Was sollte meine Lösung zur Automatisierung des Einkaufs erfüllen?

Voraussetzungen, die Ihre zukünftige Automatisierungslösung erfüllen sollte

Es gibt eine Vielzahl an Lösungen, die Sie bei der Automatisierung einzelner Einkaufsprozesse bis hin zu einem vollständig automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess (P2P-Prozess) sowie bei dem digitalen Versand von Dokumenten im Einkauf unterstützen können. Dabei ist es jedoch schwer, den Überblick über die bestehenden Lösungen zu behalten und herauszufinden, welche Lösung den Bedarf Ihrer Einkaufsabteilung am besten abdeckt. Bei der Auswahl der Lösung sollten Sie auf die folgenden Punkte achten:

Kurze Projektlaufzeiten

Ein Nachteil vieler Automatisierungslösungen für den Einkauf ist der sehr hohe Aufwand, der bei der Implementierung auf Seiten der Anwender und der Lieferanten entsteht. Das führt zu unnötig langen Projektlaufzeiten, welche die Digitalisierung im Einkauf herauszögern und folglich weiterhin wichtige, wertschöpfende Zeit rauben. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Lösung kurze Projektlaufzeiten ermöglicht.

Schneller und hoher ROI

Ihre neue Lösung soll zwar Erleichterung für Ihre Einkaufsabteilung schaffen, darf jedoch auf Dauer nicht kostspieliger sein als Ihre aktuellen Prozesse. Achten Sie daher darauf, dass Ihre neue Lösung einen schnellen und hohen ROI aufweist.

Automatisierung aller operativen Einkaufsprozesse

Auch wenn Sie möglicherweise zu Beginn nur einen Teil Ihres Einkaufsprozesses digitalisieren möchten, kann sich dies langfristig gesehen schnell verändern. Achten Sie daher bei der Auswahl Ihrer Lösung darauf, dass diese nicht nur den momentan benötigten Teil Ihres Einkaufsprozesses automatisieren kann, sondern auch die anderen Prozesse mit abdeckt.

Digitalisierung aller Dokumentarten

Es gibt einen breiten Markt an Automatisierungslösungen für den Einkauf. Viele davon decken jedoch nur die Digitalisierung gewisser Dokumentarten ab. Achten Sie hier mit Blick auf die Zukunft auf eine vielseitige Lösung, die auch weitere Belegarten automatisiert abwickeln kann, und nicht nur die, die Sie aktuell benötigen. So können Sie langfristig gesehen den gesamten Procure-to-Pay-Prozess (P2P) von der Bestellung bis hin zur Rechnung digitalisieren.

Dokumentarten, die Sie bei ihrer Digitalisierung im Blick behalten sollten, könnten beispielsweise sein:

• Lieferavise

• Lieferschein

• Auftragsbestätigung

• Eingangsrechnung

• Ausgangsrechnung

• Zertifikate

• Lieferplan

• Bestelleingang

• Bestellausgang

• Bestelländerung

• Gutschrift

• Zeugnisse

• Zeichnungen

Hohe Zufriedenheit bei Ihren Lieferanten

Die beste Lösung hat keinen Nutzen für Sie, wenn Ihre Lieferanten unzufrieden sind und die Software deshalb nicht verwenden. Mögliche Gründe dafür sind beispielsweise ein hoher Aufwand und hohe Kosten, die bei Lieferanten durch die Verwendung der Lösung entstehen – dies ist üblicherweise insbesondere bei EDI- und OCR-Lösungen der Fall. Wählen Sie daher eine Lösung mit einem möglichst geringen Kosten- und Zeitaufwand für Ihre Lieferanten. Bei Einführung der crossinx-Lösungen müssen die Lieferanten z. B. lediglich die Dokumente zukünftig an eine neue E-Mail-Adresse versenden. Dies ist für die Lieferanten kostenfrei bei gleichbleibendem Zeitaufwand.

Hohe Zufriedenheit bei den Anwendern

Auch Ihre Mitarbeitenden, die oftmals täglich mit der Lösung arbeiten werden, sollten diese gerne verwenden. Wählen Sie daher eine nutzerfreundliche, intuitive Lösung und achten Sie darauf, dass der Anbieter Ihren Mitarbeitenden ein gutes Support-Team zur Seite stellt.

Folgen, die die Auswahl des idealen Digitalisierungspartners für Ihr Unternehmen hat

Wenn Sie bei der Auswahl Ihrer Softwarelösung auf all die obenstehenden Punkte geachtet haben, sollten Sie durch Ihre neue Automatisierungslösung einige Vorteile für den Einkauf bemerken:

• Aufwertung des Einkaufs zu einem Innovationstreiber für die Digitalisierung

• Profilierung des Einkaufs in der Bedeutung für die Wertschöpfung

• Hohe Anziehungskraft des Einkaufs für junge Fachkräfte

• Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben