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Zertifizierte Lösungen „Made in Germany“
für die Öffentliche Verwaltung und deren Lieferanten

Europa-Garantie für Kommunen

Die XRechnung ist als Standard für die Öffentliche Verwaltung festgelegt. Zusätzlich müssen aber alle Formate, die der Europäischen Norm entsprechen verarbeitet werden. Was bedeutet das für Standards aus anderen Ländern? Muss auch ZugFeRD empfangen werden? Wie kann sichergestellt werden, dass auch alle zukünftigen Updates dieser Formate empfangen werden können? Der neue Standard PEPPOL ist auf Bundesebene bereits verpflichtend. Kommt diese Verpflichtung auch für Kommunen?

Mit der Europa Garantie von crossinx sind Sie sicher. Ohne Anpassung Ihrer bestehenden IT verarbeiten wir alle Standards, die heute verpflichtend sind und alle die noch kommen. Sie merken davon nichts. Nicht mal im Portemonnaie. Und wenn Lieferanten noch Papier oder PDF schicken helfen wir Ihnen auch…

Hier bekommen Sie weitere Informationen rund um unsere Services für und an die Öffentliche Verwaltung

Unser aktuelles Whitepaper gibt ausführliche zusätzliche Informationen rund um die gesetzlichen und technischen Anforderungen sowie den weiteren Zeitplan

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Hier finden Sie eine detailliertere Beschreibung der Lösung für den Rechnungs-empfang und deren Vorteile.

Rechnungseingang

Sie benötigen detaillierte Informationen zu den crossinx Lösungen für Kommunen? Unser Experte kontaktiert Sie gerne und stellt weitere Informationen zur Verfügung.

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Deutschland-Garantie für Lieferanten

Ab November können e-Rechnungen im Standard XRechnung an Bundesministerien geschickt werden. crossinx ist bereits im Pilotbetrieb dabei. Aber wie können elektronische Rechnungen auch an die Kommunen geschickt werden? crossinx hat bereits zahlreiche Verbindungen zu Kommunen und deren Rechenzentren. Darüber hinaus garantieren wir unseren Kunden, dass mit unseren Lösungen alle Einheiten in der Öffentlichen Verwaltung erreicht werden können.

Zusätzlich unterstützen wir Sie auch, wenn Sie keinen XRechnung Standard erzeugen können oder auch andere Anforderungen von Kunden erfüllen müssen bzw. noch Papierrechnungen verschicken.

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Case Studies

Erfahren Sie mehr über die Erfahrungen der Kommunen, die mit unserer Unterstützung bereits auf E-Invoicing umgestellt haben. Für weitere Informationen und eine individuelle Beratung steht Ihnen unser Team gern mit Rat und Tat zur Seite.

Stadtverwaltung Emsdetten auf dem Weg in die digitale Zukunft

Im Zuge des E-Government-Ausbaus der Stadt Emsdetten werden mehr und mehr Bereiche der Verwaltung digitalisiert und für die Zukunft gerüstet. Derzeit wird konkret an zwei Themenfeldern gearbeitet: digitale Rechnungen und digitale Akten.

Digitale Rechnungen und E-Rechnungen

Der Finanzbereich mit Steuern und Zahlungsabwicklung (Kasse) ist jetzt komplett digitalisiert. So nimmt die Stadt Emsdetten seit einiger Zeit auch Rechnungen in digitaler Form an. D.h. Rechnungen, die im PDF-Format an rechnung[ät]emsdetten.de gemailt werden, werden direkt in das Finanzsystem eingespielt. Transport- und Bearbeitungszeiten verkürzen sich damit erheblich. Die digitale Rechnung bietet jedoch nicht nur einen Zeitvorteil. Firmen und Unternehmen können so auch Portokosten sparen.

Darüber hinaus bietet die Stadtverwaltung Emsdetten in Kooperation mit dem Unternehmen crossinx eine Schnittstelle für den Eingang von E-Rechnungen an. Dabei werden Rechnungen direkt aus dem System des Rechnungsstellers über das System von crossinx in das Finanz- und Dokumentenmanagementsystem der Stadtverwaltung eingespielt.

Die hausinterne Bearbeitung der Rechnungen ist durch den Einsatz von Workflow-Komponenten deutlich effizienter geworden. Die Digitalisierung im Bereich Finanzen wurde mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems d.3 und mit Unterstützung durch die codia Software GmbH umgesetzt. Dabei wurde die bereits genutzte Finanzsoftware der Firma AB-Data sowie das Forderungsmanagementsystem avviso der Firma DATAteam eingebunden.

