Die digitale Herausforderung für Kommunen und Behörden - Das E-Rechnungsgesetz

Pflicht für die Annahme von elektronischen Rechnungen

Verpflichtung der Kommunen und Behörden zur elektronischen Rechnungsbearbeitung 

Nur noch wenige Tage bis zum 18. April 2020 - Ab dann müssen auch Kommunen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Und trotz dieses kurzen Zeitraums bleiben noch viele Fragen offen. Wie genau sind die Anforderungen in den einzelnen Bundesländern und im Bund bzw. sind sie überhaupt schon definiert? Wie sieht es im Vergleich bei den europäischen Nachbarn aus und welche Rolle spielt PEPPOL? Hier zeigen wir Ihnen, welche Anforderungen für elektronische Rechnungen auf Bundes- und Landesebene aktuell bestehen.

Die EU Richtlinie 2014/55/EU als Ausgangspunkt für die Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung

Durch die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wird die öffentliche Verwaltung der Mitgliedstaaten verpflichtet bei Vergaben, die gemäß Unionsrecht europaweit ausgeschrieben werden müssen (sogenannte oberschwellige Vergaben), elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Mit der Veröffentlichung der EU-Richtlinie verfolgte die Kommission das Ziel, bis zum Jahr 2020 die elektronische Rechnungsstellung als vorherrschende Methode zu implementieren und somit auch  kleinen und mittleren Unternehmen die Einsparpotentiale beim Versenden von Rechnungen an die Verwaltung national und international zu ermöglichen.

Welche Richtlinien zur Umsetzung für die E-Rechnungspflicht?

Der Kern der EU-Richtlinie ist die Verpflichtung der Mitgliedsstaaten, elektronische Rechnungen durch ihre Verwaltungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Die Verpflichtung gilt jedoch nur für elektronische Rechnungen, die der Europäischen Norm für ein Datenformat entsprechen. Hierzu wurden die beiden Syntaxen ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) und /CEFACT XML Cross Industry Invoice D16B entwickelt. 

Die Mitgliedstaaten können im Rahmen der nationalen Umsetzung der EU-Richtlinie strengere Regelungen außerhalb des oben beschriebenen Anwendungsbereiches treffen, z.B. für die elektronische Rechnungsstellung bei unterschwelligen Verfahren. Auch steht es den Mitgliedstaaten frei, die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auch für den Versender gesetzlich verbindlich zu verankern.

 

Das E-Rechnungsgesetz auf Bundesebene

Am 1. Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag den Entwurf eines Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungs-Gesetz) verabschiedet. Die Veröffentlichung des Gesetzes im Bundesgesetzblatt erfolgte am 10. April 2017.
 
In Ergänzung zum E-Rechnungs-Gesetz und zur Detailregelung des elektronischen Rechnungsverkehrs erließ die Bundesregierung am 6. September 2017 eine Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung (sog. E-Rechnungs-Verordnung):

Seit dem 27. November 2018 sind die entsprechenden Vorschriften für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane gültig. Für alle übrigen Bundesbehörden gilt die Verpflichtung seit November 2019. Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR (Einschränkung gilt nur für Direktaufträge!) können seitdem in elektronischer Form an den Bund übermittelt werden. Ab dem 27. November 2020 tritt ergänzend für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen.

Mit dem ZRE stellt die Bundesrepublik Deutschland über das Informationstechnikzentrum Bund einem Rechnungssteller bzw. Rechnungssender einen Dienst für den elektronischen Rechnungsaustausch zur Verfügung.

Die zentralen technischen Plattformen für elektronische Rechnungsstellung

Um die Bundesverwaltung bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung zu unterstützen, wurde eine zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes entwickelt (Bundesportal/ZRE). 

Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) steht seit dem 20.11.2018 allen Unternehmen, bei denen die unmittelbare Bundesverwaltung einkauft, für die elektronische Rechnungsstellung und das Einreichen von Rechnungen bereit. Mit xrechnung.bund.de hat der Bund damit einen zentralen Eingang für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Standard XRechnung an die unmittelbare Bundesverwaltung geschaffen.

Inzwischen wird den Lieferanten auch eine zweite Plattform zur Verfügung gestellt. Die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) verfügt nicht nur über die gleichen Eingangsschnittstellen, ein ähnliches Look-and-Feel wie die ZRE. Die OZG-RE nutzt auch die gleiche Schnittstelle zur Bereitstellung der XRechnungen nebst Anlagen. Die OZG-RE ermöglicht den zentralen Eingang für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Standard XRechnung an die mittelbare Bundesverwaltung und steht auch den einzelnen Bundesländern als Plattformgrundlage zur Verfügung.

Übersicht der Regelungen in den Bundesländern und Kommunen

Status Quo der Regelungen in den Bundesländern und Kommunen

Da die Referenzen auf die Europäische Norm EN 16931 erst am 17. Oktober 2017 veröffentlicht wurden, ist der 18. April 2020 das späteste Datum, zu dem dann auch Landesbehörden und Kommunen im oberschwelligen Bereich elektronische Rechnungen entgegennehmen müssen. 

Zwar sind in einigen Bundesländern die entsprechenden Gesetze verabschiedet. Allerdings stehen trotz der nahenden Frist in nahezu allen Bundesländern noch die für die Umsetzung entscheidenden Rechtsverordnungen aus.  
 

Elektronische Rechnungen an die Verwaltungen anderer europäischer Länder

In diesem Zusammenhang wird von den Verwaltungen in Europa häufig das PEPPOL Netzwerk eingesetzt. PEPPOL ist eine Gruppe von Spezifikationen, die grenzüberschreitendes E-Procurement ermöglicht. Die Nutzung von PEPPOL unterliegt einer Struktur von multilateralen Vereinbarungen, die von OpenPEPPOL verantwortet und gepflegt werden.

PEPPOL ermöglicht den Handelspartnern den Austausch von auf Normen basierenden elektronischen Dokumenten über das PEPPOL-Netzwerk. Diese Dokumente umfassen E-Bestellungen, E-Lieferscheine, E-Rechnungen, E-Kataloge, usw.

Über PEPPOL Access Points sind die Nutzer mit dem PEPPOL-Netzwerk verbunden, und die elektronischen Dokumente werden auf der Basis der PEPPOL-Spezifikationen ausgetauscht.

Die Käufer und Lieferanten können den Anbieter ihres bevorzugten Access Points zur Verbindung mit allen, bereits im Netzwerk vorhandenen PEPPOL-Teilnehmern frei wählen.
Dieses Netzwerk ist bereits in Ländern wie Frankreich, Österreich, Polen, Belgien und Niederlande verfügbar.

Dort können darüber alle Stellen der öffentlichen Verwaltung erreicht werden. Im Übrigen hat auch die deutsche Regulierungsbehörde die Verwendung von PEPPOL in Bezug auf B2G-E-Invoicing in Fällen vorgeschrieben, in denen ein automatischer Datenaustausch (keine manuelle Datenerfassung in einem Portal, keine Zusendung einer elektronischen Rechnung per E-Mail usw.) möglich ist.

Die Entwicklung in Europa - Fattura PA & Co  

Die Entwicklung in Italien geht sogar noch darüber hinaus und verpflichtet die gesamte Wirtschaft beim Versand elektronischer Rechnungen eine zentrale Plattform zu nutzen.

Lesen Sie dazu unseren Artikel "Rechnungsversand in Italien - Was ist FatturaPA?" in unserem crossinx E-Magazin

In diesen sogenannten Clearance Systemen erhält der Staat vollständige Transparenz über die gestellten Rechnungen und die damit verbundene Mehrwertsteuer.

Länder wie Griechenland, Italien und Spanien denken über ähnliche Entwicklungen nach bzw. sind teilweise bereits in der Umsetzung solcher Systeme.

Mehr zu den Entwicklungen in anderen europäischen Ländern finden Sie in unseren Webinaren >> 

 

Elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Italien - Seit dem 01. Januar 2019 ist es in Italien gesetzlich vorgeschrieben, alle Rechnungen elektronisch über eine zentrale Schnittstelle auszutauschen und zu übermitteln. Alle Rechnungen, die nicht über diese zentrale Plattform übermittelt werden, gelten als nicht gestellt und sind mit Sanktionen verbunden.

Was muss ich noch wissen zum E-Rechnungsgesetz? 

Was ist eine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung?

Gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
 
Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben. 

Zusätzlich sind darüber hinausgehende Konkretisierungen der Vorgaben durch den Bund bzw. die Länder zu beachten. 

Einfache Bilddateien oder PDF-Dokumente genügen nicht den europarechtlichen Anforderungen.

Wer muss elektronische Rechnungen verpflichtend übertragen?

Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes sind verpflichtet, ihre Rechnungen ab dem 27.11.2020 unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes elektronisch einzureichen.

Es gelten Bagatell- sowie sicherheitsbezogene Ausnahmen.

Öffentliche Auftraggeber werden sukzessive verpflichtet, Rechnungen elektronisch anzunehmen. Dies ist aber abhängig von dem jeweiligen Landesgesetz bzw. der Regelung in einem Bundesland.

Verpflichtungen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern der Länder und Kommunen sind von der jeweiligen Landesgesetzgebung abhängig und noch nicht abschließend geregelt.

Woher weiss ich, ob ich von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen bin?

Der Bund informiert sowohl die Bundesverwaltung als auch Lieferanten und Dienstleister über bevorstehende Änderungen.

Inwiefern Auftraggeber von den gesetzlichen Vorgaben betroffen sind, müssen diese individuell anhand ihrer Voraussetzungen prüfen.

Lieferanten und Dienstleister werden darüber hinaus im Rahmen der Beauftragung vom öffentlichen Auftraggeber über die Möglichkeit – beziehungsweise die Pflicht – zur elektronischen Rechnungsstellung informiert.

Mit welchen Konsequenzen ist zu rechnen, wenn eine Rechnung nicht elektronisch übermittelt wird?

Für Rechnungsempfänger des Bundes ist bereits klar: Eine Rechnung, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht, wird nicht angenommen und nicht bezahlt.

Dies gilt jedoch nur für die Rechnungen von Lieferanten, die nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes verpflichtet sind, ab dem 27.11.2020 Rechnungen zwingend als elektronische Rechnung einzureichen.

Welche Informationen im Rahmen der Rechnungsstellung sind für den Versender im Rahmen der GoBD relevant

Alle Informationen, die erforderlich sind, um den Rechnungsinhalt (inkl. Strukturinformationen) belegen zu können, sind relevant. Dabei ist die “Ausgangsrechnung” in dem Format vorzuhalten, in dem sie erstellt wurde (wenn elektronisch, dann auch im ursprünglichen Format).

Detaillierte Angaben liefert das BMF-Schreiben vom 14.11.2014

Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Ja, eine Außnahmeregelung besteht bei Direktaufträgen mit einem Autragswert von maximal 1.000 Euro (netto).

Im Rahmen von Organleihen, Auslandsbeschaffungen und verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen, bestehen ebenfalls Ausnahmeregelungen.

Ab welchem Zeitpunkt besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes sind ab 27.11.2018 verpflichtet, Rechnungen elektronisch anzunehmen. Für sonstige Einrichtungen, die unter die E-Rech-VO des Bundes fallen, gilt der 27.11.2019 als Stichtag.

Achtung: Bei Einrichtungen, die unter Landesrecht fallen, können abweichende Termine wie der 18.04.2020 maßgeblich sein.

Gemäß der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) des Bundes sind Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers des Bundes ab dem 27. November 2020 verpflichtet, ihre Rechnung elektronisch einzureichen. Eine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung an Landeseinrichtungen und Kommunen hängt von der Umsetzung der Länder ab.

Was ist ZUGFeRD?

"FeRD" ist ein nationaler Zusammenschluss von Verbänden, Ministerien und Unternehmen, die es sich zum Ziel gesetzt haben, das Thema elektronische Rechnung in Deutschland zu fördern und weiter zu entwickeln. Unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde 2013 ein einheitliches Datenformat veröffentlicht um Rechnungen zwischen Unternehmen-Unternehmen und Unternehmen-öffentliche Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden.

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(Crossinx Merkblatt ZUGFeRD >>)