E-Rechnungsversand an die öffentliche Verwaltung in Hessen

E-Rechnungsversand an die öffentliche Verwaltung im Bundesland Hessen - Wie lauten die aktuellen Regelungen?

Apfelwein und Grüne Soße sind Pflicht in Hessen. Doch mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung bei den öffentlichen Verwaltungen in dem fünftgrößten Bundesland nimmt man es nicht so streng. Im Gegensatz zu vielen anderen Bundesländer wie z.B. Bremen oder das Saarland, wo der Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern bereits komplett digitalisiert wurde, lässt man sich in Hessen noch etwas Zeit.

Müssen in Hessen Rechnungen an den öffentlichen Auftraggeber in elektronischer Form (E-Rechnungen) geschickt werden?

Nein, ähnlich wie in Bayern, müssen Unternehmen, die einen öffentlichen Auftraggeber in Hessen beliefern oder Dienstleistungen durchführen, keine Rechnung im elektronischen Format versenden. Nach wie vor können Firmen auch weiter Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verwenden, die dem Empfänger per Post oder E-Mail zugestellt werden.

Mein Unternehmen versendet bereits E-Rechnungen. Werden diese von den öffentlichen Auftraggeber akzeptiert?

Ja, das werden sie. Genauer gesagt, das müssen sie sogar, denn umgekehrt sieht es anders aus. Hat das Unternehmen bereits auf eine digitale Rechnungsverarbeitung umgestellt und erzeugt seine Ausgangsdokumente in elektronischer Form, so kann der öffentliche Auftraggeber diese nicht ablehnen.

Seit dem 18. April 2020 haben Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Hessen, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, das Recht, Elektronische Rechnungen wie z.B. XRechnung zu senden. Somit entsteht gleichzeitig für den öffentlichen Auftraggeber in Hessen die Pflicht, die Rechnungen in elektronischer und digitaler Form anzunehmen.

Kommt eine Verpflichtung zur E-Rechnung in Hessen?

Ja, sie kommt. Aber Unternehmen, die noch nicht auf digitale Rechnungsverarbeitung umgestellt sind, haben noch eine großzügige Übergangsfrist. Erst ab dem 18.April 2024 müssen die Lieferanten elektronische Rechnungen an ihre öffentlichen Auftraggeber in Hessen stellen. Doch allzu viel Zeit sollte man sich mit der Umstellung nicht lassen. Zu groß sind die Vorteile bei einer Digitalisierung im Bestell- und Rechnungswesen.

Keine Verpflichtung zur E-Rechnung in Hessen. Lohnt sich die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung?

Auch wenn eine Verpflichtung zur E-Rechnung in Hessen erst im Jahre 2024 kommt, so sollte man mit einer Umstellung nicht allzu lange warten. Denn nur in wenigen Bundesländern, wie z.B. Bayern gibt es ebenfalls keine Pflicht zur E-Rechnung. Aber auch dort wird sie zeitgleich mit Hessen 2024 eingeführt. Bundesweit ist aber die Digitalisierung im Rechnungs- und Bestellwesen längst auf dem Vormarsch. Der Bund und einige Bundesländer haben seit einiger Zeit den Rechnungsaustausch verpflichtend digitalisiert und Anfang 2022 kamen mit Baden-Württemberg, Hamburg und dem Saarland drei weitere Länder hinzu. Damit ist Deutschland auch nur im Mittelfeld bei der Digitalisierung. International ist man in vielen Ländern sogar weiter.

Gerade in Südamerika, wie in Brasilien zum Beispiel oder in Europa in Frankreich und Italien, setzt man bereits seit Jahren auf die E-Rechnung. In Rumänien kommt eine Verpflichtung für bestimmte Lieferantengruppen noch in diesem Jahr.

Unternehmen die international agieren oder expandieren, sollten sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und die Umsetzung von technologischen Lösungen mit einem entsprechenden Partnerunternehmen besprechen.

Was spricht noch für eine Umstellung auf E-Rechnung?

Es gibt noch weitere Gründe für eine Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung. Wir haben Ihnen die drei wichtigsten einmal zusammengestellt:

• Vor allem der Punkt Einsparung von Kosten liegt ganz klar auf der Hand. Es ist DER Vorteil bei der Einführung von E-Rechnungen. Allein bei den direkten Kosten - das sind hauptsächlich Portokosten - lassen sich bis zu 60% einsparen. Bei indirekten Kosten, also Verbesserung der Arbeitsabläufe, Zeitersparnis, etc., lassen sich sogar bis zu 80% einsparen. Und das mit teilweise so geringen Investitionskosten, dass es sich innerhalb von wenigen Monaten rechnet.

• Ein weiterer Aspekt ist das Thema Sicherheit - Je größer der manuelle Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung, desto höher ist die Gefahr, dass Daten falsch eingegeben werden. Dieses Risiko lässt sich durch eine Digitalisierung der Rechnungsprozesse deutlich senken, da die Daten maschinell weiterverarbeitet werden und systematisch auf Fehler geprüft werden.

• Und dann ist noch das Thema mit der Einhaltung der steuerrechtlichen Anforderungen an die Inhalte der Rechnungen (Tax Compliance). Immer schwieriger wird es, den Überblick über die nationalen und internationalen Bestimmungen zu behalten. Für einzelne Unternehmen ist dies fast gar nicht mehr möglich. Moderne E-Invoicing Lösungen wie bei crossinx haben die entsprechenden Vorgaben bereits integriert. Der Rechnungssteller muss sich somit um nichts weiter kümmern.