x collector - FAQ

Die Umbenennung unserer Produkte als Teil der Produktfamilie der Unifiedpost Group ist erfolgt. Unser Produkt x collector wurde umbenannt und erhält einen neuen Namen - Collect.

1. Allgemein

  • Für wen ist x collector* geeignet? **
    x collector ist das Basisprodukt von crossinx für den elektronischen Rechnungseingang. x collector richtet sich an alle, die digitale Rechnungen von eigenen Lieferanten oder von im crossinx-Netzwerk registrierten Versendern erhalten möchten. Mit x collector haben Sie die Möglichkeit, den Rechnungseingangsprozess effizient und kostengünstig zu steuern.

    * Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

  • Welche technischen Voraussetzungen sind für die Nutzung notwendig?
    x collector ist eine Cloud-basierte Anwendung. Sie benötigen für die Nutzung demnach lediglich eine funktionierende Internetverbindung und einen aktuellen Browser. Ihre Lieferanten übergeben uns ihre Rechnungen als PDF oder als strukturierten Datensatz und wir konvertieren sie in das von Ihnen gewünschte Datenformat.

  • Wo werden meine Daten gespeichert?
    Die Daten werden ausschließlich in Deutschland gehostet und unterliegen damit dem Datenschutzgesetz der Bundesrepublik Deutschland bzw. der EU-Datenschutz-Grundverordnung.

  • Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung?
    Zugriff auf das Portal ist bis zum Stichtag der Kündigung gewährleistet. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Rechnungen vor dem Sperren des User-Accounts herunterzuladen und Ihre aufbewahrungspflichtigen Rechnungen im eigenen System zu archivieren. crossinx wird alle Rechnungen nach Erreichen des Kündigungsdatums löschen.

  • Welche Kosten fallen für die Nutzung von x collector an?
    Unseren Service für elektronische Eingangsrechnungen können Sie bereits ab einer einmaligen Einrichtungsgebühr von 1.950€ und einer monatlichen Grundgebühr von 39€ nutzen. Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch unter 069 4800 6510.

2. Registrierung / Anmeldung

  • Wie erfolgt die Registrierung?
    Nach Vertragsabschluss wird durch das crossinx-Projektteam die einmalige Aktivierung auf der Empfangsseite durchgeführt und geprüft. Sobald Ihre Registrierung erfolgt ist, erhalten Sie von uns eine Mail. Sie können sich nun als bereits registrierter Benutzer im x collector anmelden.

  • Ich bin nicht der Hauptnutzer, ist es möglich, später noch weitere Nutzer hinzuzufügen?
    Nach der Registrierung können beliebig viele weitere Benutzer unter „Einstellungen > Benutzer“ hinzugefügt werden.

  • Wie viele Nutzer kann ich anlegen?
    x collector ist nicht lizenzgebunden, Sie können so viele Benutzer anlegen, wie Sie benötigen.

  • Ist es möglich die Admin-Rechte des Hauptnutzers zu übertragen?
    Ja, Rechtevergaben sind im Rahmen der Workflow-Rechteverwaltung möglich. Es gibt folgende Benutzereinstufungen:

    • Administrator

    • Workflow Benutzer/Administrator

    • Kampagnen Manager

    Administrator gibt dem Benutzer komplette Nutzerrechte. Er sieht alle Bereiche der Anwendung und kann die Einstellungen der Organisation vornehmen. Wenn diese Option nicht gesetzt wird, kann der Nutzer nur Dokumente, die Ihm zugewiesen wurden, aufrufen und im Workflow bearbeiten. Ein Kampagnen Manager kann lediglich User Kampagnen steuern.

  • Ich kann das Captcha in der Registrierung nicht lesen, gibt es eine akustische Version?
    Eine akustische Version des Captchas existiert leider nicht. Sollten Sie Probleme beim Entziffern haben, kann über den Button „Update“ ein neues Captcha generiert werden.

  • Warum kann ich die Symbolleiste der Menüs nicht sehen?
    Sollte die Skalierung Ihres Bildschirmes/Computers größer als 125% (empfohlen) sein, so wird die Symbolleiste der Menüs minimiert und als dargestellt. Mit einem Maus-Click haben Sie die Möglichkeit, die komplette Symbolleiste der Menüs zu öffnen.

