VAT in the Digital Age:

Die Europäische Kommission (EC) hat die Verabschiedung des neuen Pakets "VAT in the Digital Age – ViDA" angekündigt, das eine obligatorische innergemeinschaftliche elektronische Rechnungsstellung und eine obligatorische digitale Meldung von Business-to-Business-Rechnungen fordert.

Die geplanten Maßnahmen wurden von der EC am 8. Dezember 2022 in der MwSt.-Richtlinie 2006/112/EC angekündigt, in der Sektion "Digitale Meldepflichten 2025-2028 (digital reporting requirements 2025-2028)” werden diese detailliert beschrieben. Die EU-Richtlinie zielt darauf ab, Milliarden von Mehrwertsteuerbeträgen wieder einzufordern, die jedes Jahr durch gefälschte Rechnungen und missbräuchliche MwSt.-Forderungen verloren gehen. Das neue Maßnahmenpaket der EC wird den Mitgliedstaaten helfen, die von den Unternehmen berechnete und die geforderte MwSt. in Echtzeit nachzuweisen.

Was bedeutet dies für die Unternehmen in den europäischen Mitgliedstaaten, die noch nicht mit elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) arbeiten? Es ist an der Zeit, von Papier- und PDF-Rechnungsprozessen auf elektronische, strukturierte Formate umzusteigen!

Anforderungen an die digitale Berichterstattung: Was wurde angekündigt?

Die MwSt-Richtlinie 2006/112/EG enthält zwei Abschnitte, die europäische Unternehmen und ihre Rechnungsstellungsprozesse betreffen:

1. 1. Obligatorische innergemeinschaftliche elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing)

2. 2. Obligatorische innergemeinschaftliche digitale Meldepflicht zwischen Unternehmen (B2B)

Was bedeutet dies für die Unternehmen?

Obligatorisches innergemeinschaftliches E-Invoicing

Die Richtlinie sieht vor, dass alle Unternehmen bis 2028 in der Lage sein müssen, im innergemeinschaftlichen Handel elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und auszustellen, die der europäischen Norm für den elektronischen Rechnungsaustausch (EN 16931) entsprechen. Es gibt jedoch keine Vorschriften dafür, wie die Rechnungen zwischen einem Lieferanten und einem Käufer ausgetauscht werden sollen.

Die bestehenden Vorschriften sehen vor, dass die Ausstellung elektronischer Rechnungen von der Akzeptanz durch den Empfänger abhängt. Diese Anforderung hinderte die Mitgliedstaaten daran, die elektronische Rechnungsstellung verbindlich einzuführen. Die neue Richtlinie ändert diese Bedingungen, indem sie das E-Invoicing als Standardmethode für die Rechnungsstellung vorschreibt. Dem Vorschlag zufolge können die Mitgliedstaaten entscheiden, ob sie die elektronische Rechnungsstellung auch für inländische B2B-Transaktionen verpflichtend vorschreiben wollen oder nicht, unter der Voraussetzung, dass das strukturierte Format dem europäischen Standard entspricht. Clearing-Systeme, bei denen eine vorherige Validierung der Rechnung durch die Steuerbehörden vor der Übermittlung an den Kunden erforderlich ist, fallen nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie.

Dennoch müssen die Mitgliedstaaten, die bereits über obligatorische elektronische E-Invoicing-Systeme verfügen, ihre Anforderungen an die Meldepflicht bis 2028 an die europaweit gültige Norm anpassen.

Obligatorische innergemeinschaftliche digitale Meldepflicht zwischen Unternehmen (B2B)

Ab 2028 müssen alle Unternehmen ihre innergemeinschaftlichen B2B-Rechnungen digital melden. Ziel dieses Teils der Richtlinie ist es, die Meldepflichten zu verbessern und so die Chancen der Digitalisierung zu nutzen. Daraus entstehen Möglichkeiten wie die Verbesserung der MwSt.-Erhebung aus Sicht der Steuerbehörden und die Verringerung des Verwaltungsaufwandes und der Kosten für die Unternehmen.

Was bedeutet dies für Unternehmen? Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, jede einzelne innergemeinschaftliche B2B-Rechnung innerhalb von zwei Tagen nach der Ausstellung digital zu melden.

