Der digitale Rechnungsaustausch

Der digitale Rechnungsaustausch

Es ist Lockdown, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im Homeoffice. Doch eine Kollegin fährt entlang verwaister Straßen in Richtung Büro. Dort ist es ihre Aufgabe, den Briefkasten mit den Eingangsrechnungen zu leeren. Sie öffnet die Umschläge und versucht nun mühsam, die verschiedenen Dokumente entsprechend den Abteilungen und den Mitarbeitenden zuzuordnen. Aber nun wird es noch schwieriger: Da niemand mehr vor Ort ist, muss sie die Rechnungen wieder in neue Umschläge verpacken und weiter verschicken. Ein Prozess, der sehr zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Es entstehen höhere Portokosten und im schlimmsten Fall kommen sogar Mahngebühren hinzu, weil Fälligkeiten nicht pünktlich bezahlt werden können.

Was ist digitaler Rechnungsaustausch?

Die Pandemie hat uns viele Schwachstellen in den Prozessen aufgezeigt und die Unternehmen dazu gezwungen, die Digitalisierung immer mehr voranzutreiben. Ein digitaler Rechnungsaustausch schafft in diesem Fall Abhilfe, indem die Rechnungsprozesse vereinfacht und dezentral gesteuert werden. Zusätzlich können Kosten eingespart und die Mitarbeitenden entlastet werden.

Eine Rechnung wird in diesem Falle nicht mehr auf Papier ausgedruckt, kuvertiert und mit der Post verschickt, sondern einfach per Knopfdruck digital erzeugt und anschließend elektronisch verschickt. Dazu werden die jeweiligen Abrechnungs- oder Buchhaltungssysteme über große Netzwerke, wie zum Beispiel das crossinx Netzwerk crossnet, miteinander verbunden. Beim Empfang der digitalen Rechnung laufen alle Rechnungsdaten direkt in das Abrechnungssystem des Empfängers und können sofort weiterverarbeitet und gebucht werden.

Digitaler Rechnungsaustausch mit PDF-Rechnungen?

Viele Unternehmen versenden mittlerweile PDF-Rechnungen. Auch im privaten, bzw. B2C-Bereich kommt dieses Format immer häufiger vor. Man befindet sich damit im Glauben, einen digitalen Rechnungsaustausch zu machen. Doch Achtung: eine PDF-Rechnung ist keine digitale Rechnung!

Eine PDF-Rechnung ist oft nichts anderes als ein eingescanntes Papierdokument. Man spart sich im besten Fall die Papier- und Portokosten, dennoch erfordert es vom Empfänger den gleichen Aufwand, wie bei einer herkömmlichen Rechnung, denn zur Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsfelder manuell in das jeweilige Abrechnungssystem eingetragen werden. Anschließend wird das PDF zu Freigabezwecken verschickt und archiviert.

Die großen Vorteile bei einem digitalen Rechnungsaustausch

Der Wegfall dieses manuellen und fehleranfälligen Prozesses ist einer der großen Vorteile bei einem digitalen Rechnungsaustausch. Die Daten der Rechnungsfelder werden direkt in das Abrechnungssystem des Empfängers gespielt. Dort können sie geprüft und zur Freigabe an die jeweiligen Fachabteilungen verschickt werden. Somit erfolgt der Austausch schneller und ist auch weniger anfällig für Eingabefehler. Auch die Übermittlung der digitalen Rechnungsdaten ist zuverlässiger, da sie über gesicherte Netzwerkverbindungen läuft und nicht über E-Mail-Versand. Lesen Sie mehr zum Thema in unserem Blog-Beitrag: Sicherheit beim digitalen Rechnungsaustausch

Ein weiterer großer Vorteil ist die Kosteneffizienz. Der Effekt ist so groß, dass sich bei einer Umstellung auf einen digitalen Rechnungsaustausch die Investitions- und auch die laufenden Kosten bereits nach nur wenigen Monaten amortisiert haben.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Einsparung von Kosten

• Mehr Sicherheit

• Schlanke Prozesse

• Steuerrechtlich korrekte Rechnungen (auch international)

• Keine Ausschreibung mehr verlieren (E-Rechnung kann Pflicht sein)

Können denn auch komplexe Rechnungen elektronisch und digital ausgetauscht werden?

Bei dem Begriff Rechnungen, denken wir oft an ein Dokument mit verschiedenen Einzelposten. Doch der Komplexität sind keine Grenzen gesetzt. Das zeigt sich sehr gut an einem Beispiel aus der Logistikbranche. Die Rechnungen unseres Partners DB Cargo umfassen riesige Datenmengen mit teilweise bis zu fünf Ebenen pro aufgeführter Rechnungsposition. Das sind Anlagen wie z. Bsp. detaillierte Auflistungen über Zugfahrten, Streckenangaben, Wagonarten und -einsätze bis hin zu den transportierten Gewichten. Wie es DB Cargo geschafft hat, mit diesen Anforderungen erfolgreich auf einen elektronischen Rechnungsaustausch umzustellen, lesen Sie in unserem Anwenderbericht: Zum Anwenderbericht DB Cargo

Verpflichtung zum digitalen Rechnungsaustausch

Ist man verpflichtet, auf einen digitalen Rechnungsaustausch umzustellen? Für viele Anwendungsfälle ist diese Frage mit Ja zu beantworten. Vor allem Auftragnehmer des Bundes und des Landes Bremen kommen um eine digitale Lösung nicht herum. Für diese Unternehmen besteht seit dem November 2020 die Pflicht, ihre Rechnungen für Güter oder Dienstleistungen in digitaler Form einzureichen. Lesen Sie dazu unseren Blog Beitrag: "Die Verpflichtung der Lieferanten E-Rechnungen an die Bundesbehörden einzureichen".

Seit Anfang 2022 hat sich die Verpflichtung auch auf drei weitere Bundesländer ausgeweitet. Die Bundesländer Saarland, Baden-Württemberg und Hamburg haben nachgezogen und verlangen ebenfalls die E-Rechnung.

Auch bei einem Rechnungsaustausch mit ausländischen Geschäftspartnern wird es immer verpflichtender, den digitalen Weg zu gehen. Mittlerweile verlangen viele Länder, den Rechnungsaustausch digital über zentrale "Clearance-Systeme" abzuwickeln. In Italien werden bereits seit 2019 alle Rechnungen elektronisch über eine zentrale Schnittstelle verschickt.

Damit folgt man in Italien einem europaweiten und schließlich auch internationalen Trend zur elektronischen Rechnung im Bereich B2G. In vielen Ländern wie Finnland und Dänemark ist eine Umstellung bereits seit Jahren Pflicht. Vor allem lateinamerikanische Staaten wie Brasilien, Chile und Mexiko waren in dieser Hinsicht Vorreiter.

Wie aufwändig ist es, auf einen digitalen Rechnungsaustausch umzustellen?

In der Regel hängt dies natürlich von der Größe des Unternehmens und den jeweiligen Anforderungen ab. Doch in vielen Fällen funktioniert das einfach, schnell und kostengünstig. Aber es gibt auch einiges zu beachten. Worauf es ankommt, lesen Sie in unserem E-Magazin Beitrag: Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung