x channel - FAQ

Die Umbenennung unserer Produkte als Teil der Produktfamilie der Unifiedpost Group ist erfolgt. Unser Produkt x channel wurde umbenannt und erhält einen neuen Namen - Channel.

1. Allgemein

• Für wen ist x channel geeignet? *
  x channel richtet sich an alle, die digitale Rechnungen an eigene Kunden, an im crossinx-Netzwerk registrierte Empfänger, an die öffentliche Verwaltung oder an eBill versenden möchten. Mit x channel haben Sie die Möglichkeit, den Rechnungsausgangsprozess effizient und kostengünstig zu steuern.
  * Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermassen für alle Geschlechter.

• Welche technischen Voraussetzungen sind für die Nutzung notwendig?
  x channel ist eine Cloud-basierte Anwendung. Sie benötigen für die Nutzung demnach lediglich eine funktionierende Internetverbindung und einen aktuellen Browser. Sie übergeben uns Ihre Rechnungen als PDF oder als strukturierten Datensatz und wir konvertieren sie in das Wunschformat Ihres Kunden.

• Wo werden meine Daten gespeichert?
  Die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gehostet und unterliegen damit dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz.

• Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung?
  Zugriff auf das Portal ist bis zum Stichtag der Kündigung gewährleistet. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Rechnungen vor dem Sperren des User-Accounts herunterzuladen und Ihre aufbewahrungspflichtigen Rechnungen im eigenen System zu archivieren. crossinx wird alle Rechnungen nach Erreichen des Kündigungsdatums löschen.

• Welche Kosten fallen für die Nutzung von x channel an?
  Unseren Service für elektronische Ausgangsrechnungen können Sie bereits ab einer einmaligen Einrichtungsgebühr von 1.950 CHF und einer monatlichen Grundgebühr von 79 CHF nutzen. Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch.

  Ihr Kontakt zu crossinx:
  Sales Executive Schweiz
  Doris Zanoni
  E-Mail: doris.zanoni@crossinx.com
  Tel: +41 79 312 91 41

2. Registrierung / Anmeldung

• Wie erfolgt die Registrierung?
  Nach Vertragsabschluss wird durch das crossinx-Projektteam die einmalige Aktivierung auf der Versandseite durchgeführt und geprüft. Sobald Ihre Registrierung erfolgt ist, erhalten Sie von uns eine Mail. Sie können sich nun als bereits registrierter Benutzer im x channel anmelden.

• Ich bin nicht der Hauptnutzer, ist es möglich, später noch weitere Nutzer hinzuzufügen?
  Nach der Registrierung können beliebig viele weitere Benutzer unter „Einstellungen > Benutzer“ hinzugefügt werden.

• Wie viele Nutzer kann ich anlegen?
  x channel ist nicht lizenzgebunden, Sie können so viele Benutzer anlegen, wie Sie benötigen.

• Ist es möglich die Admin-Rechte des Hauptnutzers zu übertragen?
  Alle x channel-Benutzer haben Admin-Rechte.

• Ich kann das Captcha in der Registrierung nicht lesen, gibt es eine akustische Version?
  Eine akustische Version des Captchas existiert leider nicht. Sollten Sie Probleme beim Entziffern haben, kann über den Button „Update“ ein neues Captcha generiert werden.

• Wo finde ich die Nutzungsbedingungen?
  Die Nutzungsbedingungen finden Sie hier: Allgemeine Geschäftsbedingungen

• Wie kann ich mein Passwort ändern?
  Das Passwort kann jederzeit unter „Einstellungen > Benutzer“ geändert werden. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses auf der Login-Seite zurücksetzen.

• Wozu muss ich meine Bankdaten hinterlegen?
  Mindestens eine Bankverbindung ist für Ihr Setup notwendig. Diese wird zur Rechnungsstellung von crossinx zu Ihnen verwendet und ggf. zur Anreicherung an Ihre Rechnungsempfänger.

3. Mein Netzwerk

• Wie füge ich neue Kunden hinzu?
  Sollten Sie Privat- oder Firmenkunden selbst anlegen wollen, dann verwenden Sie bitte die Quicklinks „Kunde hinzufügen“ oder „Kunden importieren“. Über den Quicklink „Netzwerk durchsuchen“ können Sie Ihre Kunden im crossinx-Netzwerk über die Eingabe des Firmennamens suchen und eine Registrierungsanfrage senden.

