Elektronischer Rechnungsaustausch über das ZRE

Die zentrale Rechungseingangsplattform des Bundes - Das ZRE

In einer Pressemitteilung gab die Bundesverwaltung am 27.11.2019 bekannt, dass die elektronische Rechnung flächendeckend eingeführt wurde. Druck und postalischer Versand entfallen und die Lieferanten der Bundesverwaltung können ihre Rechnungen elektronisch einreichen.

Dazu betreibt die Bundesrepublik Deutschland über ihren technischen Dienstleister ITZBund (Informationstechnikzentrum Bund) mit dem ZRE eine zentrale Plattform für den digitalen und elektronischen Rechnungsaustausch.

Rechnungssteller können sich auf dem ZRE ein Nutzerkonto anlegen und haben damit die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu erstellen bzw. hochzuladen und an den Rechnungsempfänger zu übermitteln.

Wer nutzt das ZRE?

Das Anlegen eines solchen Nutzerkontos ist für natürliche vollgeschäftsfähige Personen und für juristische Personen zulässig. Es werden lediglich Benutzername, Vor- und Nachname, sowie E-Mail Adresse abgefragt.

Nach erfolgter Anlage steht dem Nutzer der browserbasierte Webzugang zur Verfügung, mit dem sich Rechnungen manuell erfassen lassen.

Für die Übertragung der elektronischen Rechnungen lassen sich in dem Nutzerkonto die entsprechenden Kanäle wie E-Mail, De-Mail sowie Webservice via PEPPOL zum Versand von elektronischen Rechnungen freischalten.

Wie funktioniert das ZRE?

Der Nutzer kann nun seine Rechnung manuell erfassen, hochladen und dem Rechnungsempfänger zugänglich machen. Die erstellten Rechnungen lassen sich als Vorlage wiederverwenden. Bei der Erstellung können jederzeit Zwischenstände abgespeichert werden, die zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet werden können.

Wenn die Rechnung erstellt ist und dem Rechnungsempfänger zugewiesen werden soll, wird sie zusammen mit den rechnungsbegleitenden Anlagen durch das ZRE geprüft. Dazu gehören eine technische sowie eine formelle Prüfung.

Bei der technischen Validierung geht es vor allem um eine Überprüfung auf Viren oder sonstige schädliche Software. Anschließend wird die Rechnung auf Einhaltung formeller Vorgaben überprüft. Das beinhaltet z. B. das Ausfüllen der Pflichtfelder, Einhaltung Größenbeschränkungen, oder das zulässige Rechnungsformat. Hierbei handelt es sich in erster Linie um das sogenannte Standard XRechnungsformat.

Nun kann die Rechnung dem Rechnungsempfänger zugestellt werden. Dieser muss innerhalb von 28 Tagen die Rechnung abholen oder dem Rechnungsversender zurückweisen, ansonsten wird sie vom ZRE gelöscht.