x channel - FAQ

Die Umbenennung unserer Produkte als Teil der Produktfamilie der Unifiedpost Group ist erfolgt. Unser Produkt x channel wurde umbenannt und erhält einen neuen Namen - Channel.

1. Allgemein

• Für wen ist x channel geeignet? *
  x channel richtet sich an alle, die digitale Rechnungen an eigene Kunden, an im crossinx-Netzwerk registrierte Empfänger oder an die öffentliche Verwaltung senden möchten. Mit x channel haben Sie die Möglichkeit, den Rechnungsausgangsprozess effizient und kostengünstig zu steuern.

  
  * Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

• Welche technischen Voraussetzungen sind für die Nutzung notwendig?
  x channel ist eine Cloud-basierte Anwendung. Sie benötigen für die Nutzung demnach lediglich eine funktionierende Internetverbindung und einen aktuellen Browser. Sie übergeben uns Ihre Rechnungen als PDF oder als strukturierten Datensatz und wir konvertieren sie in das Wunschformat Ihres Kunden.

• Wo werden meine Daten gespeichert?
  Die Daten werden ausschließlich in Deutschland gehostet und unterliegen damit dem Datenschutzgesetz der Bundesrepublik Deutschland bzw. der EU-Datenschutz-Grundverordnung.

• Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung?
  Zugriff auf das Portal ist bis zum Stichtag der Kündigung gewährleistet. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Rechnungen vor dem Sperren des User-Accounts herunterzuladen und Ihre aufbewahrungspflichtigen Rechnungen im eigenen System zu archivieren. crossinx wird alle Rechnungen nach Erreichen des Kündigungsdatums löschen.

• Welche Kosten fallen für die Nutzung von x channel an?
  Unseren Service für elektronische Ausgangsrechnungen können Sie bereits ab einer einmaligen Einrichtungsgebühr von 950€ und einer monatlichen Grundgebühr von 39€ nutzen. Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch unter 069 4800 6510.

2. Registrierung/Anmeldung

• Wie erfolgt die Registrierung?
  Nach Vertragsabschluss wird durch das crossinx-Projektteam die einmalige Aktivierung auf der Versandseite durchgeführt und geprüft. Sobald Ihre Registrierung erfolgt ist, erhalten Sie von uns eine Mail. Sie können sich nun als bereits registrierter Benutzer im x channel anmelden.

• Ich bin nicht der Hauptnutzer, ist es möglich, später noch weitere Nutzer hinzuzufügen?
  Nach der Registrierung können beliebig viele weitere Benutzer unter „Einstellungen > Benutzer“ hinzugefügt werden.

• Wie viele Nutzer kann ich anlegen?
  x channel ist nicht lizenzgebunden, Sie können so viele Benutzer anlegen, wie Sie benötigen.

• Ist es möglich die Admin-Rechte des Hauptnutzers zu übertragen?
  Alle x channel-Benutzer haben Admin-Rechte.

• Ich kann das Captcha in der Registrierung nicht lesen, gibt es eine akustische Version?
  Eine akustische Version des Captchas existiert leider nicht. Sollten Sie Probleme beim Entziffern haben, kann über den Button „Update“ ein neues Captcha generiert werden.

• Wo finde ich die Nutzungsbedingungen?
  Die Nutzungsbedingungen finden Sie hier: Allgemeine Geschäftsbedingungen

• Wie kann ich mein Passwort ändern?
  Das Passwort kann jederzeit unter „Einstellungen > Benutzer“ geändert werden. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses auf der Login-Seite zurücksetzen.

• Wozu muss ich meine Bankdaten hinterlegen?
  Mindestens eine Bankverbindung ist für Ihr Setup notwendig. Diese wird zur Rechnungsstellung von crossinx zu Ihnen verwendet und ggf. zur Anreicherung an Ihre Rechnungsempfänger.

3. Mein Netzwerk

• Wie füge ich neue Kunden hinzu?
  Sollten Sie Privat- oder Firmenkunden selbst anlegen wollen, dann verwenden Sie bitte die Quicklinks „Kunde hinzufügen“ oder „Kunden importieren“. Über den Quicklink „Netzwerk durchsuchen“ können Sie Ihre Kunden im crossinx-Netzwerk über die Eingabe des Firmennamens suchen und eine Registrierungsanfrage senden.

• Welche Angaben werden bei der Neuanlage von Kunden benötigt?
  Für die Neukundenanlage brauchen Sie die Kundennummer und die Kontaktdaten inkl. Adresse der Firma.

• Wie funktioniert der automatische Import von Kundenstammdaten?
  Unter „Netzwerk > Kunden importieren“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kundenstammdaten zu importieren. Am besten nutzen Sie hierfür die Beispieldatei, die den geforderten Aufbau enthält. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der ausführlichen Anleitung, die unter „Netzwerk > Kunden importieren > Anleitung“ zu finden ist.

