xs collector - FAQ

Die Umbenennung unserer Produkte als Teil der Produktfamilie der Unifiedpost Group ist erfolgt. Unser Produkt xs collector wurde umbenannt und erhält einen neuen Namen - Collect.

1. Allgemein

• Für wen ist xs collector geeignet? *
  xs collector ist die light Version des Basisproduktes x collector für den elektronischen Rechnungseingang. xs collector richtet sich an alle, die digitale Rechnungen von eigenen Lieferanten oder von im crossinx-Netzwerk registrierten Versendern erhalten möchten. Mit xs collector haben Sie die Möglichkeit, den Rechnungseingangsprozess effizient und kostengünstig zu steuern.
  
  * Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

• Welche technischen Voraussetzungen sind für die Nutzung notwendig?
  xs collector ist eine Cloud-basierte Anwendung. Sie benötigen für die Nutzung demnach lediglich eine funktionierende Internetverbindung und einen aktuellen Browser.

• Wo werden meine Daten gespeichert?
  Die Daten werden ausschließlich in Deutschland gehostet und unterliegen damit dem Datenschutzgesetz der Bundesrepublik Deutschland bzw. der EU-Datenschutz-Grundverordnung.

• Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung?
  Zugriff auf das Portal ist bis zum Stichtag der Kündigung gewährleistet. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Rechnungen vor dem Sperren des User-Accounts herunterzuladen und Ihre aufbewahrungspflichtigen Rechnungen im eigenen System zu archivieren. crossinx wird alle Rechnungen nach Erreichen des Kündigungsdatums löschen.

• Welche Kosten fallen für die Nutzung von xs collector an?
  Unseren Service für elektronische Eingangsrechnungen können Sie bereits ab einer einmaligen Einrichtungsgebühr von 390€ und einer Jahresgebühr von 199€ nutzen. Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch unter 069 4800 6510.

2. Registrierung/Anmeldung

• Wie erfolgt die Registrierung?
  Nach Vertragsabschluss wird durch das crossinx-Projektteam die einmalige Aktivierung auf der Empfangsseite durchgeführt und geprüft. Sobald Ihre Registrierung erfolgt ist, erhalten Sie von uns eine Mail. Sie können sich nun als bereits registrierter Benutzer im xs collector anmelden.

• Ich bin nicht der Hauptnutzer, ist es möglich, später noch weitere Nutzer hinzuzufügen?
  Nach der Registrierung können beliebig viele weitere Benutzer unter „Einstellungen > Benutzer“ hinzugefügt werden.

• Wie viele Nutzer kann ich anlegen?
  xs collector ist nicht lizenzgebunden, Sie können so viele Benutzer anlegen, wie Sie benötigen.

• Ist es möglich die Admin-Rechte des Hauptnutzers zu übertragen?
  Alle xs collector Benutzer haben Admin-Rechte.

• Ich kann das Captcha in der Registrierung nicht lesen, gibt es eine akustische Version?
  Eine akustische Version des Captchas existiert leider nicht. Sollten Sie Probleme beim Entziffern haben, kann über den Button „Update“ ein neues Captcha generiert werden.

• Warum kann ich die Symbolleiste der Menüs nicht sehen?
  Sollte die Skalierung Ihres Bildschirmes/Computers größer als 125% (empfohlen) sein, so wird die Symbolleiste der Menüs minimiert und als dargestellt. Mit einem Maus-Click haben Sie die Möglichkeit, die komplette Symbolleiste der Menüs zu öffnen.
  
  

• Wo finde ich die Nutzungsbedingungen?
  Die Nutzungsbedingungen finden Sie hier: Allgemeine Geschäftsbedingungen

• Wie kann ich mein Passwort ändern?
  Das Passwort kann jederzeit unter „Einstellungen > Benutzer“ geändert werden. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses auf der Login-Seite zurücksetzen.

• Wozu muss ich meine Bankdaten hinterlegen?
  Mindestens eine Bankverbindung ist für Ihr Setup notwendig. Diese wird zur Rechnungsstellung von crossinx zu Ihnen verwendet.

• Wie lautet meine Empfangs-E-Mail-Adresse?
  Ihre Empfangs-E-Mail-Adresse legen Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen > E-Mail Einstellungen“ fest. Die Domäne der E-Mail-Adresse endet immer auf @xmail.crossinx.com. Die Empfangs-E-Mail-Adresse wird von Lieferanten verwendet, um Ihnen Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD per E-Mail zu senden.

3. Mein Netzwerk

• Wie füge ich neue Lieferanten hinzu?
  Sollten Sie Privat- oder Firmenlieferanten selbst anlegen wollen, dann verwenden Sie bitte den Quicklink „Lieferant hinzufügen“. Die von Ihnen eingegebenen Lieferantendaten sind dann unter „Netzwerk > Lieferanten“ zu finden.