Viele Mitgliedstaaten, die diesen Teil der Richtlinie einführen wollen, werden möglicherweise das E-Invoicing nutzen wollen, um die Anforderungen an die digitale Meldung zu erfüllen. Die nationalen Steuerverwaltungen werden die Daten über ein neues IT-System austauschen, sodass die von den Unternehmen übermittelten Meldungen nicht mehr erforderlich sind. Das bedeutet, dass die Unternehmen eine strukturierte E-Rechnung erstellen müssen, die entweder zu Berichtszwecken an eine zentrale Regierungsplattform gesendet wird, oder dass der E-Invoicing-Anbieter des Unternehmens die relevanten Informationen aus der Rechnung an die Regierung weiterleiten kann. Letztere Umsetzung bedeutet für Unternehmen keinen zusätzlichen Aufwand.

Für die elektronische Rechnungsstellung gibt es viele verschiedene Formate und Modelle, die in der Regel von den Steuerbehörden der einzelnen Mitgliedstaaten vorgegeben werden. Die neue EU-Richtlinie schreibt nicht vor, welche Formate und Modelle verwendet werden müssen, solange sie der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen und deren Interoperabilität gewährleisten.

Was ist das Ziel der neuen Richtlinien?

Das Hauptziel besteht darin, die europäische MwSt.-Lücke zu schließen, die sich derzeit in allen Mitgliedstaaten auf mehrere Milliarden Euro beläuft. Durch die Meldung jeder einzelnen innergemeinschaftlichen Rechnung können die Mitgliedstaaten die erklärte und die erwartete Mehrwertsteuer nachweisen. Dies verringert die Zahl der missbräuchlichen Steuerforderungen und ermöglicht höhere Mehrwertsteuereinnahmen.

Und was ist der Vorteil für die Unternehmen? Auf den ersten Blick mag es so aussehen, als seien die neuen Richtlinien nicht im Sinne der Unternehmen. Die Richtlinien bieten den Unternehmen jedoch eine große Chance.

Die Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre gesamte Lieferkette zu überprüfen und festzustellen, ob ihre Prozesse von der Beschaffung bis zur Bezahlung (Procure-to-Pay) und von der Bestellung bis zur Bezahlung (Order-to-Cash) effizienter gestaltet werden können. Das E-Invoicing schafft diese Möglichkeit, indem manuelle Rechnungsaufgaben reduziert und die Transparenz der Rechnungen und Zahlungen verbessert wird.

Es gibt jedoch noch weitere Vorteile. Die EC möchte auch die Digitalisierung der Unternehmen verbessern. Die elektronische Rechnungsstellung ist der erste Schritt, aber wenn die Unternehmen bereits elektronische Prozesse einrichten, warum dann nicht den ganzen Weg bis zur vollständigen Digitalisierung von Procure-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozessen gehen? Verarbeiten Sie Rechnungen automatisch, übertragen Sie Dokumente und Daten in beliebigen Formaten in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme und machen Sie zeitaufwändige manuelle Finanzaufgaben in der Lieferkette überflüssig.

Die 100%ige digitale Automatisierung von Unternehmen ist die Antwort. Die Verpflichtung zum E-Invocing ist für viele Unternehmen der erste Schritt, um das volle Potenzial auszuschöpfen.

Werden die neuen Richtlinien wirken?

Weltweit gibt es bereits viele Fälle, in denen die elektronische Rechnungsstellung dazu beiträgt, die MwSt.-Lücke zu schließen. Länder wie Italien, in denen das E-Invoicing zu fast 100 % obligatorisch ist, haben in der kurzen Zeit, in der sie diese Verfahren eingeführt haben, Milliardenbeträge zurückerhalten.

Viele Länder haben inzwischen B2G-Verfahren eingeführt. Da die Mitgliedstaaten eine Lösung oder ein System einrichten müssen, um die Anforderungen an die digitale B2B-Meldepflicht zu erfüllen, könnten sie ermutigt werden, den ganzen Weg zu gehen und die elektronische B2B-Rechnungsstellung vorzuschreiben. Die wichtigste Frage lautet daher: Wann werden die Mitgliedstaaten mit der Einführung von Lösungen beginnen?