Sicherheit bei der digitalen Rechnungsverarbeitung

Kennen Sie Dr. Albert Mobolaji? Er ist der Direktor des Ministeriums für Erdölressourcen in Nigeria und möchte Handelsbeziehungen zu deutschen Unternehmen aufbauen. Er benötigt dazu einen kleinen Vorschuss. Wenn Sie ihn unterstützen, garantiert er Ihnen eine Provision von 6,2 Mio US$ aus einem staatlichen Fond. Und? Ein reizvolles Angebot?

Wie können digitale Rechnungsprozesse vor Betrug schützen?

Diese oder eine ähnlich haarsträubende Geschichte haben Sie sicherlich schon gehört. Man nennt diese Form des Betrugs “Nigeria Scam” oder "Vorschussbetrug" und ist ein alter Hut, auf den niemand mehr reinfällt. Das glauben Sie? Noch immer entstehen mit dieser über 20 Jahre alten Masche Millionenschäden.

Selbst deutsche Behörden fallen darauf herein. So entstand einer kleinen westfälischen Gemeinde vor einigen Jahren ein hoher Schaden, weil die Stadtverwaltung einem solchen Betrug auf den Leim ging.

Bei einem im digitalen Rechnungsprozess betriebenen Eingang ist das Risiko eines solchen Betrugs äußerst gering, da alle Rechnungen elektronisch erfasst werden. Über einen Workflow - einem elektronischen Prozess -  können Sie sicherstellen, dass eine Rechnung nur weiterverarbeitet werden kann, wenn diese vom Verantwortlichen freigegeben wird. 

Sie können die Rechnungen im Unternehmen verteilen, die Freigabe mit einem Rechtekonzept verbinden und bei Bedarf mit Zusatzinformationen ergänzen. Mit vorkonfigurierte Textbausteine kann der Lieferant über fehlerhafte Rechnungen informiert werden. Die Lösung automatisiert den Rechnungseingang unabhängig von bereits bestehenden IT-Infrastrukturen eines Unternehmens und bietet einen einheitlichen Freigabe-Workflow.

Weniger manuelle Eingabe - weniger Fehler

Ein weiterer großer Sicherheitsaspekt liegt ganz klar auf der Hand: Je größer der manuelle Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung, desto höher ist die Gefahr, dass Daten falsch eingegeben werden. Dieses Risiko lässt sich durch eine Digitalisierung der Rechnungsprozesse deutlich senken, da die Daten maschinell weiterverarbeitet werden und systematisch auf Fehler geprüft werden.

Die Sicherheit rechts- und steuerfonforme Rechnungen zu erstellen

Eine große Herausforderung für international tätige Unternehmen ist es, rechts- und steuerkonforme (tax compliant) Rechnungen zu erstellen. Im Schnitt kündigt etwa alle zwei Monate ein neues Land Verpflichtungen für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und Kunden bzw. für Rechnungsdaten an die Steuerbehörden an oder ändert die bestehenden Regelungen. Selbst innerhalb Deutschlands gibt es von Bundesland zu Bundesland unterschiedliche Verpflichtungen und Verordnungen. Lesen Sie dazu den Blog-Beitrag: Die Elektronische Rechnung: Übersicht der Regelungen in den Bundesländern

Dazu ist es wichtig, auf externe Partner bei der digitalen Rechnungsverarbeitung zu setzen. Ein Dienstleister wie crossinx beobachtet den Markt genau und kennt die aktuellen internationalen Bestimmungen. Somit ist immer garantiert, dass eine Rechnung den jeweiligen steuerrechtlichen Anforderungen entspricht. Dadurch werden Rückläufer, Fehlbuchungen ja sogar mögliche steuerrechtliche Konsequenzen vermieden.