E-Invoicing bei der Evonik Industries AG

Evonik weitet seine erfolgreiche Umstellung auf E-Invoicing in Deutschland auf weitere Märkte aus

Evonik ist eines der weltweit führenden Unternehmen der Spezialchemie. Vom Hauptsitz des Konzerns in Essen aus steuert Evonik seine Aktivitäten in mehr als 100 Ländern rund um den Globus. Profitables Wachstum und eine nachhaltige Steigerung des Unternehmenswerts stellen für Evonik die zwei wichtigsten Pfeiler für eine erfolgreiche Zukunft dar. Dabei konzentriert sich der Spezialchemiekonzern besonders auf wachstumsstarke Themen und Trends, allen voran Gesundheit, Ernährung, Ressourceneffizienz und Globalisierung. Evonik beschäftigt weltweit 33.000 Mitarbeiter; in Deutschland sind es zirka 20.000.

Allein in Deutschland erhält Evonik über einen zentralen Rechnungseingang rund 1,2 Millionen Rechnungen im Jahr. 38 Mitarbeiter kümmern sich um die zeitnahe Bearbeitung der Rechnungen. Dabei müssen sie sowohl steuerrechtliche und gesetzliche Vorgaben berücksichtigen als auch in internen Kontrollen durch Audits oder gegenüber externen Wirtschaftsprüfern Rechenschaft ablegen können. Die bis vor wenigen Jahren ausschließlich papier-basierten Rechnungen wurden direkt nach dem Eingang zum Scannen vorbereitet, gescannt und durchliefen dann die OCR-Verarbeitung. Der gesamte Prozess der Rechnungsprüfung und -anerkennung wird bei Evonik über ein SAP- und Lotus Notes-gestütztes Workflow System abgebildet.

Der Rechnungsausgang geschieht nicht zentral, sondern über die jeweiligen Business Units im Vertrieb. Sie erfassen Aufträge, schreiben die dazugehörigen Ausgangsrechnungen und übergeben sie dann in die Konfektionierung und den Versand.

Herkömmliche Prozesse stehen zeitnaher Rechnungsverarbeitung im Weg

„Der postalische Rechnungseingang ist immer mit Zeitverzögerungen im Postweg verbunden oder birgt sogar die Gefahr, Dokumente zu verlieren“, gibt Dr. Frank Scherzinger, Head of Current Account bei Evonik zu Bedenken. „Außerdem müssen die Rechnungen zunächst in manuellen Arbeitsschritten zur digitalen Archivierung aufbereitet werden zum Beispiel indem Heftklammern entfernt oder das Papierformat angepasst werden muss.“ Im Zuge einer Effizienzsteigerung in den Arbeitsabläufen mußte hier eine zeitgemäße Verarbeitungsmethode eingeführt werden. Existierende OCR-Lösungen boten nur begrenzten Optimierungsspielraum. Die Anfrage einzelner Lieferanten, ob sie ihre Rechnungen nicht elektronisch übermitteln könnten, gab schließlich den Anstoß zum Handeln:

E-Invoicing – kein Strohfeuer sondern zukunftsfähige Alternative

„Wir haben den Markt für elektronische Rechnungsverarbeitung zunächst längere Zeit beobachtet“, erinnert sich Dr. Frank Scherzinger. „Als sich abzeichnete, dass es sich bei E-Invoicing nicht um ein Strohfeuer handelte, sondern um eine zukunftsfähige, effiziente Prozessalternative, haben wir in einer Reihe von Workshops im Jahr 2009 verschiedene E-Invoicing-Anbieter auf die Probe gestellt. Die Wahl fiel schnell auf crossinx.“, ergänzt Bernadette Hampl, Head of Invoice Verification

Mitunter ausschlaggebend dafür war zum einen der globale Ansatz von crossinx. Auch das Engagement von crossinx-Geschäftsführer Marcus Laube in zahlreichen nationalen und europäischen Verbänden unterstrich die Nachhaltigkeit von E-Invoicing und setzte internationale Perspektiven – schließlich sollte die elektronische Rechnungsverarbeitung langfristig nicht nur in Deutschland funktionieren. Zum anderen punktete der Anbieter aber auch mit der Tatsache, dass das Frankfurter Unternehmen bereits zahlreiche Lieferanten von Evonik in seinem Kundenportfolio hatte und somit mit einer leichten und raschen Anbindung wichtiger Lieferanten zu rechnen war.

Von September bis November 2009 erfolgte schließlich die Implementierung der technischen Schnittstelle und die Anbindung des Konzern -Telefonanbieters als Pilotlieferanten. Im Folgenden übernahm crossinx die Anbindung der wichtigsten Lieferanten. „Wir wählten für jedes Unternehmen entsprechend seiner Größe und technischen Anforderungen die richtige Lösung, so dass wir Lieferanten mit unterschiedlichsten Ansprüchen und Voraussetzung reibungslos integrieren konnten“, erläutert Marcus Laube. Ende 2009 ging sowohl der elektronische Eingang der Lieferantenrechnungen als auch die elektronische Abrechnungen im Gutschriftsverfahren erfolgreich live.

Bis heute wurden die 200 größten Lieferanten in den neuen Prozess eingebunden. Die Optimierung betrifft vorwiegend die Schnittstelle von Rechnungseingang und Auslese von Rechnungsdaten. Für die auf E-Invoicing umgestellten Lieferanten fallen die zeitraubenden Zusatztätigkeiten wie Scann-Vorbereitung und Scannen sowie OCR-Bearbeitung weg. Evonik kann zudem die taggenaue Übertragung von Rechnungen im passenden Format sicherstellen, die dann direkt in den weiteren Verarbeitungsprozess mündet. Es gibt keine Medienbrüche, keinen Zeitverlust und kein Risiko des Datenverlustes mehr. Auch OCR- Lesefehler werden vermieden und die Vorabprüfung der Rechnungen nach §14 UStG erfolgt direkt über crossinx.

Im Lichte der erfolgreichen Implementierung des elektronischen Rechnungseingangs hat Evonik inzwischen auch den Rechnungsausgang in Deutschland umgestellt. Auch hier stand im Vordergrund, die unterschiedlichen technischen Anforderungen möglichst vieler Kunden zu berücksichtigen. crossinx sorgte mit individuell angestimmten Lösungen für einen reibungslosen E-Invoicing-Prozess.

Prozessoptimierung in Deutschland macht bei Evonik international Schule

In Zukunft will Evonik das Volumen der mit crossinx elektronisch übertragenen Rechnungen weiter ausbauen. Belgien wurde bereits erfolgreich in den elektronischen Rechnungsverarbeitungsprozess eingebunden; die Einbindung der USA mit ihren spezifischen Marktgegebenheiten wird derzeit geprüft.

Im Jahr 2010 wurde gemeinsam mit dem Anbieter eine Lösung speziell für den Rechnungsausgang in Mexiko ergänzt. Dabei galt es auch, besondere Anforderungen hinsichtlich des dortigen Steuerrechts abzubilden. „In Mexiko setzten wir die Implementierung gemeinsam mit lokalen Partnern und der dortigen Business Unit von Evonik um, um optimal auf die örtlichen Gegebenheiten und gesetzlichen Vorgaben eingehen zu können“, erklärt Marcus Laube den Prozess.

Derzeit wird die Anbindung der Ausgangsrechnungsverarbeitung für die Türkei umgesetzt. Die türkische Regierung erweiterte vor kurzem den Anwendungsbereich der bestehenden E-Invoicing-Anordnung. Seit dem 1. Januar 2014 müssen bestimmte Branchen verbindlich elektronische Buchhaltungsprozesse einführen und ihre E-Invoicing-Benutzerkonten bei den türkischen Steuerbehörden registrieren. Dies betrifft auch ausländische Unternehmen, die in der Türkei tätig sind. Evonik wird sich mit Hilfe von crossinx rasch auf diese neuen Anforderungen einstellen.