• Können Angaben im Nachhinein verändert werden, wie beispielsweise Versandangaben?
  Individuelle Versandangaben können in Ihrer Kundenverwaltung eingerichtet werden. Gehen Sie hierfür auf „Netzwerk > Kunden“ und wählen Sie Ihren Kunden aus. Auf der rechten Seite klicken Sie im Tab „Vorgaben Versand“ auf „Ändern“, um die Versandmöglichkeiten zu aktivieren und entsprechend zu ändern. Sobald Sie die Versandvorgaben geändert haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Speichern“.

• Wie finde ich meine Kunden im Netzwerk?
  Über den Quicklink „Netzwerk durchsuchen“ können Sie Ihre Kunden über die Eingabe des Firmennamens suchen. Sobald Sie Ihre Kunden gefunden haben, können Sie Ihnen eine Registrierungseinladung senden, indem Sie auf den „Registrieren“-Button drücken. Damit öffnet sich auf der rechten Seite ein neues Fenster, dort wählen Sie bitte nochmal „Registrieren“ aus.

4. Kampagnen

• Wofür erstelle ich Kampagnen?
  Ziel einer Kampagne ist es, Ihre Papierrechnungsempfänger darüber zu informieren, dass Sie auf papierlosen Rechnungsversand umstellen möchten. Kampagnen können per Post oder per Mail versandt werden, der Kampagnentext ist von Ihnen individualisierbar.

• Wie erstelle ich eine Kampagne?
  Über dem Menüpunkt „Dashboard“ > Quicklink „Kampagne“ oder dem Menüpunkt „Kampagnen“ gelangen Sie zu den Kampagneneinstellungen. Hier können Sie den Kampagnentyp auswählen und ein Anschreiben gestalten, das per Post über unseren Druckdienstleister oder alternativ per E-Mail geschickt wird.

• Nach welchen Kriterien kann ich meine Kunden für die Kampagnen selektieren?
  Zielgruppen für Kampagnen können anhand von Attributen oder Anzahl Rechnungen definiert werden. „Attribute“ und „Anzahl Rechnungen“ bezeichnen Werte, die Sie Ihren Kunden selbst zuordnen können. Wählen Sie die entsprechenden Kriterien aus, um die Zielgruppen durch den Button „Firmen suchen“ zu bestimmen.

• Welche Erfolgskontrollen gibt es?
  Durch „Kampagnen > Übersicht“ haben Sie die Möglichkeit den aktuellen Stand und die Ergebnisse Ihrer Kampagnen zu prüfen. (Die Anzahl der betroffenen Kunden, die auf der Kampagne reagiert haben, wird auch als Prozentwert angezeigt.)

• Wofür benötige ich eine Landingpage?
  Die Landingpage ist eine Webseite, die Ihre Firmenpräsentation enthält. Kunden, die im Zuge einer Kampagne eine Benachrichtigung erhalten haben, können sich hier für den papierlosen Rechnungseingang registrieren. Die Versandoption für registrierte Kunden wird auf „E-Mail PDF“ umgestellt. Die nächste Rechnung wird nicht mehr gedruckt, sondern direkt per E-Mail zugestellt.

5. Dokumente

• Welche Dokumente und Anlagen kann ich versenden?
  x channel erlaubt Ihnen Rechnungen und Stammdaten hochzuladen. Über den erweiterten Modus gibt es die Möglichkeit zusätzlich zum Hauptdokument Dateianlagen (Bestellungen, Lieferscheine, Arbeitsnachweise) in den Formaten JPEG, PNG, TIFF oder PDF hochzuladen. Die maximale Dateigröße beträgt 15MB. Rechnungen können auch per E-Mail an crossinx übertragen werden. Beim Versand per E-Mail müssen Anlagen in der PDF-Rechnung integriert werden. Separate Anlagen, die per E-Mail übertragen werden, können von crossinx nicht verarbeitet werden. Bei der Übertragung achten Sie bitte darauf, dass E-Mails, die mehr als eine Rechnung enthalten, abgelehnt werden.

• Welche Formate werden unterstützt?
  Per E-Mail können Sie Dokumente per PDF übermitteln, per Upload stehen Ihnen weitere Formate zur Verfügung, wie IDOC, Edifact, XML, CSV, ZUGFeRD (aktuelle Version) und XRechnung (aktuelle Version). Weitere individuelle Formate können gerne mit unserem Projektteam besprochen werden.

• Welche Angaben muss meine Rechnung enthalten?
  Rechnungen müssen mehrwertsteuerkonform sein und formalen Kriterien sowie gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Pflichtangaben sind in §14 (4) UStG genau definiert. Es sollte sichergestellt sein, dass alle an crossinx übermittelten Rechnungen eine Kundennummer enthalten. Die Kundennummer gilt als Routing-Element und ermöglicht den Rechnungsversand an den richtigen Empfänger.

• Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?
  Unser Support-Team hat die Produktivumgebung im Blick – falls Sie Angaben vergessen haben, oder sonstige Probleme auftreten, werden wir mit Ihnen in Verbindung treten.

• Sind die Rechnungsvorgaben für Kunden individualisierbar?
  Empfängerabhängig sind individuelle Pflichtangaben innerhalb der Rechnung möglich. Bitte informieren Sie sich im Voraus über die von Ihren Kunden bestehenden Validierungsregeln.

• Wo finde ich den Status meiner Dokumente? (Beispiel XRechnung Landesportal)
  Der Status Ihrer Dokumente kann im x channel-Portal unter dem Menü „Dokumente“ überprüft werden. Bitte achten Sie darauf, dass dieser Status die Dokumentenverarbeitung und -übertragung innerhalb des crossinx-Systems bezeichnet. Um den aktuellen Status Ihrer versendeten Dokumente zu prüfen, empfehlen wir Ihnen, diesen direkt bei den unterschiedlichen Empfängern, Portalen / Bundesbehörden anzufragen.

• Warum sehe ich meinen gesendeten Beleg nicht?
  Rechnungen, die nicht im x channel-Portal unter dem Menüpunkt „Dokumente“ zu finden sind, sind entweder noch in Bearbeitung oder sind innerhalb des Verarbeitungsprozesses bei crossinx fehlgeschlagen. Die crossinx-Produktivumgebung wird jedoch ständig überwacht. Wir werden eventuelle technische Fehler kurzfristig beheben oder Sie über notwendige Änderungen zum Rechnungsinhalt informieren.

• Was mache ich, wenn ich eine falsche Rechnung gesendet habe?
  Sollte die falsche Rechnung den Empfänger noch nicht erreicht haben, können wir die Duplikatsprüfung aufheben und Sie können die korrigierte Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt übertragen. Sollte die fehlerhafte Rechnung den Empfänger bereits erreicht haben, muss eine Rechnungskorrektur vorgenommen und eine neue Rechnung (mit neuer Rechnungsnummer) erstellt werden.

• Ich habe Kunden, die ausschließlich papierhafte Rechnungen annehmen – kann ich diese über den x channel erreichen?
  Je nach gewählter Versandeinstellung im x channel, wird die Rechnung für den entsprechenden Kunden entweder gedruckt, als PDF-Datei per E-Mail oder in anderem digitalen Format über den gewünschten Übertragungsweg an den Kunden übermittelt. Die Versandvorgaben „Versand durch Druckservice“ können Sie unter „Netzwerk > Kunden > Kunde auswählen > Vorgaben Versand“ einstellen.

6. Rechnungsübermittlung an crossinx

• Wie übermittle ich die Dokumente an crossinx?
  Sie können Ihre Rechnungen entweder manuell über das x channel-Portal hochladen oder diese über E-Mail, Document Manager oder weitere Übertragungsprotokolle an crossinx übermitteln.

• Welche Protokolle werden unterstützt?
  Bei der Übermittlung der Rechnungsdaten vom Versender zu crossinx soll sichergestellt werden, dass die Übertragung über einen sicheren Kanal erfolgt. crossinx bietet unterschiedliche Lösungen an, die Integrität und Authentizität gewährleisten, wie AS2, E-Mail / Upload, HTTPS (POST Methode), OFTP, SFTP, Web Services, Document Manager. Einschränkungen und Details entnehmen Sie bitte den entsprechenden Protokollbeschreibungen.

• Wer darf Rechnungen über crossinx versenden?
  Der Rechnungsversand und -upload an crossinx ist auf whitegelisteten E-Mail-Adressen und Benutzer beschränkt. Sollten Sie mehrere Mitarbeiter als Benutzer angelegt haben, so sind diesen Uploadrechte zugeteilt. Weitere whitegelistete E-Mail-Adressen können im x channel unter „Einstellungen > E-Mail Adressen > Versand E-Mail Adressen um meine Rechnungen an crossinx zu übertragen“ hinzugefügt werden.

7. Rechnungsversand an Kunden

• Welche Rechnungsformate können versandt werden?
  crossinx unterstützt folgende strukturierte Dokumentenformate für den Versand an Ihre Kunden:

  • PDF

  • Standard Format Edifact D.01A

  • Standard Format SAP XML IDOC INVOIC02

  • Standard Format CSV

  • Standard Format XML

  • XRechnung (aktuelle Version)

  • ZUGFeRD (aktuelle Version)

    Zudem können Sie unseren Druckservice für den papierhaften Versand an einzelne Kunden nutzen.

