Login

Kennwort vergessen? | Noch kein Kunde?

 

Elektronische Eingangsrechnung

Egal welches Format eine Eingangsrechnung hat: Wir konvertieren jede Rechnung in Ihr Wunschformat.

Egal in welchem Format Sie Rechnungen von Ihren Lieferanten erhalten – crossinx stellt sämtliche Eingangsrechnungen über eine einzige Schnittstelle zur Verfügung. Die Rechnungen werden von uns formell überprüft und ergänzt, bevor Sie Ihre finale Freigabe erteilen. Das Ergebnis ist ein automatisierter, kosteneffizienter Rechnungsprozess und auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittenes Rechnungsdokument.
Wir stellen sicher, dass Sie immer die steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen, national wie international, denn wir kennen die Anforderungen in über 50 Ländern weltweit. All diese Vorteile können Sie nur nutzen, wenn Ihre Lieferanten mitspielen – und auch darum kümmert sich crossinx: Mit einem ausgeklügelten Kampagnen-Tool und einem spezialisierten Team holen wir alle an Bord. Zudem bestehen zu nahezu 100 Partnern weltweit Roaming-Verbindungen.

Hand 1

Vorteil 1

Kostenersparnis durch automatisierte Verbuchung und optimale Nutzung von Skonto

Hand 2

Vorteil 2

Alle Rechnungsdaten über eine Schnittstelle

Hand 3

Vorteil 3

Onboarding aller Lieferanten über Kampagnen oder das spezialisierte crossinx-Team

Hand 4

Vorteil 4

Tax compliance in über 50 Ländern weltweit – von Südamerika bis Asien

Hand 5

Vorteil 5

Roaming-Verbindungen weltweit

Funktionsweise elektronische Eingangsrechnung

Ihre Lieferanten senden ihre Rechnung als strukturierte Daten, als PDF oder in Papierform an crossinx. Dort werden sie konvertiert, überprüft, ergänzt, von Ihnen final freigegeben und auf Wunsch archiviert. Danach erhalten Sie Ihre individuelle elektronische Eingangsrechnung.

Elektronisch

Elektronischer Rechnungsempfang funktioniert dann, wenn Ihre Lieferanten mitmachen. Deshalb prüfen wir zusammen mit Ihnen, welche Ihrer Lieferanten schon zu unseren Bestandskunden zählen.

Lieferanten mit über 50 Rechnungen im Jahr werden von unserem Team kontaktiert und beraten. Zugeschnitten auf deren technischen Möglichkeiten, bieten wir verschiedene Dienste, um über crossinx elektronische Rechnungen zu verschicken. Jeder Lieferant wird registriert und vom Rechnungsempfänger ausdrücklich freigeschaltet. Das erhöht die Transparenz und die Sicherheit. Von da an werden alle rechnungsrelevanten Vorgänge durch crossinx abgewickelt.

Kleinere Lieferanten können die Rechnungen direkt über ein Webportal eingeben. Die dort vorgegebenen Pflichtfelder garantieren, dass nur vollständige Rechnungen eingereicht werden können.

Größere Unternehmen können die Standardformate ihrer Buchhaltungssysteme wie XML, XRechnung, CSV, Edifact oder PDF weiter verwenden und die Daten über verschiedene Wege wie Portal, Druckertreiber, SFTP, AS2 Web Services etc. übertragen. Andernfalls konvertiert crossinx die Daten nach individuellen Vorgaben. Nutzen Lieferanten andere Dienstleister, binden wir diese über standardisierte Roaming-Verfahren ein.

crossinx übernimmt für den Rechnungsempfang die komplette Kommunikation und das Onboarding Ihrer Lieferanten.

PDF

Ihr Lieferant sendet die PDF-Rechnung kostenfrei an Ihr E-Mail-Postfach bei crossinx. Da die Lieferanten vorab registriert und von Ihnen freigegeben sind, können wir die Echtheit der Rechnung sicherstellen.

Wir lesen die relevanten Daten aus dem PDF aus und übertragen sie als strukturiertes Datenformat an Sie. Falsche Dokumente wie z.B. Rechnungen, die den technischen Anforderungen nicht genügen, sortieren wir aus, fehlende Informationen auf der Rechnung melden wir dem Empfänger.

Papier

Papierrechnungsempfang ist rückläufig, die Zahl der Papierrechnungen wird abnehmen. Wieso also noch in Hardware, Software und Knowhow investieren, um diese einzuscannen und per OCR in editierbaren Text umwandeln zu lassen?

crossinx übernimmt das für Sie: die Daten internationaler Papierrechnungen können auf Kopf- und Positionsebene über OCR ausgelesen und automatisiert werden. Die manuelle Nachbearbeitung erfolgt durch ein spezialisiertes Team. Das Ergebnis ist ein PDF des Papieroriginals sowie ein beliebiges Datenformat zur maschinellen Weiterverarbeitung.

crossinx stellt sicher, dass Ihre Rechnungsprozesse elektronisch ablaufen, unabhängig davon, ob Ihre Lieferanten schon soweit sind oder nicht.

