Die digitale Rechnungsverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung

Digitale Rechnungsverarbeitung bei Kommunen und im öffentlichen Sektor

Der digitale Wandel stellt die öffentlichen Verwaltungen mit ihren vielfältigen Aufgaben, gerade im Kontakt mit Bürgern und Unternehmen, vor neue Herausforderungen und erfordert auch Anpassungen in den internen Verwaltungsprozessen. Betroffen sind davon vor allem die Rechnungsprozesse der Kommunen und ihrer Lieferanten.

Zurzeit werden in Deutschland jährlich rund 7 Milliarden Rechnungen erstellt und zwischen Unternehmen, Kunden, öffentlicher Verwaltung und Bürgern ausgetauscht. Der Anteil elektronischer Rechnungen bewegt sich dabei jedoch derzeit nur um die zehn Prozent. Der Anteil der Kommunen, die E-Invoicing schon nutzen, lag laut einer crossinx-Umfrage in 2017 bei 28 Prozent. Durch die EU-Richtlinie 2014/55 und den Beschluss der Bundesregierung ist davon auszugehen, dass bis Ende 2019 die restlichen 70 Prozent der Kommunen noch auf die E-Rechnung umstellen müssen. Immerhin planen laut der Umfrage 69 Prozent ihre Rechnungsprozesse in den nächsten 12 Monaten zu digitalisieren. Viele der befragten Kommunen wünschen sich mehr Hilfe und Unterstützung bei der Umstellung.

Die E-Rechnungsverordnung - Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung in der Kommune

Im September 2017 hat das Bundeskabinett die E-Rechnungsverordnung beschlossen. Zukünftig müssen private Unternehmen Rechnungen an Behörden und Verwaltungseinrichtungen überwiegend elektronisch stellen. Neben der Umstellungspflicht, sollte die öffentliche Verwaltung vor allem die wirtschaftlichen Vorteile von E-Invoicing, also der elektronischen Rechnungsverarbeitung, im Blick haben. Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Kosten, sondern bewirken auch verschlankte Prozesse, verringerte Medienbrüche, mehr Transparenz und weniger Fehler. Sie entlasten die Mitarbeiter und tragen zur Entbürokratisierung bei.

Die heterogene Rechtslage, die Zuständigkeiten und die Maßnahmen, die es zu treffen gilt, sind nicht einfach zu überblicken. Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung in Ihrer Kommune sollten Sie sich einen Überblick über die aktuelle Rechtslage verschaffen.

Welche technische Bedingungen gelten für die digitale Rechnungsverarbeitung in Kommunen?

Neben den gesetzlichen Rahmenbedingungen gibt es auch technische Vorgaben, die für eine erfolgreiche Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand oder Rechnungsempfang notwendig sind. 

Schaffen Sie in Ihrer Kommune das Bewusstsein, dass ein reines PDF-Dokument kein elektronisches Rechnungsformat und damit unzulässig ist. Gültige Formate sind – wie in der Rechtsverordnung definiert – die XRechnung und Formate, die kompatibel mit CEN-Standard sind. Für eine automatisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnungen müssen zudem Informationen wie Bestell- oder Lieferantennummer ergänzt werden.

Um die Gesetzesvorgaben rechtskonform und rechtzeitig umzusetzen, sollten Sie so bald wie möglich damit beginnen, die nötigen Grundlagen zu schaffen. Dazu gehört eine Ist-Analyse Ihrer IT-Struktur.

1. Wird die IT intern oder extern (bspw. über ein Kommunales Rechenzentrum) betrieben?

2. Welche technische Infrastruktur liegt vor?

3. Gibt es bereits einen elektronischen Prozess zur Verarbeitung von Rechnungen?

4. Welche Schnittstellen müssen geschaffen werden?

5. Welche fachliche Expertise ist intern vorhanden, welche braucht es zusätzlich?

6. Wie können die elektronischen Prozesse in bisherige Strukturen eingebunden werden?

Beim Rechnungsausgang, also dem Rechnungsversand, ist es ebenfalls wichtig, sich im Vorfeld mit den Formalitäten, wie etwa dem Rechnungsformat und den steuerrechtlichen Anforderungen, auseinander zu setzen. Elektronische Rechnungen müssen, wie Papierrechnungen, einige Bedingungen erfüllen, wenn sie an den Empfänger geschickt werden. Hier gelten vor allem die Kriterien des §14 (4) Umsatzsteuergesetz (UStG):

1. Echtheit der Herkunft (diese ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist)

2. Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (diese ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert wurden)

3. Lesbarkeit der Rechnung

4. Erfüllung sämtlicher Voraussetzungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes

Wie garantiert die Kommune die Sicherheit bei der digitalen Rechnungsverarbeitung?

Wie wird gewährleistet, dass keine betrügerischen oder schadhaften E-Mails empfangen werden? Hier stehen Kommunen vor Herausforderungen, denn sie müssen Prozesse implementieren, die die eingehenden Rechnungen auf Originalität und Richtigkeit prüfen. Achten Sie bei der Wahl Ihres Dienstleisters darauf, dass er das Thema Sicherheit automatisch mit abdeckt. Dies erspart Kommunen wertvolle Zeit.

Wie archiviert die Kommune ihre digitalen Rechnungen?

Achten Sie darauf, dass Ihre Verwaltung, die elektronischen Rechnungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt. Denn auch bei digitalen Rechnungen ist die Archivierung Pflicht. Dabei ist es nicht ausreichend, die Dokumente auszudrucken und abzuheften.

E-Rechnungen müssen elektronisch und nach den Gesetzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Zudem müssen sie jederzeit ohne großen Aufwand gelesen und geprüft werden können, und zwar auf einem Speichermedium, das nur einmal beschreibbar ist und somit keine Änderungen zulässt. Dies kann beispielsweise eine CD-ROM sein.