XRechnung vs. ZUGFeRD - Wichtige Fragen

In welchem Format müssen elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung geschickt werden?

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes besagt, dass E-Rechnungen grundsätzlich als XRechnung einzureichen sind. Eine XRechnung ist eine spezifizierte Ausgestaltung einer eRechnung.

Die XRechnung ist technisch gesehen ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung.

Sind sogenannte Hybridformate zulässig?

Das E-Rechnungsgesetz des Bundes definiert eine Rechnung als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Die E-Rechnungsverordnung stellt sogar klar, dass eine E-Rechnung grundsätzlich als XRechnung einzureichen ist. Da der Standard XRechnung auf eine bildhafte Darstellung der Rechnung (z. B. PDF) verzichtet, sind hybride Rechnungen (z. B. XML-Rechnung in eine PDF/A-3-Rechnung eingebettet) streng genommen nicht zulässig.

Kann ich weiterhin ZUGFeRD für meine Rechnungen nutzen?

Sog. hybride Rechnungsformate (Bild- und Datenkomponente) wie ZUGFeRD sind jedenfalls dann nicht ausgeschlossen, wenn ein Teil der Rechnungen den Vorgaben der Legaldefinition entspricht.

Rechtlich zulässig sind damit Rechnungsformate, die ausschliesslich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die teilweise aus einem strukturierten Format sowie teilweise aus einer Bilddatei bestehen, vorausgesetzt, dass den Vorgaben an das Rechnungsdatenmodell (innerhalb der Datenrepräsentanz) vollumfänglich entsprochen wird. Reine Bilddateien wie PDF-Rechnungen hingegen, erfüllen die genannten Vorgaben nicht.