Das E-Rechnungsgesetz

Was ist eine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung?

Gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben. Zusätzlich sind darüber hinausgehende Konkretisierungen der Vorgaben durch den Bund bzw. die Länder zu beachten. Einfache Bilddateien oder PDF-Dokumente genügen nicht den europarechtlichen Anforderungen.

Wer muss elektronische Rechnungen verpflichtend übertragen?

Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes sind verpflichtet, ihre Rechnungen ab dem 27.11.2020 unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes elektronisch einzureichen.

Es gelten Bagatell- sowie sicherheitsbezogene Ausnahmen.

Öffentliche Auftraggeber werden sukzessive verpflichtet, Rechnungen elektronisch anzunehmen. Dies ist aber abhängig von dem jeweiligen Landesgesetz bzw. der Regelung in einem Bundesland.

Verpflichtungen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern der Länder und Kommunen sind von der jeweiligen Landesgesetzgebung abhängig und noch nicht abschließend geregelt. Mehr Informationen finden Sie in dem Artikel: Die Elektronische Rechnung - Übersicht der Regelungen in den jeweiligen Bundesländern

Woher weiss ich, ob ich von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen bin?

Lieferanten und Dienstleister werden im Rahmen der Beauftragung vom öffentlichen Auftraggeber über die Möglichkeit – beziehungsweise die Pflicht – zur elektronischen Rechnungsstellung informiert.

Beispielsweise besteht seit dem 01.01.2022 die Pflicht, elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Baden-Württemberg, Hamburg und im Saarland zu senden.

Mit welchen Konsequenzen ist zu rechnen, wenn eine Rechnung nicht elektronisch übermittelt wird?

Für Rechnungsempfänger des Bundes ist bereits klar: Eine Rechnung, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht, wird nicht angenommen und nicht bezahlt.

Dies gilt jedoch nur für die Rechnungen von Lieferanten, die nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes verpflichtet sind, ab dem 27.11.2020 Rechnungen zwingend als elektronische Rechnung einzureichen.

Welche Informationen im Rahmen der Rechnungsstellung sind für den Versender im Rahmen der GoBD relevant?

Alle Informationen, die erforderlich sind, um den Rechnungsinhalt (inkl. Strukturinformationen) belegen zu können, sind relevant. Dabei ist die “Ausgangsrechnung” in dem Format vorzuhalten, in dem sie erstellt wurde (wenn elektronisch, dann auch im ursprünglichen Format). Detaillierte Angaben liefert das BMF-Schreiben vom 14.11.2014

Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Ja, eine Außnahmeregelung besteht bei Direktaufträgen mit einem Autragswert von maximal 1.000 Euro (netto).

Im Rahmen von Organleihen, Auslandsbeschaffungen und verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen, bestehen ebenfalls Ausnahmeregelungen.

Ab welchem Zeitpunkt besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes sind ab 27.11.2018 verpflichtet, Rechnungen elektronisch anzunehmen. Für sonstige Einrichtungen, die unter die E-Rech-VO des Bundes fallen, gilt der 27.11.2019 als Stichtag.

Achtung: Bei Einrichtungen, die unter Landesrecht fallen, können abweichende Termine wie der 18.04.2020 maßgeblich sein.

Gemäß der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) des Bundes sind Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers des Bundes ab dem 27. November 2020 verpflichtet, ihre Rechnung elektronisch einzureichen. Eine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung an Landeseinrichtungen und Kommunen hängt von der Umsetzung der Länder ab.

Was ist ZUGFeRD?

"FeRD" ist ein nationaler Zusammenschluss von Verbänden, Ministerien und Unternehmen, die es sich zum Ziel gesetzt haben, das Thema elektronische Rechnung in Deutschland zu fördern und weiter zu entwickeln. Unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde 2013 ein einheitliches Datenformat veröffentlicht um Rechnungen zwischen Unternehmen-Unternehmen und Unternehmen-öffentliche Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden.