Geplante Portoerhöhung bei der Deutschen Post

Wieso Sie jetzt auf den digitalen Dokumentenversand umstellen sollten

Gelber Briefkasten der Deutschen Post vor roter Backsteinmauer

Die Deutsche Post gab Anfang Mai 2021 bekannt, dass sie eine Erhöhung des Briefportos beantragen werde, die zum Jahreswechsel umgesetzt werden soll. Dies wird in vielen Unternehmen zu einem erheblichen Kostenanstieg führen. Der ansteigende Kostenfaktor ist jedoch nicht der einzige Grund, der in der heutigen Zeit gegen den Versand von Dokumenten per Post spricht. In diesem Beitrag erfahren Sie drei Gründe dafür, dass Sie noch heute auf den elektronischen Dokumentenversand umsteigen sollten.

1. Erhebliche Kosteneinsparungen

Der Versand von Briefen mit der Deutschen Post ist in den vergangenen Jahren immer teurer geworden. Die letzte Erhöhung des Briefportos fand in Deutschland Mitte 2019 statt. Nun gab Frank Appel, Chef der Deutschen Post, bekannt, dass sein Unternehmen erneut eine Erhöhung des Briefportos beantragen werde. Begründet wurde das Vorhaben mit einem Rückgang der Briefsendungen im vergangenen Jahr. Die Portoerhöhung soll ab Januar 2022 gelten. Ob und in welchem Umfang diese umgesetzt werden kann, entscheidet nun die Bundesnetzagentur. Kommt es jedoch zu einer Erhöhung der Preise, wird dies in 60 % aller deutschen Unternehmen zu einem deutlichen Kostenanstieg führen, denn eine aktuelle, von Bitkom durchgeführte Studie, zeigt, dass immer noch zwei Drittel aller deutschen Unternehmen auf die Briefpost zurückgreifen. Neben dem Briefporto können Sie durch die Umstellung auf den digitalen Dokumentenversand noch mehr Kosten sparen, indem Sie Ihre Prozesse optimieren.

2. Optimierte Prozesse

Durch optimierte Prozesse sparen Sie erhebliche Ressourcen ein, was insgesamt zu einer deutlichen Senkung der Kosten führt. Konkret bedeutet dies, dargestellt am Beispiel der Papierrechnung: Beim Versand einer Papierrechnung muss diese digital erstellt, dann ausgedruckt, verpackt, adressiert und versendet werden. Das kostet nicht nur Geld, sondern auch viel Zeit. Der Erhalt einer Papierrechnung ist noch kostenaufwändiger. Die Rechnungen müssen auf Richtigkeit überprüft werden. Dabei geht nicht nur wertvolle Zeit verloren, die an anderer Stelle, beispielsweise für strategischen Aufgaben, notwendig wäre – der Prozess ist zudem auch sehr fehleranfällig, wodurch weitere Kosten entstehen können. Das elektronische Versenden von Rechnungen sowie der digitale Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen durch Künstliche Intelligenz können Sie hier unterstützen.

3. Ihr Beitrag für den Klimaschutz

Der Klimaschutz ist in der vergangenen Zeit immer weiter in den Fokus gerückt und hat an Bedeutung gewonnen. Unternehmen werden sich schrittweise ihrer Rolle bewusst und wollen Verantwortung übernehmen. Auch die Deutsche Post plant, bis 2050 vollständig klimaneutral zu arbeiten. Dafür sollen beispielsweise ab 2022 alle Briefe die Kennzeichnung „Go Green“ erhalten: das bisher kostenpflichtige Siegel der Deutschen Post, das für die klimaneutrale Zustellung steht. Doch selbst wenn all diese Maßnahmen zum klimaneutralen Briefversand der Deutschen Post einmal umgesetzt sein werden, sind Unternehmen noch weit davon entfernt, physische Dokumente emissionsfrei analog versenden zu können. Denn auch bei der Papierproduktion, dem Druck sowie der Entsorgung wird CO2 verursacht. Diese Emissionen können durch die Umstellung auf den elektronischen Dokumentenversand von Anfang an vermieden werden. Dadurch müssen sie nicht später durch grüne Projekte ausgeglichen werden. Idealerweise wird das Papier im kompletten Prozess von Anfang an durch elektronische Prozesse ersetzt.

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