EU-weit werden übrigens aktuell von 33 Mrd. Rechnungen nur 10-15 % digital verschickt. Laut Europäischer Union sollen Rechnungen bis 2020 allerdings nur noch elektronisch versendet werden.

Digitale Akten

Auch die Digitalisierung der Akten der Stadt schreitet voran. So liegen z.B. bereits alle Akten der Grundbesitzabgaben sowie alle Wohngeldakten und die Personalakten in digitaler Form vor. Des Weiteren ist auch ein Großteil der Akten im Jugendamt digitalisiert. Bei Nachfragen müssen die Sachbearbeiter somit nicht mehr nach einer Akte suchen, sondern finden alle Vorgänge mit wenigen Klicks im System. Auskünfte können so viel schneller gegeben und meist direkt beantwortet werden. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen und die Reduzierung der Liegezeiten können darüber hinaus auch verwaltungsintern Prozesse optimiert und beschleunigt werden.

Darüber hinaus sind auch die Alarmakten für die Feuerwehr komplett digitalisiert und stehen den Feuerwehrmännern und –frauen im Brandfall auf den Einsatzfahrzeugen direkt und aktuell zur Verfügung.

Stadt Bad Hersfeld digitalisiert Rechnungsprozesse mit crossinx

crossinx, Anbieter von E-Invoicing und Finanzierungslösungen für die digitalisierte Financial Supply Chain, hat die Stadt Bad Hersfeld als neuen Kunden gewonnen. Die Kommunalverwaltung setzt gemeinsam mit crossinx die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse um. Damit möchte Bad Hersfeld-Bürgermeister Thomas Fehling seinem Ziel einer digitalisierten und vernetzten Kommune einen weiteren Schritt näherkommen.

Bad Hersfeld 4.0

Die Zusammenarbeit mit crossinx setzt an einer wichtigen Stelle an: Die Stadt Bad Hersfeld empfängt jedes Jahr bis zu 14.000 Rechnungen, die bisher einen enormen Verwaltungsaufwand verursacht haben. Um Kosten zu senken, aber auch um die Vision von „Bad Hersfeld 4.0“, der Digitalisierung von Politik und Verwaltung, zu verwirklichen, holte man sich mit crossinx einen erfahrenen Anbieter für digitale Rechnungsprozesse und Finanzierungslösungen an Bord. Ein weiterer Vorteil der elektronischen Rechnungsverarbeitung ist zudem, dass Ressourcen frei geworden sind, die nun an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden können. Die Einführung des neuen Systems und das Einrichten der Schnittstellen verliefen insgesamt reibungslos und zügig.

„Die Eingangsrechnungen werden täglich an crossinx weitergeleitet und uns nach der Bearbeitung als PDF inklusive strukturiertem Datensatz im ZUGFeRD-Format zur Verfügung gestellt. Einmal im Monat erhalten wir alle von crossinx gescannten Papierrechnungen zur Archivierung zurück”, erklärt Bürgermeister Thomas Fehling. „Das Einsparpotenzial ist enorm: Die Bearbeitungszeit für jede einzelne Rechnung hat sich halbiert. Außerdem entfallen Irrläufer und eine verspätete oder fehlerhafte Erfassung von Daten wird drastisch reduziert. Insgesamt ist der Verarbeitungsprozess deutlich verschlankt und um einiges wirtschaftlicher geworden und darüber freuen wir uns sehr. Einen Ausbau der Zusammenarbeit können wir uns nach den bisher gemachten Erfahrungen sehr gut vorstellen.“

Digitale Agenda: Umstellung auf kommunaler Ebene bis 2018 Pflicht

Die Digitalisierung der Eingangsrechnungen der Stadt Bad Hersfeld ist ein erster Schritt zur vollständigen Umstellung der Rechnungsprozesse. Diese ist nicht nur Wunsch des Bürgermeisters: Ab 2018 ist die Umstellung auf digitale Prozesse Pflicht für alle deutschen Kommunen.

„Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments bildet die treibende Kraft hinter der Umstellung auf E-Invoicing im öffentlichen Sektor“, sagt crossinx CEO Marcus Laube. „Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse könnten allein deutsche Kommunen bis zu 6,5 Milliarden Euro pro Jahr einsparen – ein Potenzial, das längst noch nicht ausgeschöpft wird, obwohl der Zeitpunkt zur gesetzlichen Umstellungsfrist immer näher rückt. Bad Hersfeld hat den ersten wichtigen Schritt zur Umstellung getan. Wir würden uns wünschen, dass noch mehr Kommunen die Zeichen der Zeit erkennen. crossinx wird jeder öffentlichen Verwaltung mit Rat und Tat zur Seite stehen, um eine vollständige Umstellung so unkompliziert und reibungslos wie möglich zu gestalten.“

Stadt Herford wählt crossinx als neuen Partner für e-Invoicing

Kommune setzt mit E-Invoicing Maßstäbe in Sachen Digitalisierung und Zu- kunftsfähigkeit

Frankfurt am Main, 06. November 2013 – Die Stadt Herford ist seit 2010 der Vorreiter in Sachen e-Invoicing unter den deutschen Kommunen und ermöglicht seither ihren Geschäftspartnern den rechtskonformen, elektronischen Austausch von Rechnungen. Nun hat sich die Stadt zum Ziel gesetzt, den Wechsel von der postalischen Rechnung hin zum elektronischen Empfang noch stärker zu beschleunigen und crossinx als neuen Partner ins Boot geholt. Die Zusammenarbeit mit dem Frankfurter Spezialisten für Cloud-basierte Services für die Financial Supply Chain wurde bereits im Juli 2013 vertraglich besiegelt; die technische Umsetzung realisierte crossinx mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe.

Lieferanten und Geschäftspartner jeglicher Unternehmensgröße und Branche können ihre Rechnun- gen ab sofort über die crossinx-Plattform elektronisch der Kommune zustellen. Die Stadt Herford kann so elektronische Rechnungen empfangen, archivieren und ohne Medienbruch im digitalen Workflow bearbeiten.

Kosten- und Zeiteinsparung bei Versender und Empfänger

Die Stadt Herford erhält rund 20.000 Rechnungen jährlich. Mit der Umstellung auf die elektronische Rechnung eröffnet sich ein beträchtliches Einsparpotenzial von 60 bis 70 Prozent pro Rechnung, da das Scannen der Dokumente, die manuelle Nachbearbeitung und damit auch die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten entfällt. Eine Papierbasierte Rechnung ist mit Kosten von bis zu 23 Euro pro Stück verbunden, rechnet man die gesamte Prozess- und Weiterverarbeitungskette mit ein.

„Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung ist für die Stadtverwaltung ein wichtiger Schritt, um Verwaltungsabläufe mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung schneller und kostengünstiger zu gestalten“, erläutert Jörg Hartmann, Leiter der Abteilung Kämmerei, Steuern und Stadtkasse in Herford.

Marcus Laube, Geschäftsführer der crossinx GmbH, ergänzt: „Der öffentliche Sektor ist mit Abstand der größte Rechnungssender- und empfänger und sollte mit gutem Beispiel vorangehen. Binnen sechs Jahren können durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor 39 Milliarden Euro gespart werden. Auch die Zugkraft für die Unternehmen, die in der Zusammenarbeit mit Behörden in der Umstellung auf E-Invoicing mitziehen, ist wirtschaftlich nicht zu unterschätzen. Wir freuen uns sehr, mit der Stadt Herford diesen zukunftsweisenden Wechsel von der Papier-basierten hin zur digitalisierten Rechnung mit voranzutreiben.“

Auch für die Lieferanten ergeben sich durch die Umstellung zahlreiche Vorteile: Der elektronische Rechnungsprozess gestaltet sich einfacher, preiswerter und deutlich schneller als die Papierrechnung. Bei Bedarf hat der jeweilige Lieferant auch die Möglichkeit, seine elektronischen Rechnungen für die Gesamtdauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht bei crossinx revisionssicher archivieren zu lassen. Hierbei behält er natürlich jederzeit Zugriff auf seine Dokumente.

Einfaches Prinzip durch digitalen Workflow

Das Prinzip ist simpel: Der Anwender registriert sich online und schreibt seine Ausgangsrechnung in der vorhandenen Lösung. Die Rechnung kann auch im PDF-Format oder beispielsweise über ein Word- oder Excel-Programm ohne Weiteres erstellt werden. crossinx nimmt alle Eingangsrechnungen formatunabhängig (z.B. auch ZUGFeRD, XML, Edifact, SAP Idoc) entgegen und überträgt sie über eine zentrale Schnittstelle an einen kommunalen Verteiler-Server, von dem aus die Daten wiederum zur weiteren Verarbeitung in die Finanzbuchhaltungssysteme der nordrhein-westfälischen Stadt eingespeist werden.