XRechnung oder ZUGFeRD?

Welche Datenformate erfüllen die Anforderungen an E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung?

Trotz der nahenden Verpflichtung der gesamten öffentlichen Verwaltung in Deutschland elektronische Rechnungen zu empfangen gibt es nicht nur offene rechtliche, sondern auch technische Fragen:

Welches Datenformat kann genutzt werden? Was sind die Unterschiede zwischen der XRechnung und ZUGFeRD?

Im Folgenden betrachten wir daher die Bestandteile sowie die Vor- und Nachteile der Datenformate.

Definition der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Bisher ist es in vielen europäischen Ländern gängige Praxis, elektronische Rechnungen als PDF-Format zu verschicken. Dies entspricht auch der sogenannten „Mehrwertsteuerrichtlinie“ (Richtlinie 2014/45/EG) nach der Rechnungen in beliebigen elektronischen Formaten verschickt werden können.

Im Rahmen der „Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2014/55/EU) wurden die Anforderungen allerdings konkretisiert. Seitdem werden nur noch Rechnungen als gültig betrachtet, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Das bedeutet, dass die Rechnungen automatisiert, maschinell auswertbar sein müssen, wie das beispielsweise bei Formaten wie XML, CSV und Edifact möglich ist.

Diese Definition bedeutet auch, dass für Menschen lesbare Formate wie PDF, TIFF oder JPEG nicht als gültige elektronische Steuerrechnungen akzeptiert werden. Um die Bearbeitung der Rechnungen beim Empfänger zu vereinfachen, ist es unter Umständen möglich zusätzlich zum strukturierten Format auch ein für Menschen lesbares Format zu ergänzen. Beachtet werden muss allerdings, dass dabei Vorschriften in Bezug auf die parallele Rechnungsstellung, d. h. die Erstellung von zwei oder mehr Rechnungen für ein und dieselbe Transaktion, eingehalten werden.

Bei der Wahl des strukturierten Datenformats ist darüber hinaus zu berücksichtigen, dass die Europäische Norm (EN 16931) eingehalten wird. In Deutschland sind das aktuell die Datenformate XRechnung 2.0 und ZUGFeRD 2.1.1. Beide sind mit der Norm kompatibel und vom deutschen IT-Planungsrat genehmigt.

Die europäische Norm als Basis für den technischen Standard in Deutschland

Nach jahrelanger Abstimmung zwischen der öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft hat man sich auf die europäische Norm als gemeinsamen europäischen Standard geeinigt. Die Veröffentlichung des Standards erfolgte über das Normungsinstitut CEN, dem europäischen Pendant des deutschen DIN. 

Der dort definierte Standard enthält alle Elemente, die eine elektronische Rechnung zwingend enthalten muss. Man spricht daher auch von einem semantischen Datenmodell für eine Basisrechnung. Diese Datenelemente müssen in allen nationalen Standards enthalten sein, um eine europaweite Interoperabilität sicherzustellen.

Außerhalb dieser Datenelemente können aber weitere Datenfelder ergänzt werden, um beispielsweise länder- oder branchenspezifische Besonderheiten abzubilden. Bereits heute zeichnet sich ab, dass es daher quasi in jedem Mitgliedssaat nationale Ausprägungen der Europäischen Norm geben wird. Dies muss dann durch eine sog. Core Invoice Usage Specification (CIUS) konkretisiert/ergänzt werden.

Damit entsteht die Herausforderung für den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber, dass er alle Ausprägungen der Europäischen Norm empfangen können muss. Dies gilt sowohl für die beiden Syntax-Definitionen der Norm als auch alle CIUS Varianten der Mitgliedstaaten und evtl. verschiedener Branchen.

Der Standard XRechnung für die öffentliche Verwaltung

Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat - zuständig für die Verwaltungsmodernisierung in der Bundesverwaltung – hat zusammen mit dem Bundesministerium für Finanzen und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) des Landes Bremen den Standard XRechnung in Deutschland festgelegt.

XRechnung wird künftig von der KoSIT betrieben, weiterentwickelt und fortgeschrieben. Er ist in der Version 2.0 (Stand: Juni 2020) veröffentlicht und entspricht der Europäischen Norm. Die XRechnung ist auf Bundesebene durch Veröffentlichung in der entsprechenden Rechtsverordnung als Standard festgelegt. Welcher Standard auf Landesebene bzw. von Kommunen vorgeschrieben wird ist nach wie vor unklar, da die jeweiligen Rechtsverordnungen noch nicht verabschiedet sind. Voraussichtlich müssen aber auch hier alle anderen Datenaustauschstandards, die mindestens die Basiselemente enthalten und damit der Europäischen Norm entsprechen akzeptiert werden.

Die XRechnung enthält neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben weitere Informationen, wie etwa die Lieferantennummer, eine Auftragskennnummer sowie insbesondere eine Leitweg-Identifikationsnummer. Die Leitweg-Identifikationsnummer ist im Rahmen des Steuerungsprojekts E-Rechnung entwickelt worden und ermöglicht eine Zuordnung der Rechnung zum zuständigen Bearbeiter beim Rechnungsempfänger. Allerdings gilt auch hier, dass die Nutzung in den verschiedenen Bundesländern unterschiedlich erfolgt und teilweise erst noch in der entsprechenden Rechtsverordnung festgelegt werden muss.

Die XRechnung im Praxistest

Als Leitorganisation der E-Invoicing-Branche hat es sich der Verband elektronische Rechnung (VeR) zur Aufgabe gemacht, die Umsetzung der elektronischen Rechnung in Deutschland zu fördern und zu unterstützen.

Dies gilt insbesondere auch für die anstehende Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung. Gerade die Herausforderungen für Millionen von Lieferanten, speziell kleinere Unternehmen und Mittelständler sollten getestet und so einfach wie möglich gestaltet werden.

Unterstützt von der zentralen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und dem Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat (BMI) hat der VeR deshalb ein umfangreiches Planspiel zur systematischen Erprobung der elektronischen Rechnungsstellung mit dem bevorzugten Standard XRechnung durchgeführt.

In dem mehrmonatigen Testaufbau sollten folgende zentrale Fragen für die Einführung der elektronischen Rechnung geklärt werden:

1. Vollständigkeit:
   Ist der Lieferant in der Lage alle erforderlichen Inhalte der Rechnung zu liefern und enthalten die Positionen alle Daten, die der Empfänger zur automatisierten Verarbeitung und Prüfung benötigt?

2. Semantik
   Versteht der Lieferant die Semantik der Rechnung, das heißt stehen die Informationen an der richtigen Stelle bzw. in den richtigen Feldern der Rechnung?

3. Technik
   Ist der Lieferant in der Lage, strukturierte Daten zu liefern und ist der Empfänger in der Lage, die Daten technisch zu verarbeiten?

4. Vertraulichkeit
   Welche Datenübertragung (z.B. E-Mail) nutzen die Lieferanten, um die Rechnung zu verschicken?

Für den Praxistest wurden heutige Papierrechnungen und Rechnungsprozesse von verschiedenen Kommunen bzw. öffentlichen Auftraggebern und deren Lieferanten untersucht. Dabei wurde insbesondere überprüft, ob die Rechnungsinhalte dem XRechnung-Standard genügen.

Es hat sich allerdings schnell herausgestellt, dass sowohl die manuellen Prozesse als auch die rechnungsstellenden Systeme bei vielen Lieferanten angepasst werden müssen, um die Anforderungen zu erfüllen. Allerdings wäre es bei ca. 70% der Belege möglich mit Hilfe eines Dienstleisters die Daten in der nötigen Form aufzubereiten und eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen.

Bei ca. 30% der Belege müsste aber zwingend eine Anpassung des manuellen Rechnungsprozesses oder des entsprechenden Buchhaltungssystems erfolgen. Beispielsweise kann es erforderlich sein, dass der Rechnungssteller seine bisherige Darstellung von Rabatten/Abschlägen anpassen muss. Zudem müssen Sammelrechnungen zukünftig in viele Einzelrechnungen aufgeteilt werden, wenn alle wesentlichen Informationen auf Positionsebene strukturiert übermittelt werden sollen.

