E-Invoicing bei Enercon GmbH

Elektronische Rechnungsverarbeitung bei Enercon GmbH

Täglich 800 Eingangsrechnungen verursachten in der Kreditorenbuchhaltung von ENERCON hohen manuellen Aufwand. Deshalb stellte der führende Hersteller von Windenergieanlagen mit crossinx seine Prozesse auf elektronische Rechnungsverarbeitung um. Mit rund 500 Lieferanten erhält das Unternehmen täglich 800 Eingangsrechnungen, die bisher mit hohem manuellem Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung erfasst wurden. Selbst bei den meisten der 80 Hauptlieferanten waren papierbasierte Rechnungen Standard. Auch die wenigen Dokumente, die über klassische EDI-Verbindungen, auf elektronischem Weg als PDF oder via Faxserver beim Unternehmen eintrafen, entsprachen nur mit aufwändiger Nacharbeit dem neuen Umsatzsteuergesetz (UStG §14).

In dieser Situation erfüllte crossinx alle Kriterien von ENERCON. „Wir suchten nach einer Lösung die unsere Prozesse vereinfacht, mit wenig Aufwand bei unseren Lieferanten realisiert werden kann und zudem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt,“ sagt Britta Wyrembek, Leiterin Kreditorenbuchhaltung bei ENERCON.

Nach einem Anschreiben von ENERCON hat crossinx jeden einzelnen der Lieferanten persönlich von den Vorteilen der Lösung überzeugt und mit ihren individuellen Bedürfnissen an das System angebunden. Heute treffen die Rechnungen dieser Lieferanten in ihren spezifischen Formaten bei crossinx ein. Zur Datenübertragung eignen sich einfach strukturierte CSV-, XML- oder individuelle eigene Formate. Kleinere Unternehmen, die über kein eigenes ERP System verfügen, nutzen das crossinx Web Portal. Als Übertragungsweg stehen E-Mail, (S)FTP oder AS2 zur Verfügung. Eine Investition in Hard- oder Software ist im Regelfall nicht notwendig. Aus den Rechnungsdaten generiert die Lösung ein PDF und versieht es gleichzeitig mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und einem Verifikationsprotokoll. Im individuell abgestimmten Format kann die Kreditorenbuchhaltung von ENERCON diese Daten direkt in das SAP System einspeisen, Rechnungen mit Bestellbezug unmittelbar zur Buchung frei geben und andere in einen elektronischen Workflow in die Fachbereiche leiten. Die Langzeitarchivierung erfolgt dabei in einem Archivsystem von IXOS.

Die Abwicklung über crossinx wirkt sich für alle Beteiligten positiv aus. Lieferanten verbessern ihren Cash-Flow mit durchschnittlich drei bis fünf Tage früheren Zahlungseingängen. „Die Einführung von Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur ist eine lohnende Investition für unsere Firma“, unterstreicht Wyrembek den Erfolg des gemeinsamen Projektes. Mit nur 16 Prozent der wichtigsten Lieferanten konnte das Unternehmen bereits die Hälfte der Rechnungen auf elektronische Verarbeitung umstellen. So hat ENERCON bereits eine Schlacht im Papierkrieg der Buchhaltung gewonnen und die Prozesskosten um 50 Prozent reduziert.