Beiersdorf stellt mit Unterstützung von Unifiedpost Group international auf die elektronische Rechnungsstellung um. Sehen Sie, in welchen Ländern die Umstellung einfach war und in welchen Ländern sie sich als schwieriger erwies.
Beiersdorf in Geschichte und Zahlen
Beiersdorf ist weltweit für Marken wie Nivea, Tesa und Eucerin bekannt. Der deutsche Konsumgüterkonzern ist in über 100 Ländern mit mehr als 160 Tochtergesellschaften und über 17.000 Mitarbeitern tätig. Es versteht sich von selbst, dass ein so großes Unternehmen mit vielen Rechnungen zu tun hat. Allein in Europa gehen jedes Jahr rund 700.000 Rechnungsdokumente ein.
Eine der Herausforderungen bei der Rechnungsstellung von Beiersdorf besteht darin, dass die Forderungen aus verschiedenen Ländern, in verschiedenen Sprachen und in unterschiedlichen Formaten in das Unternehmen gelangen. Manchmal erreichen sie Beiersdorf per Post, per PDF in E-Mails und über Gutschriftssysteme (ERP).
Um die Masse an Dokumenten effizient zu verarbeiten, hat sich Beiersdorf entschlossen, die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) weltweit einzuführen und die Rechnungsprozesse zu digitalisieren.
Beschleunigte Prozesse und geringere Arbeitsbelastung
Wenn ein Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung übergeht, muss es die Rechnungsdaten nicht mehr manuell eingeben oder verarbeiten. Durch die Umstellung wird die Bearbeitungszeit einer Rechnung rationalisiert und beschleunigt.
"Die Rechnungen unserer Lieferanten werden in der Regel elektronisch erstellt, d.h. bereits digitalisiert, ausgedruckt und per Post an uns geschickt. Diese müssen dann von der Buchhaltung zur Weiterverarbeitung wieder digital erfasst werden. Mit E-Invoicing können wir diesen Medienbruch vermeiden und so den Prozess effizienter gestalten" , erklärt André Rogel, verantwortlich für Accounts Payable Europe bei Beiersdorf Shared Services. "Die Rechnungsdaten können nun automatisch und digital geprüft werden, was den Arbeitsaufwand und die Fehlerquote deutlich reduziert und im Idealfall eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht."
Ab 2008 beschloss Beiersdorf, das elektronische Rechnungsformat mit einigen seiner Lieferanten zu testen, während Unifiedpost Group die technische Umsetzung unterstützte. Acht Jahre später wurde die Entscheidung getroffen, ein globales Digitalisierungsprojekt zu starten. Ziel war es, den Großteil der Lieferanten anzubinden und auch kleineren Lieferanten die Möglichkeit zu bieten, E-Invoicing zu nutzen.
Da jedoch jeder Rechnungssteller seine eigenen Anforderungen hatte, verließ sich Beiersdorf auf die Unterstützung von Unifiedpost Group:
"Wir waren auf der Suche nach einem Anbieter, der ein breites Portfolio bietet, flexibel ist und auch über internationale Expertise verfügt. Außerdem wollten wir keinen reinen EDI-Anbieter. Unifiedpost Group bringt all das mit und passt zu unseren Projektanforderungen. Außerdem schätzen wir den persönlichen Kontakt und die partnerschaftliche Zusammenarbeit", sagt André Rogel.
Umstellung auf E-Invoicing je nach Rechnungsvolumen und Kerngeschäft
Im Rahmen des Projekts wurde zunächst die elektronische Rechnungsstellung in die Prozesse des deutschen Teams eingeführt. Zunächst wurden die 100 größten in- und ausländischen Lieferanten an das digitale FakturierungssystemUnifiedpost Group angeschlossen.
Zweitens wurden auch kleinere Lieferanten in den Umstellungsprozess einbezogen. Alle weiteren Expansionsschritte über Deutschland hinaus erfolgten in enger Abstimmung in Europa und Amerika.
E-Invoicing lohnt sich besonders bei hohen Rechnungsvolumina. Beiersdorf identifizierte und kontaktierte daher im Vorfeld die wichtigsten Lieferanten und entwickelte eine Vorlage für die Vorgehensweise, die die technischen Voraussetzungen für die Umstellung aufzeigte. Nachdem sich der Lieferant registriert und einen ersten Test absolviert hatte, konnte der Echtbetrieb beginnen. Bislang wurden über 300 Lieferanten erfolgreich angebunden.
Doch nicht nur in Deutschland hat das Unternehmen ein hohes Rechnungsvolumen. Auch viele internationale Standorte gehören zum Kerngeschäft. Deshalb hat Beiersdorf E-Invoicing auch in Polen, Portugal, Spanien, Großbritannien sowie in den USA und Kanada eingeführt.