• Können Portale, z.B. das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE), adressiert werden?
  Ja, Sie können Portale der öffentlichen Verwaltung (wie ZRE oder OZG-RE) per E-Mail adressieren. Zusätzlich bietet x channel PEPPOL-Verbindung zu den öffentlichen Portalen in Deutschland an. Sollten Sie Interesse an dem internationalen Rechnungsversand haben, dann weisen wir Sie auf unsere individuelle Lösung „i channel“ hin. Diese unterstützt den Rechnungsversand an:

  • PEPPOL international: Belgien, Frankreich, Kroatien, Niederlande, Österreich

  • Europäisches Clearance System: Italien

  • Nordic Reach: Dänemark, Finnland, Norwegen, Schweden

  • Internationale Clearance System: Argentinien, Brasilien, Chile, Costa Rica, Ecuador, Guatemala, Kolumbien, Mexiko, Peru, Türkei, Uruguay
    
    Sollten Sie bei der Digitalisierung Unterstützung brauchen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne können Sie das untenstehende Kontaktformular für Ihre Anfragen verwenden.

• Wie lautet meine Versand-E-Mail-Adresse?
  Ihre Versand-E-Mail-Adressen legen Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen > E-Mail Adressen“ fest. Zwei Arten von Versand-E-Mail-Adressen können definiert werden:

  • Eine Versand-E-Mail-Adresse mit der die Rechnungen an Ihre Kunden geschickt werden. Die Domäne der E-Mail-Adresse endet immer auf @xmail.crossinx.com.

  • Eine oder mehrere Versand-E-Mail-Adressen mit denen Sie Ihre Rechnungen an unser System verschicken.

• Können Kunden auf die Versandmail antworten?
  Sollten Kunden auf Ihre Versand-E-Mail-Adresse antworten, wird crossinx die Kundenanfrage an Ihre „Antwort-E-Mail-Adresse“ weiterleiten. Wir empfehlen Ihnen eine echte E-Mail-Adresse unter dem Menüpunkt „Einstellungen > E-Mail Adressen > Antwort-E-Mail-Adresse“ einzugeben, um eventuelle Kundenantworten zu erhalten.

• Sind Texte der Versandmails individualisierbar?
  Versandmails können entweder generell oder kundenspezifisch gestaltet werden. Für den individuellen E-Mail-Aufbau können Sie den gewünschten Kunden unter dem Menü „Netzwerk > Kunden“ markieren und eine Versand-E-Mail-Nachricht im Menü „E-Mail Texte“ gestalten.

• Welche Versandmöglichkeiten und welche Übertragungswege gibt es?
  x channel bietet eine Vielzahl an Versand- und Übertragungswegen an:

  • E-Mail / Upload

  • Document Manager

  • Lokaler Ausdruck + Selbstversand

  • Ausdruckservice (optional)

  • SFTP (optional)

  • AS2 (optional)

  • OFTP 2 (optional)

  • HTTP Post (optional)

  • Standard oder individueller Webservice (optional)

  • Peppol national: Bundesportal, OZG-RE (optional)

  • Roaming VeR und EESPA Standard (optional)

8. Archiv

• Wer kann auf das Archiv zugreifen?
  Alle Benutzer mit Zugriff auf das x channel-Portal können die Dokumente selbst herunterladen und lokal archivieren. Eine Archiv-Rückübermittlung per E-Mail oder einem anderen Protokoll ist für x channel möglich. crossinx überträgt die archivierten Dokumente via des von Ihnen ausgewählten Rückübermittlungs-protokolls. Alle Mitarbeiter, die Zugriff auf die Archiv-Rückübermittlungs-E-Mail-Adresse haben, oder die über Zugangsdaten zum ausgewählten Protokoll verfügen, können auf das Archiv zugreifen.

• Wie lange werden meine Dokumente archiviert?
  Rechnungen müssen im Original 10, bzw. 11 Jahre aufbewahrt werden. crossinx bietet folgende Möglichkeiten zur Archivierung der Dokumente an:

  • Kurzzeit Archivierung - 3 Monate (inklusive)

  • Mittlere Archivierungszeit - 1 Jahr (zubuchbar)

  • Langzeitarchivierung - 11 Jahre (zubuchbar)

    Die Mittlere- und Langzeitarchivierung können unter „Einstellungen > Mein Konto > Archivfunktion hinzubuchen” zugebucht werden.

• Was passiert, wenn die Archivierungsdauer abgelaufen ist?
  Nach Ende der mit Ihnen vereinbarten Archivierungsfrist, haben Sie keinen Zugriff mehr auf die von Ihnen bei crossinx archivierten Dateien. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Rechnungen vor Ablauf der Frist herunterzuladen und Ihre aufbewahrungspflichtigen Rechnungen im eigenen System zu archivieren.