• Welche Angaben werden bei der Neuanlage von Lieferanten benötigt?
  Für die Neulieferantenanlage brauchen Sie die Lieferantennummer und die Kontaktdaten inkl. Adresse der Firma.

• Mein Lieferant nutzt crossinx bereits. Wie finde ich meine Lieferanten im Netzwerk?
  Über den Quicklink „Netzwerk durchsuchen“ können Sie Ihre Lieferanten über die Eingabe des Firmennamens suchen. Sobald Sie Ihre Lieferanten gefunden haben, können Sie Ihnen eine Registrierungseinladung senden, indem Sie auf den „Registrieren“-Button drücken. Damit öffnet sich auf der rechten Seite ein neues Fenster, dort wählen Sie bitte nochmal „Registrieren“ aus.

4. Dokumente

• Welche Dokumente kann ich empfangen?
  xs collector erlaubt Ihnen Rechnungen und Gutschriften per E-Mail zu empfangen. Mahnungen können nicht verarbeitet werden.

• Welche Angaben muss eine Lieferantenrechnung enthalten?
  Rechnungen müssen mehrwertsteuerkonform sein und formale Kriterien sowie gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die Pflichtangaben sind in §14 (4) UStG genau definiert.

• Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?
  Unser Support-Team hat die Produktivumgebung im Blick – falls Ihre Lieferanten beim Versenden der Rechnungen Angaben vergessen haben, oder sonstige Probleme auftreten, werden wir mit Ihren Lieferanten in Verbindung treten.

• Wo finde ich den Status meiner Dokumente?
  Der Status Ihrer Dokumente kann im xs collector-Portal unter dem Menü „Dokumente“ überprüft werden. Bitte achten Sie darauf, dass dieser Status die Dokumentenverarbeitung und -übertragung innerhalb des crossinx-Systems bezeichnet.

5. Rechnungsempfang im xs collector

• Welche Rechnungsformate können empfangen werden?
  Im xs collector werden die Dokumente im Format xRechnung oder ZUGFeRD entgegengenommen und aus diesen Daten wird eine PDF-Datei und eine CSV-Datei im crossinx Standard Format erzeugt. Diese Daten werden per E-Mail an die, unter Firmenangaben eingetragene Adresse, versendet oder können im xs collector heruntergeladen werden.

• Welche Lieferanten können mir Rechnungen schicken?
  Damit Lieferanten Rechnungen an den xs collector senden können, müssen diese im System registriert werden. Es muss mindestens eine E-Mail-Adresse auf die „Whitelist“ gesetzt werden. Dies kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:

  • Beim Anlegen eines Lieferanten wird in den Kontaktangaben eine E-Mail-Adresse angegeben. Diese wird dann automatisch auf die „Whitelist“ gesetzt und der Lieferant kann von dieser Adresse Rechnungen versenden.

  • Wird beim Anlegen eines Lieferanten keine E-Mail-Adresse angegeben, so kann dieser Lieferant nur registriert werden, wenn ein Kontakt mit einer E-Mail-Adresse angegeben wird.

  • Es gibt auch die Möglichkeit eine Domain für eine Firma freizuschalten, wenn mehrere Mitarbeiter Rechnungen versenden dürfen. In dem Fall muss vor das @-Zeichen ein „*“ gesetzt werden (z.B.: *@crossinx.com).

6. Archiv

• Wer kann auf das Archiv zugreifen?
  Alle Benutzer mit Zugriff auf das xs collector-Portal können die Dokumente selbst herunterladen und lokal archivieren.

• Wie lange werden meine Dokumente archiviert?
  Rechnungen müssen im Original 10, bzw. 11 Jahre aufbewahrt werden. crossinx bietet folgende Möglichkeiten zur Archivierung der Dokumente an:

  • Kurzzeit Archivierung - 3 Monate (inklusive)

  • Mittlere Archivierungsdauer - 1 Jahr (hinzubuchbar)

  • Langzeitarchivierung - 11 Jahre (hinzubuchbar)

  Die mittlere Archivierungsdauer und die Langzeitarchivierung können unter „Einstellungen > Mein Konto > Archivfunktion hinzubuchen” zugebucht werden.

• Was passiert, wenn die Archivierungsdauer abgelaufen ist?
  Nach Ende der mit Ihnen vereinbarten Archivierungsfrist, haben Sie keinen Zugriff mehr auf die von Ihnen bei crossinx archivierten Dateien. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Rechnungen vor Ablauf der Frist herunterzuladen und Ihre aufbewahrungspflichtigen Rechnungen im eigenen System zu archivieren.

• Ab wann sind meine Belege im Archiv zu finden?
  Alle Rechnungen sind zunächst für 3 Monate im Bereich „Dokumente” sichtbar. Nach 3 Monaten, werden die Dokumente ins Archiv verschoben.