E-Rechnungsversand an die öffentliche Verwaltung in Baden-Württemberg, Hamburg und im Saarland

Verpflichtender E-Rechnungsversand an die öffentliche Verwaltung

Treffen sich ein Baden-Württemberger, ein Hamburger und ein Saarländer am Neujahrsmorgen 2022. Klingt wie der Anfang eines unanständigen Witzes, doch unsere drei Protagonisten sind Unternehmer und haben seit diesem Tag etwas gemeinsam. Sie sind Auftragnehmer für die öffentliche Verwaltung in ihrem jeweiligen Bundesland und müssen nun auf elektronische Rechnungsprozesse umstellen.

Bremen ist bundesweit Vorreiter bei der Verpflichtung von E-Rechnungen

Würde sich zu unseren Drei noch ein Bremer Unternehmer hinzugesellen, so könnte dieser sicherlich so einiges aus Erfahrung berichten. Denn für ihn gilt bereits seit Längerem die Pflicht, seine Rechnungen in elektronischer Form an die öffentliche Verwaltung zu schicken.

Allein im Land und der Stadt Bremen gehen pro Jahr ca. 250.000 Rechnungen ein. Deren Bearbeitung führt zu hohen Prozesskosten bei allen beteiligten Abteilungen. Die Freie Hansestadt Bremen hat daher frühzeitig begonnen, die Umstellung gemeinsam mit Unternehmen, Handelskammern und Verbänden zu testen und im November 2020 die Verpflichtung zur Einreichung von E-Rechnungen für Auftragnehmer eingeführt. Konkret heißt das, dass Rechnungen an die Stadt Bremen und Bremerhaven vom Unternehmen, also dem Rechnungsersteller, der Europäischen Norm EN 16931 beziehungsweise dem daraus abgeleiteten Standard XRechnung entsprechen.

Verpflichtung zur E-Rechnungen jetzt auch in Saarland, Baden-Württemberg und Hamburg

Kommen wir zurück zu unseren drei Hauptfiguren. Bis Ende 2021 war es für sie möglich, eine Rechnung elektronisch bei ihrem Auftraggeber einzureichen. Doch sind seit dem 01.01.2022 alle Auftragnehmer für die Bundesländer Saarland, Baden-Württemberg und Hamburg verpflichtet, dies auf digitalem Weg zu tun.

Sollten sie es versäumt haben, in ihren Unternehmen die Systeme auf eine digitale Rechnungsverarbeitung umgestellt zu haben und schicken weiterhin ihre Dokumente in Papierformat, dann kann es passieren, dass ihre Rechnungen abgelehnt und nicht bezahlt werden. Das gleiche gilt für PDF-Rechnungen: Auch wenn dieses Format auf den ersten Blick modern und digital erscheint, ist es oft nicht mehr als ein gescanntes Blatt Papier. Man spart sich zwar Portokosten, aber die Rechnungsfelder können von den Systemen nicht eingelesen werden. Daher werden auch diese Dokumente nicht weiterverarbeitet und abgelehnt.

Der Versand einer digitalen Rechnung erfolgt anders. Die Bundesländer bieten hierfür drei Kanäle an:

• Die Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung sind an das sogenannte PEPPOL-Netzwerk angeschlossen. Darüber können Rechnungen und sogar Bestellungen, Kataloge und Lieferscheine ausgetauscht werden. Weitere Infos zum Thema PEPPOL finden Sie auch in unserem Blog-Beitrag: Wie tauscht man Rechnungen über PEPPOL aus?

• Die Bundesländer bieten spezielle Portale an, über die sich nach kurzer Anmeldung, E-Rechnungen manuell hochladen lassen. Beispielsweise die zentrale Rechungseingangsplattform des Bundes: Das ZRE.

• Auch lassen sich elektronische Rechnungen per E-Mail an entsprechende zentrale Eingangsadressen schicken.

Bei der Erstellung und dem Versand können Dienstleister wie crossinx weiterhelfen. Wir sind darauf spezialisiert, Rechnungen in den richtigen Formaten zu erzeugen. Als zertifizierter Access-Point bietet crossinx zusätzlich die Möglichkeit für einen schnellen Zugang zum Netzwerk.

Wie ist die Entwicklung in den anderen Bundesländern?

Bei der Einführung der E-Rechnung auf bundesweiter Ebene ist ein föderales Durcheinander entstanden. Man kennt es bereits aus der Corona Krise: Jedes Bundesland hat seine eigenen Regeln und Vorschriften. Einige Landesregierungen preschen vor, andere sind zurückhaltender und zögerlicher bei der Umsetzung. Dabei kommen natürlich viele Fragen auf und es entsteht eine große Unsicherheit bei den Unternehmen.

Beispiel Hessen:
Hessens Lieferanten können, wenn sie umgestellt haben, bereits seit April 2020 E-Rechnungen an ihre öffentlichen Auftraggeber senden. Doch merke man sich den 18.April 2024. Ab diesen Stichtag greift auch hier die Verpflichtung.

Beispiel Bayern:
Auch im südlichsten Bundesland muss niemand eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form schicken. Umgekehrt sind öffentliche Auftraggeber jedoch verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form anzunehmen und zu bearbeiten. Laut dem Bayerisches Staatsministerium für Digitales besteht aber für die rechnungsstellenden Unternehmen bis auf Weiteres keine Verpflichtung, Auftraggebern elektronische Rechnungen zu stellen.

Beispiel Berlin
Um es noch etwas komplizierter zu machen, schauen wir uns mal Berlin an: Auch hier muss die Berliner Verwaltung (als öffentlicher Auftraggeber) in der Lage sein, E-Rechnungen annehmen zu können. Aber es gibt einen Schwellenwert von 214.000 € netto (Oberschwelle). Bis zum 31.12.2022 besteht im Unterschwellenbereich in Berlin keine Annahmeverpflichtung.

Damit Sie den Überblick behalten, bieten wir ihnen in unserem nachfolgenden Blogbeitrag eine komplette Übersicht der Regelungen zur E-Rechnung in den Bundesländern und Kommunen: Zum Blogbeitrag E-Rechnungen in den Bundesländern