E-Rechnungsversand an die öffentliche Verwaltung in Bayern

Verpflichtender E-Rechnungsversand an die öffentliche Verwaltung - Die aktuelle Regelung in Bayern

Bezüglich einer einheitlichen E-Rechnungsregelung bei der öffentlichen Verwaltung ist Deutschland ein föderaler Flickenteppich. In jedem Bundesland gibt es unterschiedliche Anforderungen und Regeln für die Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Hand, ihre Rechnungen einzureichen. Dennoch ist eine Grundrichtung klar: Die Auftragnehmer werden verpflichtet, auf digitale Rechnungsverarbeitung umzustellen und ihre Rechnungen im E-Rechnungsformat an Kommunen, Behörden oder Ministerien einzureichen. Bayern bildet eine Ausnahme.

Müssen in Bayern Rechnungen an den öffentlichen Auftraggeber in elektronischer Form geschickt werden?

Nein, bayerische Unternehmen, bzw. Unternehmen die öffentliche Auftraggeber in Bayern beliefern, sind nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden. Nach wie vor können noch PDF-Rechnungen (Sind keine E-Rechnungen!) und Papierrechnungen verschickt werden.

Umgekehrt sieht es anders aus. Hat das Unternehmen bereits auf eine digitale Rechnungsverarbeitung umgestellt und erzeugt seine Ausgangsdokumente in elektronischer Form, so kann der öffentliche Auftraggeber diese Dokumente nicht ablehnen.

Seit dem 18. April 2020 sind die staatlichen Behörden in Bayern dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Ober- und Unterschwellenbereich elektronisch empfangen und verarbeiten zu können.

Laut dem Bayerischem Staatsministerium für Digitales gilt diese Verpflichtung für Gemeinden, Gemeindeverbände, Landratsämter und sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts zunächst für den Oberschwellenbereich und mit einer Übergangsfrist von zwei Jahren seit 18.4.2022 auch für den Unterschwellenbereich.

Keine Verpflichtung zur E-Rechnung in Bayern. Lohnt sich die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung?

Auch wenn aktuell in Bayern keine Verpflichtung für Lieferanten der öffentlichen Verwaltung besteht, Rechnungen im elektronischen Format zu stellen, so ist die E-Rechnung bundesweit, ja sogar europaweit auf dem Vormarsch. In vielen Bundesländern ist es bereits verpflichtend und Anfang 2022 kamen mit Baden-Württemberg, Hamburg und dem Saarland drei weitere Länder hinzu. In Europa setzt Italien bereits seit Jahren auf die E-Rechnung und in Rumänien kommt eine Verpflichtung für bestimmte Lieferantengruppen noch in diesem Jahr - um zwei Beispiele zu nennen.

Die Digitalisierung des Rechnungswesens schreitet national und international immer weiter voran und wird noch vieles verändern. Die Unternehmen, die die wachsenden Anforderungen einer modernen Rechnungsverarbeitung erfüllen möchten, sollten sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und die Umsetzung von technologischen Lösungen mit einem entsprechenden Partnerunternehmen besprechen.

Die drei wichtigsten Gründe für eine Umstellung auf E-Rechnung

Und weitere Gründe für eine Umstellung auf E-Rechnungsverarbeitung liegen ganz klar auf der Hand. Überzeugen Sie sich selbst. Wir haben für Sie einmal die drei wichtigsten Gründe zusammengestellt:

• Kosteneinsparung

• Tax Compliance

• Sicherheit