EDI - Anbindung bei Murrelektronik GmbH

Die Murrelektronik GmbH ist ein global operierender Anbieter von Anwendungslösungen für die industrielle Automatisierung. 1975 in Oppenweiler gegründet, beschäftigt das Unternehmen heute fast 2.000 Mitarbeiter und nimmt im nationalen und internationalen Vergleich eine führende Position ein.

Murrelektronik hat zirka 60.000 Kunden, darunter einige Großkunden, die jeweils auf bis zu 500 Bestellpositionen monatlich kommen. Allein im Rechnungsausgang werden dementsprechend jeden Tag zwischen 1.000 und 1.500 Dokumente verarbeitet. Bis vor knapp vier Jahren wurde dieser Prozess noch vollständig auf dem Postweg abgewickelt – heute wird ein stetig wachsender Teil elektronisch versandt.

Weg von der Papierflut hin zum digitalen Prozess

Der Anstoß zur Umstellung kam bei Murrelektronik zum einen von der Kundenseite. Die Nachfrage nach elektronischer Datenverarbeitung wurde immer größer, da besonders große Unternehmen und Konzerne längst auf EDI (Electronic Data Interchange) Basis arbeiten. Digitalisierte Rechnungen haben in diesem Prozess den größten Mehrwert für den Empfänger, da die Daten nicht mehr separat in ein System eingespeist und bearbeitet werden müssen und so Fehlerquote und Arbeitsaufwand minimiert werden. Auf der Seite des Rechnungsstellers werden die Daten direkt aus der örtlichen ERP ausgeführt.

Auch von der Geschäftsleitung wurde eine Umstellung auf digitale Prozesse gefordert. Schwierigkeiten mit Bestell- und Lieferscheinen, enormer Zeitaufwand und hohe Fehlerquote und administrativer Aufwand verursachten bei mehreren tausend Transaktionen täglich sehr hohe Kosten. Die Forderung der Geschäftsführung: optimierte Prozesse und demzufolge eine Kostensenkung.

Um einen Medienbruch zu vermeiden, macht eine Umstellung auf elektronische Rechnungen nur Sinn, wenn auch der Bestellprozess elektronisch abläuft. Vor Einführung der elektronischen Bestellverarbeitung und Rechnungsstellung wurde bei Murrelektronik der komplette Bestell- und Rechnungsprozess papierbasiert abgewickelt. Bestellungen gingen elektronisch, schriftlich oder telefonisch ein und mussten dementsprechend manuell in das ERP-System eingepflegt werden. Lieferscheine und Rechnungen wurden gescannt und zur weiteren Bearbeitung durch die Buchhaltung oder das Sales-Team über Texterkennungssysteme (Optical Character Recognition, OCR) in das vorhandene SAP ERP-System überführt.

Ressourcen sparen durch das Knowhow des richtigen Providers

Die Suche nach einem geeigneten Provider, der als Partner des Unternehmens die Digitalisierung unterstützen sollte, nahm insgesamt etwas mehr als zwölf Monate in Anspruch. Heidrun Beck, Projektmanagerin SAP-Rollout und EDI bei Murrelektronik, war in den Auswahlprozess von Anfang an involviert. „Wir haben vier Provider verglichen und uns letzten Endes für crossinx entschieden. Uns hat nicht nur das Angebot überzeugt, sondern auch die Tatsache, dass crossinx bereits international aktiv ist und schon einige Erfahrung vorweisen kann. Außerdem gab es einige positive Referenzen.“

Besonders wichtig war Murrelektronik zudem, dass der Provider eine individuell zugeschnittene Lösung anbietet. Zunächst wurde der Rechnungsversand betrachtet. Es stellte sich heraus, dass das im Unternehmen installierte SAP-System problemlos elektronische Rechnungen erstellen und versenden kann. crossinx sollte dementsprechend als Partner für die Datenverarbeitung fungieren und Order, Order Response, Delivery Note und Invoice abwickeln. Gemeinsam legte man die technischen Rahmenbedingungen und das Customizing des Systems fest. Für einen reibungslosen Ablauf muss die Schnittstelle zum Kunden nur einmal sorgfältig eingerichtet werden.

Die erfolgreiche Anbindung des ersten Kunden an die neue EDV in 2013 dauerte zirka acht Monate. Die Auftragserfassung, sowie die Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden seither per EDI bearbeitet. Während des Onboardingsprozesses übernahm crossinx fast vollständig die Kommunikation zwischen Murrelektronik und den Kunden. „Wir haben bei der Umstellung unseren Fokus zunächst auf die Anbindung unserer Großkunden gelegt, die teilweise bis zu 500 Bestellungen täglich tätigen“, sagt Frau Beck.

Die Anbindung nimmt pro Kunde etwa vier bis sechs Wochen in Anspruch. Besonders wichtig ist hierbei, dass die Stammdaten sorgfältig in das ERP-System eingepflegt werden. Dazu gehören alle Daten, die den Kunden betreffen, aber auch Informationen zu Preisen und Materialien.

Die Erfahrungswerte sind durchweg positiv

Bisher wurden einige Großkunden vollständig in das System integriert. Frau Beck stellt fest:„Auf den ersten Blick haben wir erst einen sehr geringen Teil unserer Kunden an das System angebunden, allerdings wickeln wir bereits jetzt über 1.000 Transaktionen monatlich über crossinx als Kommunikationspartner ab.“

Sich einen Partner ins Boot zu holen hatte natürlich auch einen finanziellen Hintergrund, denn das Einsparpotenzial ist enorm. „Mit dem Outsourcing haben wir vermieden, uns das technische Knowhow selbst aneignen zu müssen, was nicht nur Personal, sondern eben auch Zeit und entsprechend Geld einspart. Wir setzen voll und ganz auf die Expertise von crossinx“, beschreibt die Projektmanagerin die Zusammenarbeit. Frau Beck schätzt, dass durch die vielen Automatismen des Systems etwa 30-40 Prozent administrativer Aufwand eingespart werden können - dementsprechend sinken auch die Kosten. Die Zusammenarbeit mit einem Provider bedeutet außerdem, dass es völlig irrelevant ist, welches System beim Kunden vorliegt. Abweichende Datenformate werden von crossinx direkt in das passende Format übersetzt.

Ein weiterer enormer Vorteil ist die drastische Reduzierung von Fehlern innerhalb der Abläufe. In den Prozess von der Bestellung bis zur Ausgaben wird nur noch dann von außen manuell eingegriffen, wenn der Kunde individuelle Ansprüche stellt, etwa an das Lieferdatum oder eine spontan veränderte Stückzahl. Vorausgesetzt die Stammdaten wurden sorgefältig in das ERP eingepflegt, können Fehler innerhalb der Bestellvorgänge quasi ausgeschlossen werden. Das äußert sich außerdem in einem starken Rückgang der Reklamationen, die auch einen Kostenfaktor bedeuten.

Ziel: ein stetiger Ausbau der Digitalisierung

Frau Beck erklärt, Murrelektronik plane bis Ende des Jahres noch den Anschluss von drei weiteren Großkunden. Ziel ist es in der kommenden Zeit, jährlich weitere zehn Kunden anzuschließen. Bisher rentiert sich der Aufwand nur für Großkunden, auf lange Sicht ist eine vollständige Umstellung nicht ausgeschlossen. „Bisher sind wir äußerst zufrieden. Die Zusammenarbeit läuft reibungslos, auf spontane Veränderungen kann schnell reagiert werden und natürlich sprechen die Zahlen für sich. In crossinx haben wir einen technischen Partner gefunden, der die Kommunikation im Datenprozess für uns übernimmt und sauber abwickelt.“