Einkauf 4.0

Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung in den verschiedensten Bereichen zwangsläufig stark beschleunigt. Ob in Schulen und Universitäten, bei (Freizeit-)Aktivitäten, Veranstaltungen oder in Unternehmen, überall ist der Einzug von digitalen Neuerungen zu beobachten, die viele Prozesse sogar vereinfachen und verbessern. Die Einkaufsabteilungen sind von dieser Entwicklung ebenfalls nicht unberührt geblieben. Auch wenn im Einkauf bereits vor Ausbruch von COVID eine Entwicklung hin zur Digitalisierung zu beobachten war, wurde diese durch die Corona-Pandemie stark beschleunigt. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von „Einkauf 4.0“. Was vor Kurzem noch ausschließlich als Buzzword genutzt wurde, ist inzwischen bereits in vielen Unternehmen Realität, die von der Umstellung stark profitieren. Doch was steckt hinter diesem Begriff, was sind die aktuellen Entwicklungen? Wir geben Ihnen einen Überblick:

Was ist Einkauf 4.0?

„Einkauf 4.0“ beschreibt den wachsenden Einfluss von Digitalisierung auf die Beschaffungs- und Einkaufsabteilungen von Unternehmen. Das Buzzword nimmt Bezug auf den Begriff „Industrie 4.0“, die vierte industrielle Revolution, die starke Auswirkungen auf Wertschöpfung, Produktion und Logistik hat. Bereits in einer Umfrage, die 2016 vom Fraunhofer IML und dem BME e. V. durchgeführt wurde, waren befragte Personen der Auffassung, dass der Einkauf im bevorstehenden Wandel die führende Rolle als Schrittmacher und Wegbereiter des Prozesses einnehmen müsse.

Einkauf 4.0 – Aktuelle Entwicklungen

Der Einkauf 4.0 zeichnet sich insbesondere durch den wachsenden Einfluss von Automatisierung, Künstlicher Intelligenz (KI) und Blockchain aus. Zudem verändert sich das Berufsbild des Einkäufers und der Einkäuferin grundlegend.

Automatisierung

Die Automatisierung der Einkaufsprozesse schont nicht nur die Zeit- und Geldressourcen des Einkaufs, sondern minimiert auch die Fehlerquote und schafft einen modernen, attraktiven Arbeitsplatz. Inzwischen gibt es Anbieter intelligenter Softwarelösungen, mit deren Einsatz es möglich ist, den gesamten Procure-to-Pay (P2P)-Prozess vollständig zu automatisieren und alle Prozesse digital abzubilden. Die innovativsten Lösungen basieren hierbei auf KI.

Künstliche Intelligenz (KI)

In den letzten Jahren haben sich auf Basis von KI viele Technologien entwickelt, die den Einkauf durch die Automatisierung von Prozessen entlasten können. Auch die Lösung zur Einkaufsautomatisierung von crossinx setzt auf KI und konnte bislang außergewöhnlich hohe Automatisierungsraten erreichen. Am Beispiel der Verarbeitung einer Auftragsbestätigung (AB; Dokumenteneingang als PDF) lässt es sich einfach darstellen, wie KI von der crossinx-Lösung zur Automatisierung von Einkaufsprozessen eingesetzt werden kann.

Nach Empfang einer AB muss diese vom Einkauf manuell validiert, geprüft und mit der Bestellung abgeglichen werden. Diese Tätigkeiten kann jedoch auch die KI automatisiert übernehmen. Nachdem die Daten aus der AB extrahiert und in einen strukturierten Datensatz formatiert wurden, werden sie an das System von crossinx übergeben. Ab hier unterstützt die KI den Prozess.

• Die Datenextraktion mit KI-Templates gewährleistet eine hohe Datengenauigkeit; eine Nachbearbeitung von Daten, wie dies beispielsweise bei OCR-Lösungen der Fall ist, ist nicht mehr notwendig.

• Der Abgleich von Bestellung und Auftragsbestätigung funktioniert intelligent. Liegt keine Abweichung vor, wird das Dokument automatisch verbucht und an das nachgelagerte System, z. B. das ERP-System, übergeben. Bei einer Abweichung wird der Einkauf informiert und kann das Dokument smart bearbeiten. Vorab hinterlegte, lieferantenspezifischen Toleranzen minimieren den Aufwand der Nachbearbeitung. Treten keine Abweichungen auf, die außerhalb der voreingestellten Toleranzen liegen, können ABs so vollautomatisiert verarbeitet werden.

Blockchain

Das BSI definiert Blockchain folgendermaßen: „Blockchain ist eine technische Lösung, um Daten in einer verteilten Infrastruktur ohne zentrale Instanz nachvollziehbar und manipulationssicher im Konsens zu verwalten. Mit Blockchain ist es möglich, Transaktionen (…) ohne zentrale Instanz vertrauensvoll und transparent zu verifizieren.“ Der Name „Blockchain“ leitet sich aus der Struktur der Daten ab. Blöcke von Daten werden zu einer kontinuierlichen Datenkette aneinandergereiht. Der Einsatz dieser Technologie im Einkauf führt zu mehr Transparenz und schützt so vor Betrug, insbesondere bei Rechnungen. Einkäufer sowie Lieferanten müssen Dokumente in dem Prozess verifizieren und die Informationen sind nicht an einem Ort gespeichert, sondern in der gesamten Datenkette verteilt.

Das Berufsbild von Einkäuferinnen und Einkäufern im Wandel

Durch all diese Veränderungen, die mit dem Einkauf 4.0 einher gehen, wandelt sich auch das Berufsbild der Einkäuferinnen und Einkäufer. Insbesondere die Automatisierung manueller Tätigkeiten führt dazu, dass sich der Fokus auf strategische, wertschöpfende Tätigkeiten verschiebt. Gute Kenntnisse der Branche, der Produkte und des Markts sind notwendig, um diesen Tätigkeiten nachkommen zu können. Zugleich steigt auch die Attraktivität der Einkaufsbranche als Arbeitgeber, indem sich langweilige, repetitive Aufgaben wie das Abtippen, Prüfen oder Versenden von Rechnungen zu gewinnbringenden, strategischen Aufgaben wandelt, die von innovativen Technologien im Arbeitsumfeld unterstützt werden.

Quellen: