Unifiedpost Group und das kommunale Rechenzentrum Komm.ONE stellen die Stadt Heidelberg auf eine effiziente Rechnungsverarbeitungslösung um.
Die Möglichkeit, elektronische Rechnungen anzunehmen und digital weiterzuverarbeiten, schafft für die Stadt Heidelberg erhebliche Vorteile. Damit kommt die Stadt ihrem Ziel, eine digitalisierte und vernetzte Kommune zu werden, einen großen Schritt näher.
M. Wieske vom Finanzamt kommentiert: "Mit dieser einmalig unkomplizierten Lösung von Unifiedpost Group konnten wir unsere Prozesse automatisieren und die internen Abläufe vereinfachen. Alles in allem bedeuten diese Vorteile, dass unsere städtischen Mitarbeiter endlich mehr Zeit für die wirklichen Anliegen unserer Bürger haben."
Kosteneinsparungen mit der Lösung von Unifiedpost Group
Bei der Stadt Heidelberg gehen jedes Jahr Tausende von Rechnungen ein, die bisher einen hohen Verwaltungsaufwand verursachten. Um die Kosten zu senken, aber auch um die Vision einer digitalisierten Stadtverwaltung zu verwirklichen, holte sie Unifiedpost Group an Bord.
Dank der gemeinsamen Lösung von Komm.ONE und Unifiedpost Group kann die Stadt Heidelberg Rechnungen in zahlreichen Formaten elektronisch entgegennehmen, ohne sie manuell bearbeiten zu müssen.
Die Zusammenarbeit mit dem städtischen Rechenzentrum Komm.ONE und Unifiedpost Group sorgt dafür, dass Rechnungen direkt und automatisch in den Komm.ONE-Workflow zur Weiterverarbeitung übergeben werden. So werden nicht nur die Prozesse effizienter, sondern die Stadt Heidelberg ist durch die Umstellung auch gut auf die Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung vorbereitet, ab 2020 Xinvoices zu akzeptieren.
Einfache Anbindung ohne Änderung bestehender IT-Strukturen
Die Einführung des neuen Systems verlief schnell und effizient. Seitdem erhält die Stadt die Rechnungen im elektronischen Rechnungseingangsbuch. Die Datenverteilung erfolgt im Rechenzentrum von Komm.ONE, so dass die Stadt keine Änderungen an ihrem System vornehmen muss. So können sich sowohl Rechenzentrumskunden als auch On-Premise-Kunden anschließen, ohne Änderungen an Firewalls oder der internen IT vornehmen zu müssen. Über das Portal Unifiedpost Group kann die Stadt automatisierte Kampagnen erstellen, um ihre Lieferanten aufzufordern, Rechnungen direkt als PDF zu versenden.
Elektronische Rechnung - ab 2020 auf kommunaler Ebene verpflichtend
Mit XInvoice reagiert der deutsche Gesetzgeber auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese verpflichtet öffentliche Verwaltungen in ganz Europa dazu, ihre Rechnungen elektronisch zu verarbeiten. Gleichzeitig will die EU die nationalen Rechnungsstellungsstandards harmonisieren.
In Deutschland ist die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung und -annahme seit November 2020 gesetzlich vorgeschrieben. Dies betrifft nicht nur die klassischen Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene, sondern auch eine Reihe anderer Unternehmen in öffentlicher Hand wie Schulen und Krankenhäuser.
Der Anwendungsbereich der XRechnungsnorm ist also viel breiter als zunächst angenommen. Seit November 2020 sind auch Unternehmen, die Rechnungen an einen öffentlichen Auftraggeber ausstellen, verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch nach dem XRechnungsstandard einzureichen.
Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung mit Unifiedpost Group
Unifiedpost Group unterstützt Kommunen und Unternehmen der öffentlichen Hand bei der Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen. Mit der E-Invoicing-Lösung vonUnifiedpost Group können Kommunen schnell und einfach auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen und sind für die Zukunft gut gerüstet.
Die Fallstudie wurde ursprünglich in deutscher Sprache von crossinx, dem früheren Namen von Unifiedpost Germany - der deutschen Einheit von Unifiedpost Group- erstellt.