  • Wie kann ich mein Passwort ändern?
    Das Passwort kann jederzeit unter „Einstellungen > Benutzer“ geändert werden. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses auf der Login-Seite zurücksetzen.

  • Wozu muss ich meine Bankdaten hinterlegen?
    Mindestens eine Bankverbindung ist für Ihr Setup notwendig. Diese wird zur Rechnungsstellung von crossinx zu Ihnen verwendet.

  • Wozu muss ich unterschiedliche E-Mail-Adressen hinterlegen?

    • Die Empfangs-E-Mail-Adresse wird von Lieferanten verwendet, die Ihnen PDF-Rechnungen per E-Mail senden möchten. crossinx verarbeitet diese und stellt strukturierte Daten zur automatischen Weiterverarbeitung bereit. Wenn die Funktionen für das Bestellmanagement freigeschaltet sind, können Sie auch eine E-Mail-Adresse eintragen, an die Ihre Lieferanten ihre Bestellbestätigungen im PDF-Format senden können.

    • Die Versand-E-Mail-Adresse wird für den Versand von Einladungen und Rückweisungen an Ihre Lieferanten genutzt.

    • Die Antwort-E-Mail-Adresse wird genutzt, um z.B. Meldungen über die Unzustellbarkeit einer gesendeten E-Mail an Sie weiterzuleiten.

  • Sind Texte der Rückweisungsvorlagen individualisierbar?
    Bei fehlenden oder falschen Informationen werden intern durch crossinx Fehlercodes gesetzt. Diese Fehlercodes sind mit entsprechenden Texten verknüpft. Weist ein Dokument einen Fehlercode auf, so wird es automatisch in den Workflow zur Ansicht und Bearbeitung gesendet. Die Texte sind standardmäßig vorbelegt, können aber individuell geändert werden und werden in verschiedene Sprachen, je nach Spracheinstellung beim Lieferanten, übersetzt. Die Rückweisung kann per E-Mail oder Brief erfolgen.

3. Mein Netzwerk

  • Wie füge ich neue Lieferanten hinzu?
    Sollten Sie Privat- oder Firmenlieferanten selbst anlegen wollen, dann verwenden Sie bitte die Quicklinks „Lieferant hinzufügen“ oder „Lieferanten importieren“. Über den Quicklink „Netzwerk durchsuchen“ können Sie Ihre Lieferanten im crossinx-Netzwerk über die Eingabe des Firmennamens suchen und eine Registrierungsanfrage senden.

  • Welche Angaben werden bei der Neuanlage von Lieferanten benötigt?
    Für die Neulieferantenanlage brauchen Sie die Lieferantennummer und die Kontaktdaten inkl. Adresse der Firma.

  • Mein Lieferant nutzt crossinx bereits. Wie finde ich meine Lieferanten im Netzwerk?
    Über den Quicklink „Netzwerk durchsuchen“ können Sie Ihre Lieferanten über die Eingabe des Firmennamens suchen. Sobald Sie Ihre Lieferanten gefunden haben, können Sie ihnen eine Registrierungseinladung senden, indem Sie auf den „Registrieren“-Button drücken. Damit öffnet sich auf der rechten Seite ein neues Fenster, dort wählen Sie bitte nochmal „Registrieren“ aus.

4. Lieferantenstammdaten

  • Wozu dient der Lieferantenstammdaten-Import?
    x collector bietet die Möglichkeit, Lieferanten z.B. aus einem ERP-System zu importieren. Diese Lieferanten können beispielsweise über eine Kampagne eingeladen werden, ihre Rechnungen als PDF per E-Mail zu senden.

  • Kann ich Lieferantenstammdaten im x collector-Portal selbst anlegen?
    Unter „Netzwerk > Lieferanten importieren“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Lieferantenstammdaten zu importieren. Am besten nutzen Sie hierfür die Beispieldatei, die den geforderten Aufbau enthält. Detaillierte Informationen erhalten Sie unter „Netzwerk > Lieferanten importieren > Anleitung“.