Workflow

Ein elektronischer Rechnungsworkflow und Freigabeprozess ist die Voraussetzung für eine optimierte Rechnungsbearbeitung. Der Aufwand für die Bearbeitung wird minimiert, die Transparenz beim Kreditorenmanagement erhöht und die Nutzung von Skonto verbessert.

Mit Hilfe unserer Cloud-basierten Rechnungsworkflow-Lösung werden gleichzeitig die Kosten für Hardware, hohe Lizenzkosten und Projekt- bzw. Schulungsaufwand vermieden. Zusätzlich kann der Service in Verbindung mit jedem ERP- und Buchhaltungssystem genutzt werden.

Alle eingehenden Rechnungen werden unabhängig vom Format über unser Portal zur Ansicht und Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Zentrale Administratoren prüfen die jeweilige Rechnung auf Vollständigkeit und ergänzen bei Bedarf Werte, wie z.B. Lieferantennummer, Sachkonto, Kostenstelle oder Bestellnummer. Die Ergänzung ist sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene möglich.

Anschließend können einzelne oder mehrere Rechnungen an die jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Über einen Link in der E-Mail erfolgt der direkte Zugriff auf die Rechnung im crossinx-Portal. Alle Mitarbeiter mit Freigabeberechtigung können vom Administrator im Portal hinterlegt werden und können die jeweiligen Stammdaten pflegen. Der Status jeder Rechnung wird in einer Übersicht angezeigt.

Nach vollständiger Bearbeitung der Rechnungen werden die Rechnungsdaten inklusive der Zusatzinformationen von crossinx als strukturiertes Datenformat und PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Somit kann im Anschluss die automatisierte Verarbeitung in einem beliebigen ERP System erfolgen.

Case Study

Der weltweit tätige ABB-Konzern ist führend in der Energie- und Automatisierungstechnik. Bei ABB Deutschland werden alle Dienstleistungen rund um das Thema Rechnungswesen von der ABB Business Services GmbH (BIS) erbracht. Im Sinne einer kontinuierlichen Effizienz-, Leistungs- und Qualitätssteigerung, setzt das Unternehmen beim Ausbau des elektronischen Rechnungsaustauschs auf die Zusammenarbeit mit crossinx.

Ausgangslage

Bis zur Einführung der neuen Lösung schickten die Lieferanten standardmäßig Papierrechnungen an ABB. Diese wurden gescannt und über Texterkennungssysteme in das ERP-System zur weiteren Bearbeitung durch die Kreditorenbuchhaltung überführt. Nur 6% der Rechnungen waren bis dahin digital. Das bis dato standardmäßige Verfahren schien für eine Steigerung dieses Wertes nicht geeignet, denn es war u.a. durch einen hohen manuellen Aufwand gekennzeichnet, brachte Zeitverzögerungen mit sich und bot insgesamt nur begrenzten Optimierungsspielraum. „Unser Ziel lautete, den Automatisierungsgrad des Prozesses zu erhöhen, um Kosten zu senken und Abläufe effizienter gestalten zu können“, so Franka Strache, Projektleiterin E-Invoicing ABB Deutschland. „Ferner ging es uns darum, die Datenqualität des bereits bestehenden E-Invoicings zu steigern und die Durchlaufzeiten zu verbessern, um z.B. den Skontoausnutzungsgrad zu erhöhen.“

Lösung

Mit externer Unterstützung wollte ABB eine reibungslose Umstellung fördern. „Für crossinx sprach vor allem, dass bereits eine Reihe von ABB-Lieferanten mit dem Frankfurter Unternehmen kooperierten“, sagt Strache. „Zudem verfügt crossinx über ein breites Netzwerk an internationalen Partnern, so dass wir bei einer künftigen Internationalisierung des elektronischen Rechnungseingangs von bestehenden Roaming-Abkommen profitieren können.“

Markus Laube, crossinx Gründer und CEO, ergänzt: „Die Lieferanten wurden zunächst über die jeweiligen Ansprechpartner des ABB-Einkaufs angesprochen. Wir übernahmen anschließend die technische Beratung der einzelnen Lieferanten. Die crossinx-Bestandskunden waren ohnehin bereits an Bord. Nach einer ABC-Analyse auf Basis des Belegvolumens, wurden im ersten Schritt die A- sowie diejenigen Lieferanten angebunden, die bereits mit uns zusammenarbeiteten.“

Ergebnis

„Durch den Ausbau von E-Invoicing wird der gesamte Rechnungseingangsprozess optimiert und die Automatisierungsquote der Buchungen erhöht. Dadurch spart ABB wertvolle Zeit und damit Kosten“, betont Jacqueline Sikora, Leiterin der Kreditorenbuchhaltung.

Der Einsatz von crossinx und die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit ABB machten sich bereits nach kurzer Zeit bezahlt: Der prozentuale Anteil digital eingehender Rechnungen hat sich im Vergleich zum Vorjahr verdoppelt.

Aufgrund der positiven Erfahrungen treibt ABB die Umstellung auf E-Invoicing weiter voran. Kontinuierlich werden neue Geschäftspartner angebunden. Dazu zählen auch erste Lieferanten aus dem europäischen Ausland.

„Unsere Kunden sitzen auf der ganzen Welt, unser Experte sitzt bei crossinx in der Wolke.“

Franka Strache, ABB Business Services GmbH
Das könnte Sie auch interessieren: