Der weltweit tätige ABB-Konzern ist ein führendes Unternehmen der Energie- und Automatisierungstechnik. Bei ABB Deutschland werden alle Dienstleistungen rund um das Rechnungswesen von der ABB Business Services GmbH (BIS) erbracht. Um Effizienz, Leistung und Qualität kontinuierlich zu steigern, setzt das Accounting Center beim Ausbau des elektronischen Rechnungsaustauschs auf die Kooperation mit Unifiedpost Group .
Seit 2013 nutzt ABB in Deutschland die elektronischen Rechnungsstellungsdienste vonUnifiedpost Group. Das Unternehmen und seine fünf Geschäftsbereiche erhalten jedes Jahr über 600.000 Rechnungen; daher benötigte das Unternehmen eine elektronische Rechnungsstellungslösung (E-Invoicing), die die hohen Rechnungsmengen bewältigen kann.
Der Prozess bei ABB vor einer E-Invoicing-Lösung
Bis zur Einführung der neuen E-Invoicing-Lösung schickten die Lieferanten standardmäßig Papierrechnungen an ABB. Diese wurden gescannt und über Texterkennungssysteme zur Weiterverarbeitung durch die Kreditorenbuchhaltung von ABB in das ERP-System übertragen. Bis dahin waren nur 6 % der Rechnungen in digitalisierter Form versandt worden. Eine Zahl, von der das Team wusste, dass sie erheblich gesteigert werden könnte.
Das bisherige Standardverfahren schien für einen digitalisierten Prozess nicht geeignet. Unter anderem erforderten die Standardverfahren einen hohen manuellen Aufwand, der zu Zeitverzögerungen führte und nur begrenzten Spielraum für weitere Optimierungen bot.
ABB BIS entschied sich daher für eine elektronische Lösung zum Austausch von Rechnungen, um ihre Effizienz zu verbessern.
Das Ziel von ABB: Automatisierung und Effizienz steigern
"Unser Ziel war es, den Automatisierungsgrad zu erhöhen, um Kosten zu senken und Prozesse effizienter zu gestalten", sagt Franka Strache, Projektleiterin E-Invoicing ABB Deutschland. "Außerdem wollten wir die Datenqualität des bestehenden E-Invoicing-Systems erhöhen und die Durchlaufzeiten verbessern - zum Beispiel um die Skontoverwertung zu steigern."
Unifiedpost GroupUnterstützung
Um eine reibungslose Zielerreichung zu gewährleisten, wurde externe Unterstützung benötigt. Das Unternehmen holte Angebote von mehreren E-Invoicing-Anbietern ein und führte einen Anbietervergleich mit bestehenden Unifiedpost Group Kunden durch.
"Für Unifiedpost Group sprach die Tatsache, dass eine Reihe von ABB-Lieferanten bereits mit dem lokalen Bereich des Unternehmens zusammenarbeiten" , so Strache. "Außerdem verfügt Unifiedpost Group über ein breites Netzwerk an internationalen Partnern, so dass wir bei der zukünftigen Internationalisierung des elektronischen Rechnungseingangs von bestehenden Roaming-Vereinbarungen profitieren können."
Nach der Vertragsunterzeichnung im Juli 2013 folgte die Umsetzung, die im Oktober 2013 abgeschlossen war.
"Die Lieferanten wurden zunächst über die jeweiligen ABB-Einkaufskontakte angesprochen. Wir haben dann die einzelnen Lieferanten technisch beraten. Die Bestandskunden von Unifiedpost Group waren ohnehin schon an Bord. Nach einer ABC-Analyse auf Basis des Dokumentenvolumens ging es in einem ersten Schritt darum, die A-Lieferanten und diejenigen, die bereits mit uns zusammenarbeiten, miteinander zu verbinden", erinnert sich Unifiedpost Group.
Hohe Daten- und Rechnungsqualität
Da die Lösung von Unifiedpost Group an die spezifischen Kundenbedürfnisse angepasst werden kann, ist eine hohe Daten- und Rechnungsqualität leicht zu erreichen. Dies ist eine entscheidende Voraussetzung für eine hohe Automatisierung und kurze Bearbeitungszeiten.
Außerdem wird der manuelle Prüfaufwand im Unternehmen minimiert. So können beispielsweise Pflichtfelddefinitionen und Nummernkreise für Bestellnummern geprüft werden. Eine erste Validierung der Rechnungen nach §14 UStG wird von Unifiedpost Group durchgeführt. Ist das Ergebnis dieser Validierung positiv, werden der strukturierte Datensatz und das Rechnungsimage an ABB übermittelt. Schlägt sie fehl (Validierungsregeln, Pflichtfelder), wird die Rechnung mit dem entsprechenden Fehlercode an den Lieferanten zurückgesendet. Weitere Validierungen über Mapping-Tabellen, z.B. das Auslesen von Schlüsselwörtern, ergänzen den elektronischen Rechnungseingangsprozess und tragen zu dessen Effizienz bei.
Automatisierte Prozesse sichern Einsparpotenziale
"Mit dem Ausbau des E-Invoicing wird der gesamte Rechnungseingangsprozess und der Automatisierungsgrad der Buchungen erhöht. Das spart ABB wertvolle Zeit und damit Kosten" , betont Jacqueline Sikora, Leiterin der Kreditorenbuchhaltung.
Die Nutzung der Dienste von Unifiedpost Groupund die Partnerschaft mit ABB haben sich also schon nach kurzer Zeit ausgezahlt. Zudem hat sich der Anteil der digital eingegangenen Rechnungen im Vergleich zum Vorjahr verdoppelt.
Aufgrund der positiven Erfahrungen treibt ABB die Umstellung auf E-Invoicing weiter voran. Es werden laufend neue Geschäftspartner angebunden und auch die ersten Lieferanten aus dem europäischen Ausland konnten für E-Invoicing mit ABB und Unifiedpost Group gewonnen werden.
Die Fallstudie wurde ursprünglich in deutscher Sprache von crossinx, dem früheren Namen von Unifiedpost Germany - der deutschen Einheit von Unifiedpost Group- erstellt.
