Die digitale Herausforderung für Kommunen und Behörden - Das E-Rechnungsgesetz

Verpflichtung der Kommunen und Behörden zur elektronischen Rechnungsbearbeitung

Seit dem 18. April 2020 müssen auch Kommunen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Und trotz Ablauf dieses Stichtags bleiben noch viele Fragen offen. Wie genau sind die Anforderungen in den einzelnen Bundesländern und im Bund bzw. sind sie überhaupt schon definiert? Wie sieht es im Vergleich bei den europäischen Nachbarn aus und welche Rolle spielt PEPPOL? Hier zeigen wir Ihnen, welche Anforderungen für elektronische Rechnungen auf Bundes- und Landesebene aktuell bestehen.

Die EU Richtlinie 2014/55/EU als Ausgangspunkt für die Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung

Durch die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wird die öffentliche Verwaltung der Mitgliedstaaten verpflichtet bei Vergaben, die gemäß Unionsrecht europaweit ausgeschrieben werden müssen (sogenannte oberschwellige Vergaben), elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Mit der Veröffentlichung der EU-Richtlinie verfolgte die Kommission das Ziel, bis zum Jahr 2020 die elektronische Rechnungsstellung als vorherrschende Methode zu implementieren und somit auch  kleinen und mittleren Unternehmen die Einsparpotentiale beim Versenden von Rechnungen an die Verwaltung national und international zu ermöglichen.

Welche Richtlinien zur Umsetzung für die E-Rechnungspflicht?

Der Kern der EU-Richtlinie ist die Verpflichtung der Mitgliedsstaaten, elektronische Rechnungen durch ihre Verwaltungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Die Verpflichtung gilt jedoch nur für elektronische Rechnungen, die der Europäischen Norm für ein Datenformat entsprechen. Hierzu wurden die beiden Syntaxen ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) und /CEFACT XML Cross Industry Invoice D16B entwickelt. 

Die Mitgliedstaaten können im Rahmen der nationalen Umsetzung der EU-Richtlinie strengere Regelungen außerhalb des oben beschriebenen Anwendungsbereiches treffen, z.B. für die elektronische Rechnungsstellung bei unterschwelligen Verfahren. Auch steht es den Mitgliedstaaten frei, die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auch für den Versender gesetzlich verbindlich zu verankern.

Das E-Rechnungsgesetz auf Bundesebene

Am 01. Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag den Entwurf eines Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungs-Gesetz) verabschiedet. Die Veröffentlichung des Gesetzes im Bundesgesetzblatt erfolgte am 10. April 2017.

In Ergänzung zum E-Rechnungs-Gesetz und zur Detailregelung des elektronischen Rechnungsverkehrs erließ die Bundesregierung am 6. September 2017 eine Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung (sog. E-Rechnungs-Verordnung):

Seit dem 27. November 2018 sind die entsprechenden Vorschriften für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane gültig. Für alle übrigen Bundesbehörden gilt die Verpflichtung seit November 2019. Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR (Einschränkung gilt nur für Direktaufträge!) können seitdem in elektronischer Form an den Bund übermittelt werden. Ab dem 27. November 2020 tritt ergänzend für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen.

Die zentralen technischen Plattformen für elektronische Rechnungsstellung

Um die Bundesverwaltung bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung zu unterstützen, wurde eine zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes entwickelt (Bundesportal/ZRE). 

Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) steht seit dem 20.11.2018 allen Unternehmen, bei denen die unmittelbare Bundesverwaltung einkauft, für die elektronische Rechnungsstellung und das Einreichen von Rechnungen bereit. Mit xrechnung.bund.de hat der Bund damit einen zentralen Eingang für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Standard XRechnung an die unmittelbare Bundesverwaltung geschaffen.

Mit dem ZRE stellt die Bundesrepublik Deutschland über das Informationstechnikzentrum Bund einem Rechnungssteller bzw. Rechnungssender einen Dienst für den elektronischen Rechnungsaustausch zur Verfügung.

Inzwischen wird den Lieferanten auch eine zweite Plattform zur Verfügung gestellt. Die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) verfügt nicht nur über die gleichen Eingangsschnittstellen, ein ähnliches Look-and-Feel wie die ZRE. Die OZG-RE nutzt auch die gleiche Schnittstelle zur Bereitstellung der XRechnungen nebst Anlagen. Die OZG-RE ermöglicht den zentralen Eingang für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Standard XRechnung an die mittelbare Bundesverwaltung und steht auch den einzelnen Bundesländern als Plattformgrundlage zur Verfügung.

Weitere Infos zum ZRE finden Sie in unserem Blog-Beitrag: Elektronischer Rechnungsaustausch über das ZRE

Übersicht der Regelungen in den Bundesländern und Kommunen

Status Quo der Regelungen in den Bundesländern und Kommunen - Da die Referenzen auf die Europäische Norm EN 16931 erst am 17. Oktober 2017 veröffentlicht wurden, war der 18. April 2020 das späteste Datum, zu dem dann auch Landesbehörden und Kommunen im oberschwelligen Bereich elektronische Rechnungen entgegennehmen mussten.

Zwar sind in einigen Bundesländern die entsprechenden Gesetze verabschiedet. Allerdings stehen trotz der nahenden Frist in nahezu allen Bundesländern noch die für die Umsetzung entscheidenden Rechtsverordnungen aus.

Elektronische Rechnungen an die Verwaltungen anderer europäischer Länder

In diesem Zusammenhang wird von den Verwaltungen in Europa häufig das PEPPOL Netzwerk eingesetzt. PEPPOL ist eine Gruppe von Spezifikationen, die grenzüberschreitendes E-Procurement ermöglicht. Die Nutzung von PEPPOL unterliegt einer Struktur von multilateralen Vereinbarungen, die von OpenPEPPOL verantwortet und gepflegt werden.

PEPPOL ermöglicht den Handelspartnern den Austausch von auf Normen basierenden elektronischen Dokumenten über das PEPPOL-Netzwerk. Diese Dokumente umfassen E-Bestellungen, E-Lieferscheine, E-Rechnungen, E-Kataloge, usw. Über PEPPOL Access Points sind die Nutzer mit dem PEPPOL-Netzwerk verbunden, und die elektronischen Dokumente werden auf der Basis der PEPPOL-Spezifikationen ausgetauscht.

Die Käufer und Lieferanten können den Anbieter ihres bevorzugten Access Points zur Verbindung mit allen, bereits im Netzwerk vorhandenen PEPPOL-Teilnehmern frei wählen.

Dieses Netzwerk ist bereits in Ländern wie Frankreich, Österreich, Polen, Belgien und Niederlande verfügbar.

Dort können darüber alle Stellen der öffentlichen Verwaltung erreicht werden. Im Übrigen hat auch die deutsche Regulierungsbehörde die Verwendung von PEPPOL in Bezug auf B2G-E-Invoicing in Fällen vorgeschrieben, in denen ein automatischer Datenaustausch (keine manuelle Datenerfassung in einem Portal, keine Zusendung einer elektronischen Rechnung per E-Mail usw.) möglich ist. Mehr zum Thema in unserem Blog-Beitrag: Wie tauscht man Rechnungen über PEPPOL aus?

Die Entwicklung in Europa - Fattura PA & Co

Die Entwicklung in Italien geht sogar noch darüber hinaus und verpflichtet die gesamte Wirtschaft beim Versand elektronischer Rechnungen eine zentrale Plattform zu nutzen. In diesen sogenannten Clearance Systemen erhält der Staat vollständige Transparenz über die gestellten Rechnungen und die damit verbundene Mehrwertsteuer.

Länder wie Griechenland, Italien und Spanien denken über ähnliche Entwicklungen nach bzw. sind teilweise bereits in der Umsetzung solcher Systeme.