In Portugal und Spanien war die Umstellung vergleichsweise einfach. Zum einen, weil die gesetzlichen Anforderungen in diesen Ländern ähnlich sind wie in Deutschland. Zum anderen, weil Beiersdorf von den lokalen Lieferanten der beiden Länder eine positive Resonanz erhielt.
Akzeptanz und Bereitschaft zum Wechsel nicht überall
In Polen, dem Vereinigten Königreich, den USA und Kanada verlief die Umstellung weniger reibungslos. Obwohl in diesen Ländern (mit Ausnahme von Polen) die elektronische Rechnungsstellung schon seit Jahren ein Thema ist, gab es überraschenderweise einige Anlaufschwierigkeiten.
In diesen Ländern sind es die Lieferanten nicht gewohnt, einen Teil der Kosten zu tragen. E-Invoicing ist daher für viele Lieferanten eine Kostenfrage. Außerdem fehlt es - vor allem kleineren Lieferanten - an technischem Know-how und an der Bereitschaft, für die Anbindung an ein ihnen unbekanntes System zu zahlen.
Eine weitere Hürde war die Sprache. Einige Lieferanten waren zunächst nicht bereit, Deutsch oder Englisch als einzige Sprache für das Abrechnungssystem zu akzeptieren. Andere fühlten sich von der Geschwindigkeit der Umstellung überfordert und konnten mit der digitalen Beschleunigung nicht Schritt halten.
Beiersdorf und Unifiedpost Group waren jedoch in der Mehrzahl der Fälle erfolgreich. Gemeinsam fanden die Unternehmen eine individuelle Lösung mit den Lieferanten, hielten sich aber letztlich an den Standardprozess.
"Es gibt nicht den einen richtigen Weg für den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung. Standardregeln funktionieren nicht überall. Deshalb können wir flexibel auf die Bedürfnisse unserer Kunden reagieren - auch wenn das bedeutet, dass wir unser System anpassen müssen", erklärt Unifiedpost Group.
Vom PDF zum elektronischen Rechnungsformat
Doch was genau geschieht mit den Rechnungen nach der Umstellung?
- Der Lieferant schickt seine Rechnungsunterlagen, die zunächst von Unifiedpost Group erfasst werden.
- Unabhängig vom Kanal, dem Land des Lieferanten oder dem Rechnungsformat wandelt das System von Unifiedpost Group die Datei in ein elektronisches Format um, das den Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
- Das System prüft die Datenfelder auf die relevanten Informationen, so dass die Rechnung anschließend im SAP-System von Beiersdorf verarbeitet werden kann.
- Die Rechnungsdaten werden als Buchungssatz mit dem entsprechenden PDF an SAP gesendet.
Dieses einfache Verfahren hat bei Beiersdorf bereits zu ersten, messbaren Erfolgen geführt.
"Dank der elektronischen Rechnungsstellung können wir effizienter und schneller arbeiten. Wir konnten den Anteil der 'blind gebuchten', d.h. vom System automatisch gebuchten Rechnungen, innerhalb eines Jahres auf 15 % reduzieren. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter diese Rechnungen nicht mehr anfassen müssen. Aber im Laufe der Zeit kann noch viel mehr getan werden" , sagt André Rogel.
Beiersdorf plant daher, weitere Länder anzubinden. Im Fokus stehen dabei die Länder, die an ihren Produktionsstandorten ein relativ hohes Rechnungsaufkommen haben, wie zum Beispiel in Lateinamerika und Asien. Langfristig will Beiersdorf E-Invoicing weltweit einsetzen und die Ausgangsrechnungen weiter digitalisieren.
Die elektronische Rechnungsstellung wird zur Pflicht und betrifft jeden
Um ein so großes Projekt zu bewältigen, braucht man das richtige Know-how - und Ausdauer. André Rogel hat deshalb einen Tipp für andere Unternehmen:
"E-Invoicing ist keine Selbstverständlichkeit, sondern erfordert ein hohes Maß an Engagement. Die Unternehmen sollten sich auf keinen Fall von der Arbeit abschrecken lassen. Die elektronische Rechnungsstellung wird eher früher als später kommen. Die Digitalisierung wird radikal an Geschwindigkeit zunehmen und je früher sich Unternehmen mit dem Thema auseinandersetzen, desto besser sind sie für die Zukunft gerüstet. Ein Anbieter kann hier Hilfestellung leisten. E-Invoicing wird nicht nur obligatorisch sein, sondern führt auch zu mehr Effizienz und geringeren Prozesskosten. Und das sollte für jeden ein Anreiz sein."
Die Fallstudie wurde ursprünglich in deutscher Sprache von crossinx, dem früheren Namen von Unifiedpost Germany - der deutschen Einheit von Unifiedpost Group- erstellt.
