Wegweisendes E-Invoicing bei ASSA ABLOY GmbH

Schlankes Accounting dank wegweisendem E-Invoicing

Die ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH produziert und vertreibt mechanische und elektromechanische Sicherheitslösungen für Schutz, Sicherheit und Komfort in privaten und öffentlichen Gebäuden. Die GmbH mit Hauptsitz in Albstadt in Baden-Württemberg und weiteren Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz gehört zur schwedischen ASSA ABLOY-Gruppe, dem weltweit größten Konzern auf dem Gebiet der Sicherheitstechnik. Die internationale Gruppe beschäftigt mehr als 43.000 Mitarbeiter in über 40 Ländern.

Als größtes Unternehmen seiner Branche versteht sich ASSA ABLOY von jeher als Technologieführer und konzentriert seine Investitionen vorzugsweise auf die Bereiche, die direkt dem Kunden zugutekommen: Hochwertige Produkte und herausragender Service. Administrative Prozesse, die keinen unmittelbaren Kundennutzen haben, gilt es entsprechend zu beschleunigen und auf schlankem Niveau zu halten. Dazu gehört auch das Accounting.

Manuelle Prozesse dominierten die Arbeit des Accounting Teams

In Deutschland zählt die ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH heute rund 10.000 Kunden und sieht sich einem Rechnungsaufkommen von jährlich 230.000 Ausgangs- und 35.000 Eingangsrechnungen gegenüber. Das Accounting hierfür läuft über ein Shared Service Center, das die gesamte Rechnungsverarbeitung sowie den Abgleich von Rechnungs- und Bestelldokumenten betreut. In der Vergangenheit war das ein manueller Prozess: Besonders der Abgleich aller einzelnen papierbasierten Rechnungen und Bestellungen hinsichtlich Mengenangaben, Summen sowie die Kontrolle der Qualität und Vollständigkeit aller rechnungsrelevanten Informationen band Ressourcen und dauerte pro Rechnung bis zu vier Minuten.

Die Zentralisierung der Buchhaltung für die verschiedenen Standorte in einem Shared Service Center war ein Schritt zu mehr Effizienz. Die Umstellung der Rechnungsprozesse von manuellen Arbeitsschritten auf e-Invoicing war der nächste; die Einführungen eines elektronischen Bestellwesens schließlich die logische Konsequenz.

Ein einheitlicher Standardprozess für die elektronische Rechnungslegung

ASSA ABLOY setzte sich also zum Ziel, den Austausch von Bestell- und Rechnungsdaten grundsätzlich auf elektronische Prozesse umzustellen und dafür ein eigenes Standardformat zu schaffen, sodass Kunden und Zulieferer Informationen auf einer einheitlichen Basis austauschen können. „Auf der Suche nach einem geeigneten Partner standen vier Kriterien im Vordergrund“, erinnert sich Jürn Jakob Schultze-Berndt, Leiter des Shared Service Centers Accounting der ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH. „Uns kam es darauf an, dass die Lösung der Wahl unabhängig von SAP funktionieren, individuell mit den Bedürfnissen unseres Unternehmens mitwachsen und sich in die inhomogene IT-Landschaft der ASSA ABLOY-Gruppe einfügen würde. Wir suchten außerdem nach einem Anbieter, der uns bei der Implementierung an die Hand nehmen und uns bei der Umstellung begleiten würde.“ Nach eingängiger Marktanalyse fiel die Entscheidung zugunsten der e-Invoicing Lösung von crossinx.

Zunächst wurde der Rechnungseingang umgestellt. crossinx übernahm dabei auch das Onboarding der 150 größten Lieferanten von ASSA ABLOY. Marcus Laube, Geschäftsführer von crossinx, erinnert sich: „Während des Onboardings der Lieferanten galt es, auch eine Vielzahl eher kleinerer oder mittelständischer Unternehmen zu integrieren. Neben entsprechender Überzeugungsarbeit mussten wir hier auch vielfältige technische Lösungen anbieten, um auf die infrastrukturellen Bedürfnisse und Voraussetzungen dieser Zulieferer einzugehen – vom mittelgroßen Produktionsunternehmen bis hin zum kleinen Handwerksbetrieb.“

„Eine weitere Herausforderung bestand darin, dass bei der ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH an den Standorten in Albstadt und Berlin jeweils unterschiedliche ERP-Systeme genutzt werden. Die Systeme arbeiten mit unterschiedlichen Logiken, die wir entsprechend berücksichtigen und in unserer Lösung widerspiegeln mussten“, so Marcus Laube weiter.

Scanning und die Umstellung des Rechnungsaussands komplettieren den neuen Prozess

Im nächsten Schritt entschied sich ASSA ABLOY zur Integration von crossinx’ Scanning OCR-Lösung. Lieferanten, die weiterhin papierbasierte Rechnungen nutzen, schicken diese an das Shared Service Center. Das Service Center wiederum schickt sie zum Scannen an crossinx, wo sie entsprechend verarbeitet, elektronisch aufbereitet und einmal am Tag gebündelt an ASSA ABLOY übermittelt werden. Ein wichtiger Aspekt in Sachen einheitlicher Dateistandard: Egal ob es sich um elektronische oder papierbasierte Rechnungen handelt, die den Scanning Prozess durchlaufen, crossinx konvertiert die unterschiedlichsten Rechnungsformate in ein einheitliches, von ASSA ABLOY vorgegebenes Format, das das Unternehmen dann entsprechend reibungslos weiterverarbeiten kann.

Schließlich übernahm crossinx auch den kompletten Rechnungsausgang für die ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH; sowohl in elektronischer als auch – für die Empfänger, die weiterhin papierbasiert erreicht werden – in gedruckter Form.

Die ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH profitiert seither von den klaren Vorteilen des elektronischen Rechnungswesens. Neben der deutlichen Zeitersparnis überzeugt vor allem die Zuverlässigkeit der Rechnungsverarbeitung, die über entsprechende Fehlerprotokolle abgesichert ist. Rechnungen, die gemäß elektronischer Prüfung mit den Bestelldokumenten Eins zu Eins übereinstimmen, werden inzwischen überhaupt nicht mehr über Mitarbeiterhände geleitet, sondern direkt digital durchgebucht.

Gemeinsam neue Lösungen aktiv gestalten

In Kürze sollen weitere Prozesse ergänzt und etabliert werden, wie etwa ein Workflow zur digitalen Verarbeitung von Rechnungen ohne Bestellbezug. Hier wird der Dokumentenaustausch inklusive der Freigabeprozesse über ein entsprechendes Portal komplett elektronisch ablaufen. Aufgrund seiner positiven Erfahrungen mit der bisherigen Umstellung auf elektronische Prozesse, wird ASSA ABLOY der erste Kunde sein, der dieses neue Tool von crossinx einsetzen wird.

„Unsere Entscheidung für crossinx war absolut richtig. Die Effizienzsteigerung, die wir durch die Umstellung auf das elektronische Rechnungswesen in unseren Accounting-Abläufen erfahren, spricht für sich. Was uns aber am stärksten beeindruckt, ist die Fähigkeit von crossinx, technische Entwicklungen aktiv voranzutreiben“, ergänzt Jürn Jakob Schultze-Berndt. „Mit crossinx als Partner sind wir Teil dieser Weiterentwicklungen und können unseren Anspruch, als Marktführer Entwicklungen in unserer Branche anzustoßen und zu gestalten, erfüllen.“