Überblick über die gesetzlichen Rahmenbedingungen für elektronische Rechnungsverarbeitung

Bei der Umstellung auf elektronische Rechnung ist es hilfreich, sich einen Überblick über die aktuelle Rechtslage zu verschaffen. 

Diese folgenden Gesetztestexte bilden den Rahmen für die Digitalisierung von Rechnungsprozessen. Sie geben den Inhalt vor und weisen die Richtung.

Wichtig sind vor allem drei Gesetzestexte, die die elektronische Rechnungsverarbeitung betreffen: Das E-Rechnungsgesetz, die Rechtsverordnung und die EU-Richtlinie 2014/55. Die folgenden Absätze fassen die wichtigsten Inhalte der Regelungen zusammen.

E-Rechnungsgesetz

Das E-Rechnungsgesetz wurde bereits am 1. Dezember 2016 vom Bundestag verabschiedet. Es stellt eine Erweiterung des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung, des E-Government-Gesetzes, dar und geht über die Anforderungen der EU-Richtlinie hinaus: Es verpflichtet öffentliche Auftragssteller zum Empfang von E-Rechnungen und schreibt das Umsetzungsdatum bis November 2018 fest. Hauptziel der umzusetzenden Richtlinie ist das Schaffen eines technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing-Standards. Technische Details zur Umsetzung finden sich jedoch in einer separaten Rechtsverordnung.

Das E-Rechnungsgesetz betrifft ausschliesslich Regelungen für Stellen des Bundes, einschliesslich der dem Bund zuzurechnenden Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber. Wie das Gesetz in den einzelnen Ländern umgesetzt wird, entscheiden die Landesstellen selbst. Bereits jetzt steht schon fest, dass der Geltungsbereich für Eingangsrechnungen unabhängig vom Auftragswert, auch für unterschwellige Vergaben, ist.

Rechtsverordnung

Die Rechtsverordnung ist ein Teil des E-Rechnungsgesetzes. Sie muss ebenfalls noch von den Ländern übernommen werden. Ein Entwurf wurde am 22. Mai 2017 veröffentlicht, verabschiedet wurde dieser Entwurf auf Bundesebene final am 7. September 2017. Mit der Verordnung werden E-Rechnungen auch für alle Rechnungssteller und -sender an den öffentlichen Sektor Pflicht. Auch private Unternehmen und Lieferanten müssen Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung überwiegend elektronisch stellen können sollen. Ausgenommen sind nur noch „Direktkäufe“ in bar. Das vorgeschriebene Datenformat, in dem die Rechnung zugestellt werden soll, ist die XRechnung. XRechnung ist die nationale Spezifikation der europäischen Norm für das zu nutzende Rechnungsformat und beinhaltet für die Verwaltung in Deutschland relevante Regelungen. Ein anderes Datenaustauschformat kann nur dann verwendet werden, wenn es mindestens den Anforderungen der europäischen Norm entspricht. Reine PDF-Rechnungen sind nicht zugelassen. Ob es Hybridlösungen geben wird, ist noch offen. Die Verordnung schreibt ebenso vor, dass elektronische Rechnungen bei Rechnungsstellung an den Bund über ein Verwaltungsportal des Bundes übermittelt werden müssen. Das bedeutet, dass sich Lieferanten vor Beginn des Rechnungsversandes einmalig mit einem Nutzerkonto registrieren müssen. Alternativ können die Rechnungen aber auch via Web-Formular, Upload, Web Service, De-Mail/E-Mail oder über Dienstleister übertragen werden.

Ziel ist es, dass Rechnungen mit nur wenigen Klicks über ein webbasiertes Rechnungsportal des Bundes in dem einheitlichen Format XRechnung digital hochgeladen und an den Empfänger gesendet werden können. Die Verordnung trat am 27. November 2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Für alle übrigen Bundesstellen gelten die Regelungen ab dem 18. April 2020. Lieferanten des Bundes sind bis Ende 2020 zum Versenden elektronischer Rechnungen verpflichtet.

EU Richtlinie elektronische Rechnung 2014/55

Die Verabschiedung der EU-Direktive erfolgte am 26. Mai 2017. Sie besagt, dass zentrale Verwaltungseinheiten, wie Bundesministerien bis November 2018 E-Invoicing einführen müssen. Circa ein Jahr später, bis April 2020, gilt die Pflicht auch für subzentrale Einheiten, wie Kommunen, Sparkassen und Krankenhäuser. Das europäische Komitee für Normung, kurz CEN, ist beauftragt, einen europäischen Standard für die E-Rechnung zu definieren. Die EU-Richtlinie für elektronische Rechnung verpflichtet die öffentliche Verwaltung ebenfalls zum Versand von E-Rechnungen beim Einsatz elektronischer Zahlverfahren.