  • Was passiert, wenn die Stammdatendatei (CSV) neue Informationen zu bereits im x collector existierenden Lieferanten enthält? Werden diese überschrieben oder gelöscht?
    Sobald der Import gestartet wird, wird eine automatische Prüfung der Stammdaten durchgeführt. Sind alle Pflichtangaben erfüllt, wird überprüft, ob im System hinterlegte Lieferantendaten vorhanden sind, die mit den Lieferantendaten aus der hochgeladenen Datei übereinstimmen. Sind bereits Daten importiert, manuell angelegt, oder Duplikate vorhanden, muss eine der nächsten Aktionen aktiviert werden:

    • „Beide behalten” - Neuanlage der hochgeladenen Lieferantendaten als neuer Lieferant zusätzlich zu dem bereits vorhandenen.

    • „Vorhandene Daten behalten” - Die Lieferantendaten aus dem Import werden nicht angelegt und nur die vorhandenen Lieferantendaten werden behalten.

    • „Vorhandene Daten überschreiben” - Die im System vorhandenen Lieferantendaten werden von den neu hochgeladenen Lieferantendaten überschrieben.

    • „Für alle weiteren beide behalten” - Alle hochgeladen Lieferantendaten werden als neue Lieferanten angelegt, ohne dass bestehende Lieferantendaten überschrieben werden.

  • Kann ein automatischer Stammdaten-Import stattfinden?
    Ein automatischer Stammdaten-Import kann separat beauftragt werden. Dieser wird auf Basis eines individuellen Mappings programmiert.
    Sollten Sie zusätzliche Informationen benötigen, können Sie uns gerne kontaktieren: Ihr Kontakt zu crossinx

  • Welche Informationen sind für den Stammdaten-Import notwendig?
    Zur Einstellung des automatischen Stammdaten-Imports benötigt crossinx eine Strukturvorgabe, die immer eingehalten werden sollte. Die gleiche Anzahl an Feldern pro Datensatz (Anzahl Semikolon pro Zeile), als auch die Reihenfolge der Felder sind einzuhalten.

    • Ist ein Datensatz bereits vorhanden, muss eine Regel festgelegt werden, was mit den Daten geschehen soll. Diese können behalten oder überschrieben werden.

    • Soll ein Datensatz gelöscht werden, muss eine der Aktionen „Ersetzen” oder „Löschen” in einem Feld definiert werden.

    Für detaillierte Informationen wenden Sie sich bitte an das crossinx-Projektteam.

5. Kampagnen

  • Wofür erstelle ich Kampagnen?
    Ziel einer Kampagne ist es, Ihre Lieferanten über den E-Mail-Rechnungsversand zu informieren und sie dazu einzuladen, ihre Rechnungen als PDF-Dateien per E-Mail einzureichen. Kampagnen können per Post oder per E-Mail versandt werden und der Kampagnentext ist von Ihnen individualisierbar.

  • Wer kann Kampagnen steuern?
    Nur Benutzer mit der Rolle Kampagnen-Manager können die Schaltfläche „Kampagnen“ im Hauptmenü sehen und Kampagnen anlegen und administrieren.

  • Wie erstelle ich eine Kampagne?
    Über den Menüpunkt „Dashboard“ > Quicklink „Kampagnen“ oder den Menüpunkt „Kampagnen“ gelangen Sie zu den Kampagneneinstellungen. Hier können Sie den Kampagnentyp auswählen und ein Anschreiben gestalten, das per Post über unseren Druckdienstleister oder alternativ per E-Mail geschickt wird.

  • Nach welchen Kriterien kann ich meine Lieferanten für die Kampagnen selektieren?
    Zielgruppen für Kampagnen können anhand von Attributen oder Anzahl Rechnungen definiert werden. „Attribute“ und „Anzahl Rechnungen“ bezeichnen Werte, die Sie Ihren Lieferanten selbst zuordnen können. Wählen Sie die entsprechenden Kriterien aus, um die Zielgruppen durch den Button „Firmen suchen“ zu bestimmen. Ein Lieferant kann mit beliebig vielen Kampagnen verknüpft werden.

  • Welche Erfolgskontrollen gibt es?
    Durch „Kampagnen > Übersicht“ haben Sie die Möglichkeit den aktuellen Stand und die Ergebnisse Ihrer Kampagnen zu prüfen. (Die Anzahl der betroffenen Lieferanten, die auf die Kampagne reagiert haben, wird auch als Prozentwert angezeigt.)

  • Wofür benötige ich eine Landingpage?
    Die Landingpage ist eine Webseite, die Ihre Firmenpräsentation enthält. Lieferanten, die im Zuge einer Kampagne eine Benachrichtigung erhalten haben, können dem im QR-Code enthaltenen Link folgen bzw. auf den Link in der E-Mail-Einladung klicken und sich für den Versand von Rechnungen als PDF registrieren. Auf dieser Seite kann der Lieferant eine oder mehrere E-Mail-Adressen angeben, die er zum Versand von PDF-Rechnungen an Sie verwenden möchte. Mit der Akzeptanz der Einladung wird der Lieferant automatisch für die PDF per E-Mail Versandoption freigeschaltet und seine E-Mail-Adressen werden „whitegelistet“.

6. Dokumente

  • Welche Dokumente und Anlagen kann ich empfangen?
    x collector erlaubt Ihnen Rechnungen, Gutschriften und Stornos zu empfangen und Ihre Lieferantenstammdaten hochzuladen. Mahnungen können nicht verarbeitet werden. Wenn die Funktionen für Bestellzuweisung und Bestellungsverarbeitung hinzugebucht werden, können Bestellungen, die an die Lieferanten gesendet werden, parallel in x collector geladen und den entsprechenden Bestellbestätigungen zugeordnet werden.

  • Welche Angaben muss eine Lieferantenrechnung enthalten?
    Rechnungen müssen mehrwertsteuerkonform sein und formale Kriterien sowie gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die Pflichtangaben sind in §14 (4) UStG genau definiert.

  • Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?
    Unser Support-Team hat die Produktivumgebung im Blick – falls Ihre Lieferanten beim Versenden der Rechnungen Angaben vergessen haben, oder sonstige Probleme auftreten, werden wir mit Ihren Lieferanten in Verbindung treten.

  • Was mache ich, wenn ich einen Beleg nicht finden kann?
    Prüfen Sie bitte die Filtereinstellungen, wie Suchzeitraum Dokumentendatum, Status, Typ oder weitere Filteroptionen. Sollten Sie den gesuchten Beleg nach wie vor nicht finden, kann es sein, dass Ihnen das Recht fehlt alle Belege zu sehen. Dieses Recht haben nur Workflow-Administratoren. Fehlt Ihnen dieses Recht, können Sie nur auf Belege zugreifen, die Ihnen zugeordnet sind.

  • Sind die Rechnungsvorgaben für Lieferanten individualisierbar?
    Sie bestimmen – neben den Pflichtangaben – selbst, welche Rechnungsinformationen die Rechnungen enthalten sollen und ob Sie zusätzlich individuelle Pflichtfelder definieren möchten.

  • Wo finde ich den Status meiner Dokumente?
    Der Status Ihrer Dokumente kann im x collector-Portal unter dem Menü „Dokumente“ überprüft werden. Bitte achten Sie darauf, dass dieser Status die Dokumentenverarbeitung und -übertragung innerhalb des crossinx-Systems bezeichnet.

  • Was bezeichnet das Feld „Keine Formvorschriften (UStG § 4 Nr. 8-28)”?
    Unter §14 UStG finden sich Pflichtangaben für Standard-Rechnungen in Deutschland. Sonderfälle, wie z.B. Kleinstbetrag-Rechnungen von Freischaffenden sind hiervon ausgenommen. Durch Markierung dieses Feldes entfällt die Pflichtfeldprüfung nach §14 im x collector.