• Welche Angaben werden bei der Neuanlage von Kunden benötigt?
  Für die Neukundenanlage brauchen Sie die Kundennummer und die Kontaktdaten inkl. Adresse der Firma.

• Wie funktioniert der automatische Import von Kundenstammdaten?
  Unter „Netzwerk > Kunden importieren“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kundenstammdaten zu importieren. Am besten nutzen Sie hierfür die Beispieldatei, die den geforderten Aufbau enthält. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der ausführlichen Anleitung, die unter „Netzwerk > Kunden importieren > Anleitung“ zu finden ist.

• Können Angaben im Nachhinein verändert werden, wie beispielsweise Versandangaben?
  Individuelle Versandangaben können in Ihrer Kundenverwaltung eingerichtet werden. Gehen Sie hierfür auf „Netzwerk > Kunden“ und wählen Sie Ihren Kunden aus. Auf der rechten Seite klicken Sie im Tab „Vorgaben Versand“ auf „Ändern“, um die Versandmöglichkeiten zu aktivieren und entsprechend zu ändern. Sobald Sie die Versandvorgaben geändert haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Speichern“.

• Wie finde ich meine Kunden im Netzwerk?
  Über den Quicklink „Netzwerk durchsuchen“ können Sie Ihre Kunden über die Eingabe des Firmennamens suchen. Sobald Sie Ihre Kunden gefunden haben, können Sie Ihnen eine Registrierungseinladung senden, indem Sie auf den „Registrieren“-Button drücken. Damit öffnet sich auf der rechten Seite ein neues Fenster, dort wählen Sie bitte nochmal „Registrieren“ aus.

4. Kampagnen

• Wofür erstelle ich Kampagnen?
  Ziel einer Kampagne ist es, Ihre Papierrechnungsempfänger darüber zu informieren, dass Sie auf papierlosen Rechnungsversand umstellen möchten. Kampagnen können per Post oder per Mail versandt werden, der Kampagnentext ist von Ihnen individualisierbar.

• Wie erstelle ich eine Kampagne?
  Über dem Menüpunkt „Dashboard“ > Quicklink „Kampagne“ oder dem Menüpunkt „Kampagnen“ gelangen Sie zu den Kampagneneinstellungen. Hier können Sie den Kampagnentyp auswählen und ein Anschreiben gestalten, das per Post über unseren Druckdienstleister oder alternativ per E-Mail geschickt wird.

• Nach welchen Kriterien kann ich meine Kunden für die Kampagnen selektieren?
  Zielgruppen für Kampagnen können anhand von Attributen oder Anzahl Rechnungen definiert werden. „Attribute“ und „Anzahl Rechnungen“ bezeichnen Werte, die Sie Ihren Kunden selbst zuordnen können. Wählen Sie die entsprechenden Kriterien aus, um die Zielgruppen durch den Button „Firmen suchen“ zu bestimmen.

• Welche Erfolgskontrollen gibt es?
  Durch „Kampagnen > Übersicht“ haben Sie die Möglichkeit den aktuellen Stand und die Ergebnisse Ihrer Kampagnen zu prüfen. (Die Anzahl der betroffenen Kunden, die auf der Kampagne reagiert haben, wird auch als Prozentwert angezeigt.)

• Wofür benötige ich eine Landingpage?
  Die Landingpage ist eine Webseite, die Ihre Firmenpräsentation enthält. Kunden, die im Zuge einer Kampagne eine Benachrichtigung erhalten haben, können sich hier für den papierlosen Rechnungseingang registrieren. Die Versandoption für registrierte Kunden wird auf „E-Mail PDF“ umgestellt. Die nächste Rechnung wird nicht mehr gedruckt, sondern direkt per E-Mail zugestellt.

5. Dokumente

• Welche Dokumente und Anlagen kann ich versenden?
  x channel erlaubt Ihnen Rechnungen und Stammdaten hochzuladen. Über den erweiterten Modus gibt es die Möglichkeit zusätzlich zum Hauptdokument Dateianlagen (Bestellungen, Lieferscheine, Arbeitsnachweise) in den Formaten JPEG, PNG, TIFF oder PDF hochzuladen. Die maximale Dateigrösse beträgt 15MB. Rechnungen können auch per E-Mail an crossinx übertragen werden. Beim Versand per E-Mail müssen Anlagen in der PDF-Rechnung integriert werden. Separate Anlagen, die per E-Mail übertragen werden, können von crossinx nicht verarbeitet werden. Bei der Übertragung achten Sie bitte darauf, dass E-Mails, die mehr als eine Rechnung enthalten, abgelehnt werden.

