ans. Comme la période ne commence qu'à la fin de l'année civile, elle peut être étendue à près de 11 ans. La facture doit être lisible jusqu'à la fin de la période. L'obligation de stockage s'applique également aux factures électroniques. Il ne doit pas être possible de modifier la facture sur toute la période.

Si l'on élimine tous les documents papier sur 10 ou 11 ans, on peut bien sûr éviter des montagnes considérables de dossiers. Cela permet non seulement d'économiser des frais de stockage, mais aussi de faciliter l'accès aux documents individuels à une date ultérieure. Toutefois, les principes de la comptabilité adéquate (GoBD) doivent être respectés. À cette fin, il faut utiliser du matériel, des logiciels ou des processus appropriés ou une combinaison de ceux-ci pour garantir que les factures sont archivées à l'épreuve des audits et ne peuvent être modifiées. Le stockage central dans les réseaux internes des entreprises ne répond généralement pas à ces exigences.

Comme les factures électroniques sont souvent envoyées par courrier électronique, la question se pose toujours de savoir si le courrier électronique correspondant doit également être archivé. Toutefois, cela n'est nécessaire que si le courriel contient des textes pertinents pour la facture, ce qui ne devrait être le cas que dans des situations exceptionnelles. Afin de disposer de la sécurité nécessaire, vous devez le signaler explicitement à vos fournisseurs et/ou archiver également le courrier électronique.

En ce qui concerne les factures papier, il y a eu de nombreuses années de discussions sur la possibilité de détruire le papier après l'avoir scanné. Cette question est désormais clairement réglementée dans la directive sur la biodiversité. Si des étapes et des mesures spécifiques du processus sont suivies, la destruction est valable. Il est utile ici d'utiliser une solution certifiée correspondante.

• S'assurer que la solution utilisée est certifiée par le GoBD

• Pour les factures au format PDF, le courrier électronique peut également être archivé

• Les factures papier peuvent être détruites après avoir été scannées

Factures sortantes

On estime actuellement qu'environ 20 % seulement de toutes les factures en Allemagne sont envoyées par voie électronique. La Deutsche Post s'efforce depuis des années de promouvoir le passage aux factures électroniques en augmentant régulièrement les frais d'affranchissement. Comme il est possible d'économiser jusqu'à 10 € par facture, même en envoyant des factures, il est surprenant que la part des factures électroniques ne soit pas encore plus élevée.

Toutefois, cette proportion peut souvent être considérablement augmentée en s'adressant aux clients de manière ciblée. Au moins, de plus en plus d'entreprises acceptent de recevoir des factures au format PDF. Souvent, cependant, le service comptable n'a pas le temps de contacter la bonne personne de contact chez le client et de conserver les informations. Par conséquent, lors du choix d'une solution, il est important de disposer de services de soutien pour lancer des campagnes auprès des clients afin de simplifier le passage aux factures électroniques.

En outre, de plus en plus de clients commencent à faire pression pour l'utilisation de formats de données purs. Il s'agit non seulement des formats de données familiers tels que XRechnung et ZUGFeRD, mais aussi de nombreux formats, parfois spécifiques à l'industrie, tels que cXML, UBL, VDA4938, etc. L'exemple le plus récent est certainement l'administration publique, qui peut recevoir des factures électroniques en tant que Xinvoices depuis le 18 avril 2020 et qui obligera ses fournisseurs à le faire dans les mois et les années à venir. Si les clients à l'étranger doivent également être servis, des exigences supplémentaires doivent être respectées, qui varient d'un pays à l'autre. On utilise parfois des portails séparés, des formats ou des réseaux spéciaux tels que PEPPOL pour l'administration publique, FatturaPA en Italie, Tax Reporting en Hongrie, etc.

Comme il ne sera pas possible de réduire complètement les factures papier dans les prochaines années, le recours à des consolidateurs devrait être envisagé. Ces prestataires de services regroupent le volume de nombreux expéditeurs de factures et obtiennent ainsi des conditions nettement plus favorables pour les prix d'affranchissement de la Deutsche Post.

• Adressage actif des clients par le biais de campagnes, avec la demande de passer à la facturation électronique

• La solution doit inclure la possibilité d'utiliser divers formats de données structurées (par exemple XRechnung, ZUGFeRD)

• Envoyer des factures papier via des consolidateurs pour réduire les frais d'affranchissement

Relances

Pour créer des relances, les données de la facture doivent être comparées aux paiements reçus sur le compte bancaire. Dans certains cas, le système de comptabilité vient en appui. Cependant, tous ne le font pas et il n'est pas toujours pratique à utiliser.

Idéalement, les factures envoyées et les paiements entrants devraient déjà être automatiquement rapprochés. Pour toutes les transactions qui ne peuvent pas être directement rapprochées, il devrait y avoir la possibilité de "glisser-déposer" pour affecter manuellement les paiements à des factures individuelles.

L'utilisation de modules de texte, mais aussi la possibilité d'adapter individuellement le texte, devraient non seulement accroître l'efficacité mais aussi la convivialité. Ainsi, dans ce processus critique pour l'entreprise, il est possible de réagir avec sensibilité aux sensibilités de chaque client sans accroître la complexité.

• Comparaison pratique des factures avec les données des comptes

• Utiliser des modules de texte prédéfinis pour l'envoi des relances

Conseil fiscal

Qui n'a pas en tête l'image typique de l'entrepreneur qui, à la fin du mois, remet tous les documents de facturation dans une boîte à chaussures au conseiller fiscal pour traitement ? Toutes les données y sont ensuite saisies et l'enregistrement dans les différents centres de coûts est effectué. Par conséquent, l'entrepreneur ne reçoit l'évaluation de ses chiffres qu'après un délai de quelques jours ou semaines. Les coûts de cette activité manuelle peuvent être facilement économisés !

Néanmoins, il est bien sûr important que le conseiller fiscal vérifie enfin les écritures et les chiffres et, si nécessaire, donne des conseils sur les chiffres. Par conséquent, une solution ne doit pas nécessairement prendre en charge l'affichage complet des documents, mais doit faciliter la coopération avec le conseiller fiscal en l'intégrant dans les solutions communes. Les travaux préliminaires peuvent alors déjà être effectués par l'entreprise, puis transférés vers des systèmes communs tels que DATEV ou Simba via des interfaces définies.

• Préparation des écritures/factures par le biais de systèmes propres

• Communication avec le conseiller fiscal via des interfaces, par exemple avec DATEV/Simba

Conclusion

Avec quelques recommandations d'action, des économies massives peuvent être réalisées grâce à la numérisation de la comptabilité. Idéalement, tous les aspects mentionnés ci-dessus peuvent être utilisés par le biais d'une solution ou d'un service unique. Bien entendu, il faut veiller tout particulièrement à ce que les systèmes soient également conformes à la directive sur la biodiversité et soient certifiés en conséquence. Cela inclut également la documentation procédurale qui décrit les différentes étapes du processus et qui devient de plus en plus importante pour les bureaux des impôts. Dans le cas contraire, l'absence de ces documents peut entraîner des sanctions considérables. En fin de compte, on peut affirmer qu'il est très facile de numériser les processus, en particulier dans le domaine de la comptabilité numérique, et d'obtenir ainsi des avantages considérables en termes de coûts. L'utilisation de services permet notamment de réduire considérablement l'effort d'introduction et, dans l'idéal, de gérer le passage à l'euro en quelques jours.