7. Erfassungsmodul

  • Wozu dient das Erfassungsmodul?
    Das Erfassungsmodul kann separat hinzugebucht werden. Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen Ihrer Lieferanten selbst zu sammeln und dann z.B. von einer zentralen E-Mail-Adresse an den x collector zu senden. Weiterhin können Sie per Papier empfangene Rechnungen scannen und an crossinx zur Erfassung übertragen. Die Lieferantenfindung findet im crossinx-System über die auf der Rechnung angegebene IBAN bzw. alternativ über die USt-ID statt.

  • Wer kann gescannte PDF-Rechnungen versenden?
    Absender müssen unter „Einstellungen > Erfassungsmodul” als berechtigt angelegt sein, um an die x collector E-Mail-Adresse Rechnungen senden zu können. Ansonsten werden E-Mails automatisiert abgelehnt.

  • Wie kann man gescannte PDF-Rechnungen versenden?
    Gescannte PDF-Rechnungen werden per E-Mail übertragen. E-Mails dürfen nur einen Anhang haben und nicht signiert sein oder sonstige Anhänge enthalten. Der Betreff und Body der E-Mails werden nicht erfasst. Eine 300 DPI Scann-Qualität muss sichergestellt werden.

8. Rechnungsempfang im x collector

  • Welche Rechnungsformate können empfangen werden?
    Stammdatenlieferanten können Ihnen Rechnungen als PDF, ZUGFeRD und XRechnung per E-Mail senden. crossinx verarbeitet diese und stellt strukturierte Daten wie IDOC, Edifact, XML, CSV, ZUGFeRD (aktuelle Version) und XRechnung (aktuelle Version) zur automatischen Weiterverarbeitung bereit. Weitere individuelle Formate können gerne mit unserem Projektteam besprochen werden.

  • Welche Empfangsmöglichkeiten gibt es?
    x collector bietet eine Vielzahl an Versand- und Übertragungswegen an:

    • E-Mail / Download

    • Document Manager

    • SFTP (optional)

    • AS2 (optional)

    • OFTP (optional)

    • HTTP Post (optional)

    • Standard oder individueller Webservice (optional)

  • Wie lautet meine Empfangs-E-Mail-Adresse?
    Ihre Empfangs-E-Mail-Adresse legen Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen > E-Mail Einstellungen” fest. Die Domäne der E-Mail-Adresse endet immer auf @xmail.crossinx.com.

  • Welche Lieferanten können mir Rechnungen schicken?
    Damit Lieferanten Rechnungen an den x collector senden können, müssen diese im System registriert werden. Es muss mindestens eine E-Mail-Adresse auf die „Whitelist“ gesetzt werden. Dies kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:

    • Beim Anlegen eines Lieferanten wird in den Kontaktangaben eine E-Mail-Adresse angegeben. Diese wird dann automatisch auf die „Whitelist“ gesetzt und der Lieferant kann von dieser Adresse Rechnungen versenden.

    • Wird beim Anlegen eines Lieferanten keine E-Mail-Adresse angegeben, so kann dieser Lieferant nur registriert werden, wenn ein Kontakt mit einer E-Mail-Adresse angegeben wird.

    • Es gibt auch die Möglichkeit eine Domain für eine Firma freizuschalten, wenn mehrere Mitarbeiter Rechnungen versenden dürfen. In dem Fall muss vor das @-Zeichen ein „*“ gesetzt werden (z.B.: *@crossinx.com).

  • Wie kann ich die Texte meiner Rückweisungsmails gestalten?
    Rückweisungsmails können unter dem Menü „Einstellungen > Rückweisung Vorlage“ gestaltet werden. Die Fehler-Texte für die Rückweisungen fehlerhafter Rechnungen an die Lieferanten sind unter dem Menü „Einstellungen > Rückweisung Texte“ zu definieren.

9. Archiv

  • Wer kann auf das Archiv zugreifen?
    Alle Benutzer mit Workflow-Admin-Rechten haben Zugriff auf das x collector-Portal und können die Dokumente selbst herunterladen und lokal archivieren.