• Welche Formate werden unterstützt?
  Per E-Mail können Sie Dokumente per PDF übermitteln, per Upload stehen Ihnen weitere Formate zur Verfügung, wie Swiss ZUGFeRD 2.1 und XML Standard Format. Weitere individuelle Formate können gerne mit unserem Projektteam besprochen werden.

• Welche Angaben muss meine Rechnung enthalten?
  Rechnungen müssen mehrwertsteuerkonform sein und formalen Kriterien sowie gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es sollte sichergestellt sein, dass alle an crossinx übermittelten Rechnungen eine Kundennummer enthalten. Die Kundennummer gilt als Routing-Element und ermöglicht den Rechnungsversand an den richtigen Empfänger.

• Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?
  Unser Support-Team hat die Produktivumgebung im Blick – falls Sie Angaben vergessen haben, oder sonstige Probleme auftreten, werden wir mit Ihnen in Verbindung treten.

• Sind die Rechnungsvorgaben für Kunden individualisierbar?
  Empfängerabhängig sind individuelle Pflichtangaben innerhalb der Rechnung möglich. Bitte informieren Sie sich im Voraus über die von Ihren Kunden bestehenden Validierungsregeln.

• Wo finde ich den Status meiner Dokumente?
  Der Status Ihrer Dokumente kann im x channel-Portal unter dem Menü „Dokumente“ überprüft werden. Bitte achten Sie darauf, dass dieser Status die Dokumentenverarbeitung und -übertragung innerhalb des crossinx-Systems bezeichnet. Um den aktuellen Status Ihrer versendeten Dokumente zu prüfen, empfehlen wir Ihnen, diesen direkt bei den unterschiedlichen Empfängern, Portalen / Bundesbehörden anzufragen.

• Warum sehe ich meinen gesendeten Beleg nicht?
  Rechnungen, die nicht im x channel-Portal unter dem Menüpunkt „Dokumente“ zu finden sind, sind entweder noch in Bearbeitung oder sind innerhalb des Verarbeitungsprozesses bei crossinx fehlgeschlagen. Die crossinx-Produktivumgebung wird jedoch ständig überwacht. Wir werden eventuelle technische Fehler kurzfristig beheben oder Sie über notwendige Änderungen zum Rechnungsinhalt informieren.

• Was mache ich, wenn ich eine falsche Rechnung gesendet habe?
  Sollte die falsche Rechnung den Empfänger noch nicht erreicht haben, können wir die Duplikatsprüfung aufheben und Sie können die korrigierte Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt übertragen. Sollte die fehlerhafte Rechnung den Empfänger bereits erreicht haben, muss eine Rechnungskorrektur vorgenommen und eine neue Rechnung (mit neuer Rechnungsnummer) erstellt werden.

• Ich habe Kunden, die ausschliesslich papierhafte Rechnungen annehmen – kann ich diese über den x channel erreichen?
  Je nach gewählter Versandeinstellung im x channel, wird die Rechnung für den entsprechenden Kunden entweder gedruckt, als PDF-Datei per E-Mail oder in anderem digitalen Format über den gewünschten Übertragungsweg an den Kunden übermittelt. Die Versandvorgaben „Versand durch Druckservice“ können Sie unter „Netzwerk > Kunden > Kunde auswählen > Vorgaben Versand“ einstellen.

6. Rechnungsübermittlung an crossinx

• Wie übermittle ich die Dokumente an crossinx?
  Sie können Ihre Rechnungen entweder manuell über das x channel-Portal hochladen oder diese über E-Mail, Document Manager oder weitere Übertragungsprotokolle an crossinx übermitteln.

• Welche Protokolle werden unterstützt?
  Bei der Übermittlung der Rechnungsdaten vom Versender zu crossinx soll sichergestellt werden, dass die Übertragung über einen sicheren Kanal erfolgt. crossinx bietet unterschiedliche Lösungen an, die Integrität und Authentizität gewährleisten, wie E-Mail / Upload, Document Manager, SFTP, AS2, REST API und Web Service. Einschränkungen und Details entnehmen Sie bitte den entsprechenden Protokollbeschreibungen.

• Wer darf Rechnungen über crossinx versenden?
  Der Rechnungsversand und -upload an crossinx ist auf whitegelisteten E-Mail-Adressen und Benutzer beschränkt. Sollten Sie mehrere Mitarbeiter als Benutzer angelegt haben, so sind diesen Uploadrechte zugeteilt. Weitere whitegelistete E-Mail-Adressen können im x channel unter „Einstellungen > E-Mail Adressen > Versand E-Mail Adressen um meine Rechnungen an crossinx zu übertragen“ hinzugefügt werden.

7. Rechnungsversand an Kunden

• Welche Rechnungsformate können versandt werden?
  crossinx unterstützt folgende strukturierte Dokumentenformate für den Versand an Ihre Kunden:

  • PDF

  • Standard Format XML

  • Swiss ZUGFeRD 2.1

  • QR-Rechnung
    Zudem können Sie unseren Druckservice für den papierhaften Versand an einzelne Kunden nutzen.

• Können Portale adressiert werden?
  Portale der öffentlichen Verwaltung können per E-Mail adressiert werden und somit PDF-Rechnungen erhalten. Der automatisierte Rechnungsversand erfolgt via unserem Roaming Partner PostFinance und ist auf Wunsch zubuchbar.

• Wie lautet meine Versand-E-Mail-Adresse?
  Ihre Versand-E-Mail-Adressen legen Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen > E-Mail Adressen“ fest. Zwei Arten von Versand-E-Mail-Adressen können definiert werden: Eine Versand-E-Mail-Adresse mit der die Rechnungen an Ihre Kunden geschickt werden. Die Domäne der E-Mail-Adresse endet immer auf @xmail.crossinx.com. Eine oder mehrere Versand-E-Mail-Adressen mit denen Sie Ihre Rechnungen an unser System verschicken.

• Können Kunden auf die Versandmail antworten?
  Sollten Kunden auf Ihre Versand-E-Mail-Adresse antworten, wird crossinx die Kundenanfrage an Ihre „Antwort-E-Mail-Adresse“ weiterleiten. Wir empfehlen Ihnen eine echte E-Mail-Adresse unter dem Menüpunkt „Einstellungen > E-Mail Adressen > Antwort-E-Mail-Adresse“ einzugeben, um eventuelle Kundenantworten zu erhalten.

• Sind Texte der Versandmails individualisierbar?
  Versandmails können entweder generell oder kundenspezifisch gestaltet werden. Für den individuellen E-Mail-Aufbau können Sie den gewünschten Kunden unter dem Menü „Netzwerk > Kunden“ markieren und eine Versand-E-Mail-Nachricht im Menü „E-Mail Texte“ gestalten.

8. Archiv

• Wer kann auf das Archiv zugreifen?
  Alle Benutzer mit Zugriff auf das x channel-Portal können die Dokumente selbst herunterladen und lokal archivieren. Eine Archiv-Rückübermittlung per E-Mail oder einem anderen Protokoll ist für x channel möglich. crossinx überträgt die archivierten Dokumente via des von Ihnen ausgewählten Rückübermittlungs-protokolls. Alle Mitarbeiter, die Zugriff auf die Archiv-Rückübermittlungs-E-Mail-Adresse haben, oder die über Zugangsdaten zum ausgewählten Protokoll verfügen, können auf das Archiv zugreifen.

• Wie lange werden meine Dokumente archiviert?
  Rechnungen müssen im Original 10, bzw. 11 Jahre aufbewahrt werden. crossinx bietet folgende Möglichkeiten zur Archivierung der Dokumente an:

  • Kurzzeit Archivierung - 3 Monate (inklusive)

  • Mittlere Archivierungszeit - 1 Jahr (zubuchbar)

  • Langzeitarchivierung - 11 Jahre (zubuchbar)

  • Die Mittlere- und Langzeitarchivierung können unter „Einstellungen > Mein Konto > Archivfunktion hinzubuchen” zugebucht werden.

• Was passiert, wenn die Archivierungsdauer abgelaufen ist?
  Nach Ende der mit Ihnen vereinbarten Archivierungsfrist, haben Sie keinen Zugriff mehr auf die von Ihnen bei crossinx archivierten Dateien. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Rechnungen vor Ablauf der Frist herunterzuladen und Ihre aufbewahrungspflichtigen Rechnungen im eigenen System zu archivieren.

9. eBill

• Wer steht hinter eBill?
  crossinx ist Teil des eBill-Netzwerkes und ist technisch und vertraglich an die eBill-Infrastruktur des Vertragspartners SIX angebunden. SIX betreibt eBill im Auftrag der Schweizer Banken.

• Wer kann eBill-Rechnungen erhalten?
  eBill-Rechnungen können grundsätzlich an alle in Ihrem x channel Netzwerk enthaltenen Privatpersonen (Konsumenten, Endverbraucher) geschickt werden. Grundsätzlich kann jeder Schweizer Bürger, der eBill in seinem E- oder M-Banking aktiviert hat, Rechnungen empfangen.

• Was ist der Unterschied zwischen eBill und Lastschrift?
  Wenn sich ein Rechnungsempfänger für Lastschrift entscheidet, wird sein Konto direkt vom Rechnungssteller belastet. Der Rechnungsempfänger hat das Recht, den belasteten Forderungen innerhalb einer bestimmten Frist zu widersprechen. eBill-Rechnungen werden einem Rechnungsempfänger direkt über dessen E- oder M-Banking versandt. Der Zahlungstermin kann manuell oder automatisiert vom Rechnungsempfänger bestimmt werden.

• Was ist der Unterschied zwischen eBill- und E-Mail-Rechnung?
  E-Mail-Rechnungen werden an ein Rechnungsempfänger-E-Mail-Postfach geschickt, wo diese manuell bearbeitet und freigegeben werden müssen. eBill-Rechnungen werden direkt im E- oder M-Banking des Rechnungsempfängers gestellt und können schnell überprüft und durch wenige Klicks zur Zahlung freigegeben werden.

• Was kostet der Versand von Rechnungen mit eBill?
  Für den Versand von Rechnungen ins eBill-Portal fallen die normalen crossinx-Transaktionsgebühren an.

• Wie registriere ich mich als Rechnungssteller für eBill?
  Sobald Sie sich bei x channel registriert haben, können Sie unter „Einstellungen > eBill Einstellungen” Ihr Rechnungssteller-Profil auf dem eBill-Portal freigeben. Durch die Registrierung werden Ihre Firmen- und Bankdaten an die eBill-Plattform übertragen. Sie entscheiden selbst, ob die Daten sichtbar sind und ob Sie ESR-Direkt-Registrierungen akzeptieren. Optional können Sie eine detaillierte Firmenpräsentation unter dem Menüpunkt „Netzwerk Präsentation in eBill” gestalten.

• Wie füge ich einen Rechnungsempfänger hinzu?
  Unter „Netzwerk” können Sie den Quick Link „eBill-Verfügbarkeit prüfen” verwenden, um Ihnen bekannte E-Mail-Adressen auf die Verfügbarkeit im eBill-Portal zu überprüfen. Hat sich der Rechnungsempfänger in seinem E- oder M-Banking für jeden Rechnungssteller freigegeben, kann die Registrierung Ihrerseits initiiert werden. Alternativ können sich Rechnungsempfänger bei Ihnen registrieren, sollten Sie über „Einstellungen > eBill Einstellungen” die Checkbox „Sichtbar” aktiviert haben. Über das „Dashboard”-Menü können Sie die Registrierungsanfragen annehmen und Ihre eBill-Rechnungsempfänger unter „Netzwerk” finden.

• Wie versende ich Rechnungen nach eBill?
  Sobald eine Registrierung des Rechnungsempfängers durch Sie bestätigt wurde, wird der Versandkanal der Rechnungen automatisch auf eBill umgestellt. Die Versandvorgaben können in diesem Fall nicht geändert werden. Über x channel erstellte und versandte Rechnungen werden automatisch via eBill in das E- oder M-Banking Ihres Kunden gestellt, wo dieser die Dokumente einsehen und freigeben kann.

• Wie kann ich mich von eBill abmelden?
  Die eBill-Abmeldung erfolgt, sobald Sie unter „Einstellungen > eBill Einstellungen” das Häkchen bei der Checkbox „Aktiv" herausnehmen und speichern. Sie werden damit als Rechnungssteller von der eBill-Plattform abgemeldet. Eine erneute Anmeldung über eBill ist möglich. Bitte achten Sie darauf, dass Sie keine Rechnungen mehr an die Kunden schicken können, welche sich aktiv bei Ihnen über eBill registriert haben. Diese Kunden müssen von Ihnen erneut im privaten Netzwerk angelegt werden.