ZUGFeRD – die aktuellen Entwicklungen

Die ursprüngliche Version von ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) 2014 veröffentlicht. Noch vor der Entwicklung der Europäischen Norm sollte ein Standard-Datenformat geschaffen werden, das es insbesondere auch kleinen und mittelständischen Unternehmen erlaubt elektronische Rechnungen auszutauschen.

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein sogenanntes hybrides Datenformat, da es sowohl strukturierte Daten als auch ein Sichtformat beinhaltet. Eine PDF/A-3 Datei bildet das Sichtformat und ist gleichzeitig der Träger für die XML Daten, die vom Empfänger automatisiert ausgelesen werden können. Die steuerrechtlich relevanten Angaben der Rechnung müssen in beiden Versionen identisch sein.

In enger Zusammenarbeit mit dem französischen Forum (Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques) wurde die aktuelle Fassung 2.1.1 von ZugFeRD entwickelt, die weitgehend dem französischem Standard Factur-X 1.0 entspricht. Die neue ZugFeRD Version wurde am 01. Juli 2020 veröffentlicht. Da die neue Version kompatibel zur Europäischen Norm ist kann es für den Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung genutzt werden. Folgende Korrekturen im Vergleich zur Version 1.0 wurden vorgenommen:

1. Die Aktualisierung von Codelisten (siehe hierzu auch die Dokumentation auf der Internetseite der Europäischen Kommission),

2. Korrekturen bei einzelnen Kardinalitäten und der Zuordnung von Elementen zu einzelnen Profilen sowie

3. Anpassungen, um ZUGFeRD 2.0 und Factur-X weiter aneinander anzugleichen.

Aktuell wird bereits an der nächsten Version von ZUGFeRD gearbeitet. In diesem Release sollen der französische und der deutsche Standard vollständig angeglichen werden. Davon sind die folgenden Felder betroffen:

• In der PDF-Datei: Anpassungen des XML-Dateinamens, des XMP-Erweiterungsschemas und der Metadaten

• In der XML-Datei: Anpassungen in der Spezifikationskennung

ZUGFeRD 1.0 unterstützte bisher die Profile BASIC, COMFORT und EXTENDED. Durch die Zusammenführung mit der französischen Norm sind zwei zusätzliche Profile (MINIMUM und BASIC WL) in ZUGFeRD 2.0 ergänzt worden. Diese beiden Profile stellen in Deutschland keine vollständigen Rechnungen im steuerrechtlichen Sinne dar und können daher lediglich als Buchungshilfe genutzt werden.

Hier einige fachliche Beispiele für die Unterschiede zwischen den beiden Versionen:

• Bis zum COMFORT-Profil muss eine Rechnung sich immer nur auf genau eine Bestellung beziehen. Ist dies nicht der Fall, muss auf das EXTENDED-Profil zurückgegriffen werden.

• In ZUGFeRD 2.0 wird bis zum Profil EN 16931 (COMFORT) nur die Steuerart „Umsatzsteuer“ mit dem Code „VAT“ unterstützt. Sollen andere Steuerarten angegeben wie beispielsweise eine Versicherungssteuer oder eine Mineralölsteuer werden, müssen Sie das EXTENDED Profil nutzen.

Rechnungsstellung leicht gemacht

Die verschiedenen technischen Anforderungen im eigenen Rechnungsprozess zu berücksichtigen stellt viele Unternehmen vor ungeahnte Herausforderungen.

Oft sind auch die genutzten Buchhaltungssysteme nicht ausreichend auf die neuen technischen Standards für E-Rechnungen vorbereitet.

Zudem handelt es sich nicht nur um die Erstellung eines Datenformats. Je nach Kommune oder Landesportal kann es verschiedene Übertragungswege und inhaltliche Anforderungen (Stichwort Leitweg-ID) geben.

Alternativ unterstützt crossinx mit den verschiedenen Services für Ausgangsrechnungen die Anbindung an die öffentliche Verwaltung. Mit unserer Deutschland-Garantie stellen wir sicher, dass sie alle Kommunen mit elektronischen Rechnungen bedienen können.