  • Wie lange werden meine Dokumente archiviert?
    Rechnungen müssen im Original 10, bzw. 11 Jahre aufbewahrt werden. crossinx bietet folgende Möglichkeiten zur Archivierung der Dokumente an:

    • Kurzzeit Archivierung - 3 Monate (inklusive)

    • Mittlere Archivierungsdauer - 1 Jahr (zubuchbar)

    • Langzeitarchivierung - 11 Jahre (zubuchbar)

      Die mittlere Archivierungsdauer und die Langzeitarchivierung können unter „Einstellungen > Mein Konto > Archivfunktion hinzubuchen” zugebucht werden.

  • Was passiert, wenn die Archivierungsdauer abgelaufen ist?
    Nach Ende der mit Ihnen vereinbarten Archivierungsfrist, haben Sie keinen Zugriff mehr auf die von Ihnen bei crossinx archivierten Dateien. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Rechnungen vor Ablauf der Frist herunterzuladen und Ihre aufbewahrungspflichtigen Rechnungen im eigenen System zu archivieren.

  • Ab wann sind meine Belege im Archiv zu finden?
    Alle Rechnungen sind zunächst für 3 Monate im Bereich „Dokumente” und „Workflow” sichtbar. Nach 3 Monaten, werden die Dokumente ins Archiv verschoben und können dort von Benutzern mit den entsprechenden Rechten eingesehen werden.

10. Workflow-Konfiguration

  • Welche Workflow-Konfigurationsmöglichkeiten gibt es?
    x collector bietet zwei Workflow-Konfigurationsmöglichkeiten an:

    • Nur Belegbearbeitung: Inhalte können ergänzt werden, bevor diese an Ihr System übertragen werden. Belege können an andere Bearbeiter innerhalb der Bearbeitungsgruppe weitergeleitet werden.

    • Belegbearbeitung (s.o.) plus mehrstufiger Freigabeprozess (eine, zwei und drei Freigabestufen)

    Bitte beachten Sie, dass eine einmal getroffene Auswahl nicht mehr geändert werden kann.

  • Wozu dienen die Workflow-Starteinstellungen?
    Legen Sie fest, welche Dokumente Sie gerne im Workflow haben möchten. „Alle" oder nur Dokumente, bei denen bestimmte Angaben fehlen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

  • Was für Rückweisungs-Optionen gibt es?
    Mit aktivierter Rückweisung ist der Workflow-Nutzer in der Lage eine Rechnung manuell zurückzuweisen.

    • Unvollständige Dokumente werden im Standard automatisch per E-Mail an den Rechnungsteller zurückgesendet.

    • Unvollständige Dokumente, die über das Erfassungsmodul verarbeitet wurden, werden immer an die „Belegbearbeitung" weitergeleitet. Dies kann nicht geändert werden.

  • Wo kann ich die Workflow-Benachrichtigungen anpassen?
    Unter dem Menü „Einstellungen > Workflow Konfiguration > Benachrichtigungen anpassen” können Sie den E-Mail-Text festlegen, der für Benachrichtigungen verwendet werden soll, sobald ein Beleg einem Bearbeiter zugewiesen wurde.

  • Können Rechnungen mit unterschiedlichen Währungen im Workflow bearbeitet werden?
    Unter dem Menüpunkt „Einstellungen > Workflow Konfiguration > Zulässige Währungen definieren”, legen Sie fest, welche Währungen für die Weiterverarbeitung akzeptiert werden. Wenn Sie akzeptierte Währungen einschränken, werden alle Rechnungen mit anderen Währungen mit einem Fehlercode versehen und in der Belegbearbeitung angezeigt.

  • Können Pflichtfelder definiert werden?
    Unter dem Menüpunkt „Einstellungen > Workflow Konfiguration > Pflichtfelder” entscheiden Sie, welche Pflichtfelder in Ihrem weiteren Prozess benötigt werden. Sie können beliebig viele Felder aus der vordefinierten Liste wählen und als Pflichtfeld festlegen. Das bedeutet, dass ein Dokument, ohne das Vorhandensein dieser Informationen nicht zur Freigabe an das Nachfolgesystem gesendet werden kann.

  • Welche Workflow-Rollen existieren und wie unterscheiden sie sich?

    • Ein Administrator sieht alle Bereiche der Anwendung und kann die Einstellungen der Organisation vornehmen.

    • Ein Workflow-Admin erhält das Recht, alle Dokumente im Workflow zu sehen und ein im Workflow bereits zugewiesenes Dokument einem anderen Benutzer zuzuweisen. Dies ist beispielsweise bei Urlaub oder Erkrankung eines Bearbeiters eine nützliche Funktion. Ein Administrator erhält dieses Recht automatisch.

    • Ein Workflow-Benutzer kann nur auf den Workflow zugreifen und hier nur Dokumente sehen und bearbeiten, die ihm zugewiesen wurden.

  • Was sind Workflow-Benutzergruppen?
    Für die Workflow-Konfigurationsmöglichkeiten „Nur Belegbearbeitung” und „Mehrstufiger Freigabeprozess” müssen Workflow-Benutzergruppen definiert werden. In den Workflow-Benutzergruppen wird bestimmt, welche Benutzer den verschiedenen Workflow-Stufen zugeordnet werden sollen. Diese sind dann als Bearbeiter auswählbar. Mit Auswahl des „Geldschein“-Icons kann der Gruppe ein Freigabelimit zugeordnet werden.

  • Kann ich eine Rechnung an einen Lieferanten zurückschicken?
    Ein Beleg kann einem Lieferanten zurückgesendet werden, wenn z.B. Mussangaben nicht enthalten sind. Mit der Auswahl der Schaltfläche „Zurück zum Sender” öffnet sich ein Formular, auf dem die Ablehnungsgründe und ein Kommentar angegeben werden können. Die Ablehnungsgründe sind ggf. vorausgewählt und entsprechen denen am Beginn der Workflow-Startseite. Die Gründe können frei selektiert werden. Wenn beim Lieferanten ein Kontakt mit der Eigenschaft „Ablehnungsempfänger“ und einer E-Mail-Adresse angelegt wurde, kann die Rückweisung per E-Mail versendet werden. Sollte dies nicht der Fall sein, wird ein Brief erzeugt und an den Druckdienstleister übergeben. Dieser Service ist kostenpflichtig.

  • Wann werden Rechnungen an das Buchhaltungssystem des Empfängers übertragen?
    Nach der finalen Freigabe wird der vereinbarte Übergabedatensatz für das Buchhaltungssystem des Empfängers erstellt und im vereinbarten Übertragungsweg gesendet.

  • Wie kann ich andere Workflow-Bearbeiter auf unbearbeitete Rechnungen hinweisen?
    Überfällige Rechnungen oder Rechnungen, die in den nächsten neun Kalendertagen fällig sind, werden mit einem roten Briefumschlag unter der „Fällig in/seit“-Spalte markiert. Dieses Zeichen wird nur den Workflow-Bearbeitern angezeigt, die dieser Rechnung nicht zugeordnet sind. Soll der zugewiesene Bearbeiter eine Erinnerung zur Rechnungsbearbeitung erhalten, so muss das Briefzeichen mit einem Maus-Click aktiviert werden. Der Erinnerungstext kann frei gestaltet werden.

  • Können erledigte Workflow-Vorgänge und Bearbeitungshistorien geprüft werden?
    Ein Workflow-Admin hat das Recht, erledigte Vorgänge zu überprüfen. Wird der erledigte Vorgang geöffnet, so können die Bearbeitungshistorie, die Aktionen und die Kommentare untersucht werden.

  • Wird Skonto ausgelesen?
    Skonto wird von PDF-Rechnungen nicht ausgelesen, da es vielfältige Darstellungen gibt. Das Skonto kann manuell im Workflow eingegeben oder als Festwert für einen bestimmten Lieferanten gesetzt werden.

  • Können deaktivierte Organisationen weiterhin Rechnungen an einen x collector versenden?
    Eine Rechnung im Workflow kann einer deaktivierten Organisation nicht mehr zugwiesen werden, da deaktivierte Organisationen nicht mehr sichtbar sind.

11. E-Procurement (Bestellungsmanagement & Connection Wizard)

  • Wie übermittle ich meine Bestellungen an crossinx?
    Die Übertragung an das System wird individuell für jeden Kunden eingerichtet und abgestimmt.

  • Werden Bestellungen und Bestellbestätigungen automatisch abgeglichen?
    Bestellungen, die an Lieferanten gesendet werden, müssen parallel in den x collector geladen werden. Die Lieferanten werden, falls noch nicht im System vorhanden, automatisch über die Bestellung und die eindeutige Lieferantennummer im System angelegt. Die Bestellbestätigungen werden bei Eingang in das System automatisch den vorhandenen Bestellungen zugeordnet, indem Positionen auf Basis verschiedener Felder (z.B. Artikelnummer oder Bestellposition) zugeordnet werden können. Wenn die passende Bestellung nicht gefunden wird oder einzelne Positionen einer Bestellbestätigung nicht zugeordnet werden können, wird die Bestellbestätigung in der Bestellzuweisung angezeigt.

  • Muss ich Bestellungen und Bestellbestätigungen selbst abgleichen?
    Wird eine Bestellbestätigung in der Bestellzuweisung angezeigt, kann der Bearbeiter die Zuordnung der Positionen manuell vornehmen. Am Status der Positionen erkennt man, welche Positionen zugewiesen wurden und welche nicht. Für Positionen mit Status „Positionszuordnung fehlgeschlagen“ kann die manuelle Zuweisung vorgenommen werden.

  • Wie erfahre ich, welche Bestellbestätigungen nicht automatisch abgeglichen wurden?
    Die Liste der Bestellbestätigungen zeigt standardmäßig nur die Bestellbestätigungen, bei denen die Positionszuordnung unvollständig ist. Wurden alle Positionen zugeordnet, so wird diese Bestellbestätigung nicht mehr angezeigt und die nächste Bestellbestätigung kann gewählt und bearbeitet werden. Über den Statusfilter können auch die bereits bearbeiteten Dokumente angezeigt werden.

  • Wie kann ich Bestellungen und Bestellbestätigungen selbst abgleichen?
    Über das Workflow-Menü gelangt man zum Bestellungsmanagement. Hier werden alle Bestellungen angezeigt, die im Positionsabgleich Abweichungen in den Feldern Menge, Einzelpreis oder Liederdatum aufweisen. Durch Auswählen einer Bestellung öffnet sich die Detailansicht und die Bearbeitung und Prüfung der Abweichungen kann durchgeführt werden.

    • Um die Bestellung zu bearbeiten, muss sie zunächst in Arbeit gesetzt werden.

    • Die abweichenden Werte werden rot dargestellt und können nun entweder akzeptiert oder ignoriert werden.

    • Mit „Exportieren und Fertigstellen“ wird die Bestellung abgeschlossen und kann nicht erneut bearbeitet werden.

  • Welche Dokumentarten können mit dem Connection Wizard gemappt werden?
    Connection Wizard erlaubt Ihnen Rechnungen, Bestellungen, Bestellbestätigungen und zukünftig Lieferscheine zu markieren. Die Verwendung ist ausschließlich für das Live-System vorgesehen.

  • Wie funktioniert Connection Wizard?
    Die Connection Wizard Funktion erlaubt Ihnen Informationen in PDF-Lieferantendokumente zu markieren (Markup Prozess). Es müssen mindestens 3 Belege pro Lieferant hochgeladen werden. Umlaute im PDF-Belegnamen sind nicht erlaubt und Zwischenspeichern ist derzeit noch nicht möglich. Nachdem der Markup Prozess vollständig ausgeführt wurde, wird ein PDF-Mapping-Template für diesen Lieferant erstellt. Weitere Belege werden anhand dieses Mapping ausgelesen. Bitte beachten Sie, dass Connection Wizard nur bei einer 100% Anzeigeskalierung funktioniert.

Kontakt

Haben Sie noch offene Fragen oder benötigen Sie unsere Unterstützung? Dann schreiben Sie uns per E-Mail an support.de@crossnet-crossinx.com oder über unser Kontaktformular, wir helfen Ihnen gerne weiter!

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