Künstliche Intelligenz zur vollständigen Automatisierung Ihrer Prozesse

Warum Künstliche Intelligenz DER Treiber der Automatisierung Ihrer Einkaufs- und Rechnungsprozesse ist

Eine wichtige Voraussetzung für hochgradige Automatisierung der manuellen Prozesse im Einkauf und in der Buchhaltung ist eine nahtlose und fehlerfreie Anbindung der Lieferanten. Dies ermöglicht den zuverlässigen, digitalen Austausch von Daten und Dokumenten und die Digitalisierung und damit Automatisierung der operativen Tätigkeiten. Hier spielt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in unserer Lösung eine entscheidende Rolle.

Selbstverständlich gibt es bereits Technologien für geschäftsübergreifende elektronische Transaktionen zwischen Unternehmen: EDI (Electronic Data Interchange) hat sich hier beispielsweise als eine vielversprechende Methode herausgestellt. Diese funktioniert jedoch nur, wenn sich beide Seiten auf den Austausch von strukturierten Daten einigen. Dieses Verfahren ist sehr zuverlässig, aber auch äußerst aufwändig und nicht selten teuer, weshalb nur ein relativ geringer Teil aller Transaktionen zwischen Lieferanten und Kunden darüber abgewickelt werden. Viele Unternehmen versenden und empfangen ihre Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. daher meistens als PDF-Dokumente in E-Mail-Anhängen.

Auf beiden Seiten entsteht dabei aber hoher manueller Aufwand. Die PDF-Dokumente müssen ausgelesen und geprüft werden, Auslesefehler müssen bereinigt werden, danach folgen Validierungen, Abgleiche und weitere Prozessschritte, bis die Daten dann endgültig in die Zielsysteme exportiert werden können. Aufgrund der Komplexität vieler Dokumente (Kopf- und Positionsdaten, Positionsinhalte, unterschiedliche Bezeichnungen für Mengen oder Liefertermine, teilweise unstrukturierte Zusatzinformationen etc.) war bisher weitgehend menschliche Intelligenz erforderlich, um sie zu verarbeiten.

Genau hier setzt unsere Künstliche Intelligenz an. Zum einen ist sie in der Lage, Dokumente ohne manuelle Bearbeitung mit sehr hoher Genauigkeit auszulesen, und zum anderen kann sie durch intelligente Korrelationen auch unstrukturierte Inhalte erkennen, zuordnen, vergleichen etc. Hierbei spielt die Formatierung eines Dokuments keine Rolle mehr und sie kann sich auch ändern, ohne dass dadurch Genauigkeit und Verarbeitungsfähigkeit beeinträchtigt werden. Unsere Lösung bietet daher die Zuverlässigkeit von EDI gepaart mit der Einfachheit von PDF-Dokumenten und erzielt damit bisher unerreichte Automatisierungsgrade!

Die Vorteile liegen auf der Hand: zeitraubende, manuelle Tätigkeiten werden deutlich reduziert, die Prozessqualität und -geschwindigkeit werden erhöht, eine Abstimmung zwischen Lieferanten und ihren Kunden ist nicht mehr nötig, sodass Anbindungen in Minutenschnelle erfolgen – und nicht zuletzt sparen beide Seiten Zeit und Geld.

Die Highlights der E-Procurement-Lösung von crossinx im Überblick:

• Automatisierung aller operativen Einkaufsprozesse möglich

• Zeitersparnis durch effizientere Arbeitsweise

• Deutliche Verbesserung der Prozessqualität und -geschwindigkeit

• Kostenoptimierung, schneller ROI

• Einfache und schnelle Anbindung der Lieferanten; kann durch den Einkauf selbst vorgenommen werden

• Sichere, zertifizierte Datenverarbeitung; Software Made in Germany

• Profilierung des Einkaufs zu einem Innovationstreiber für die Digitalisierung

• Höhere Attraktivität für Fachkräfte