Digitalisierung im Rechnungswesen

Digitalisierung für den Mittelstand und Kleinstunternehmen

Vermutlich können Sie das Thema Digitalisierung schon nicht mehr hören. Alles zu abgehoben und kompliziert. Für mein Unternehmen gar nicht relevant. In diesem Artikel wollen wir zeigen, wie pragmatisch Digitalisierung im Mittelstand und bei Kleinunternehmen umgesetzt werden kann und dass es jedes Unternehmen betrifft.

Laut Bitkom ist bei vielen Unternehmen die Bereitschaft sich stärker zu digitalisieren grundsätzlich vorhanden. Auch werden vielfach die positiven Effekte und eine mögliche schnelle Amortisierung erkannt. Trotzdem scheuen viele Firmen die Umsetzung wegen vermeidlich zu hohen Anfangsinvestitionen, nicht-qualifizierten Mitarbeitern etc.  Dabei ist es wichtig, die verschiedenen Aspekte der Digitalisierung differenziert zu betrachten. Dabei wird schnell deutlich, an welcher Stelle auch „quick-wins“ möglich sind.

Die Erfahrungen mit dem Corona Virus zeigen z.B., dass alleine papierbasierte Dokumente in der Buchhaltung in vielen Unternehmen die Umstellung auf Home Office verhindern. Ist die digitale Buchhaltung die Lösung?

Die verschiedenen Aspekte der Digitalisierung in Unternehmen

In unserem Privatleben ist die Digitalisierung längst angekommen. Nahezu jeder besitzt ein Smartphone, wir kommunizieren über What`s App, wir kaufen bei Amazon ein, wir nutzen Streaming-Dienste und machen Online Banking und bezahlen über PayPal. In den Unternehmen ist diese Entwicklung weitgehend noch nicht angekommen.

Was aber sind die Ursachen für diese zögerliche Entwicklung, gerade auch in Deutschland? Teilweise bestehen sicher auch Ängste in den Unternehmen aufgrund der Komplexität der Themen und möglicher Konsequenzen für Arbeitsplätze und Sicherheit. Auf der anderen Seite machen Beispiele wie Uber, Airbnb, Amazon und andere deutlich, dass sich komplette Märkte verändern bzw. wegbrechen, wenn man sich als Unternehmen nicht diesen Herausforderungen stellt.

Dabei ist es wichtig, sich nicht von der Vielzahl an Begriffen einschüchtern oder irritieren zu lassen. Industrie 4.0, Blockchain, Künstliche Intelligenz, Big Data, Cloud Computing, Internet der Dinge etc. sind nur einige Beispiele für diese technologiegetriebene Entwicklung. Dabei muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, in welchen Bereichen die Digitalisierung überhaupt relevant ist. Grundsätzlich lassen sich hier 3 Themenfelder differenzieren:

• Digitalisierung der Marketing- und Verkaufsprozesse

• Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse (z.B. digitale Buchhaltung) und Schnittstellen zu externen Partnern

• Etablierung digitaler Produkte und Geschäftsmodelle

Marketing- und Verkaufsprozesse:

Hier geht es darum, welche digitalen Kontaktpunkte mit den Kunden bestehen. Werden Social Media Kanäle wie Linkedin, Facebook, Twitter etc genutzt? Gibt es einen Online-Shop über den die Produkte verkauft werden können? Ist die Kundenkommunikation auf E-Mail und Chats ausgerichtet? Vermutlich sind die Unternehmen diesbezüglich noch am besten aufgestellt und nutzen bereits einige der erwähnten Kanäle. Oft ist es aber auch hier nicht ausreichend „nur“ einen Shop oder eine Website aufzubauen. Es ist wichtig, detailliert die Kundenbedürfnisse und Zielgruppen zu verstehen und welche digitalen Erwartungen es in den verschiedenen Kundengruppen gibt. Nur dann kann auch eine erfolgreiche Digitalstrategie im Vertriebsprozess umgesetzt werden.

Unternehmensinterne Prozesse und Schnittstellen:

Im Gegensatz zu den Verkaufsprozessen sind die unternehmensinternen Prozesse und die Schnittstellen zu externen Geschäftspartnern wie Kunden und Lieferanten noch sehr dokumenten- und papierlastig. Teilweise bestehen zumindest zentrale Ablagesysteme für die Dokumente des Unternehmens. Manchmal lediglich als Netzwerkordner, manchmal schon als Cloud basierte Lösung wie z.B. MS Sharepoint. Schwieriger wird es schon bei einem revisionssicheren Archiv, z.B. für Rechnungen. Fast überhaupt nicht digitalisiert dagegen sind die Prozesse mit Kunden und Lieferanten. Insgesamt ist dieser Bereich der Digitalisierung für alle Unternehmen relevant und lassen sich hier am schnellsten Erfolge und Einsparungen umsetzen.

Etablierung digitaler Produkte und Geschäftsmodelle:

Natürlich geht es hier nicht gleich darum das nächste Uber oder Amazon zu entwickeln. Trotzdem liegt in der Anpassung der eigenen Produkte oder des generellen Geschäftsmodells sicher die grösste Herausforderung für die Unternehmen. Schon die genannten Beispiele zeigen, dass es nicht nur darum geht physikalische Produkte durch digitale zu ersetzen. Oft liegt das um ein Vielfaches höhere Potential in der Nutzung der Daten und daraus abgeleiteten neuen Geschäftsmodellen. Damit wird aber auch schon deutlich, dass dieser Prozess mit erheblichen Veränderungen der Organisation verbunden ist. Dies bedeutet eine erhebliche Veränderung der Verkaufs- und Logistikprozesse aber genauso einen erheblichen kulturellen Wandel im Unternehmen und für die Mitarbeiter und ist damit automatisch eine längerfristige Entwicklung.

Grösstes Einsparpotential in der Buchhaltung - Bei der Betrachtung dieser 3 Themenfelder wird deutlich, dass bei einer Kombination aus zeitlichem Aspekt und potentiellen Einsparungen das grösste Potential der Digitalisierung im Bereich der unternehmensinternen und -externen Prozesse liegt.  Hier wiederum steht die Digitalisierung der Finanzprozesse und der Buchhaltung im Vordergrund.

Handlungsempfehlungen für die digitale Buchhaltung

Im Folgenden wollen wir Ihnen die Bereiche aufzeigen, in denen die Digitalisierung der Buchhaltung konkret umgesetzt werden kann und was dabei zu beachten ist. Vom Rechnungsein- bzw. zum -ausgang betrifft dies verschiedene Prozessschritte:

Tools: Verfügbarkeit und Komplexität beachten

Wenn man die unterschiedlichen Prozessschritte betrachtet, stehen für jeden einzelnen zahlreiche Tools, Services und Technologien zur Verfügung. Grundsätzlich ist es aber gerade für kleine und mittelständische Unternehmen wichtig, dass zu viele Schnittstellen vermieden werden. Ansonsten steigen die Kosten der Integration der verschiedenen Systeme miteinander, aber auch die Kosten für Betreuungspersonal oder Wartung. Schlussendlich erhöhen sich auch die Risken für Datenverlust und Datenschutz, wenn Daten mehrfach verarbeitet und vorgehalten werden müssen.

Zusätzlich ist es wichtig, dass die Anwendungen auch online zur Verfügung stehen. Gerade in Zeiten von Corona hat man gesehen, dass erst so tatsächlich HomeOffice ermöglicht werden kann. Ansonsten müssen Mitarbeiter immer wieder im Büro anwesend sein um die Post zu kontrollieren und Papierrechnungen zu verarbeiten bzw. um lokal auf die Anwendungen zugreifen zu können. Die häufig geäusserten Bedenken, dass bei Online Datenhaltung der Datenschutz nicht gewährleistet werden kann, ist mittlerweile nicht mehr haltbar. Oft wird die Datensicherheit hier deutlich stärker garantiert, als dass das ein lokaler Systemadministrator mit beschränkten Ressourcen überhaupt darstellen kann.

• Auswahl von Tools/Services, die möglichst alle Prozessschritte abdecken

• Online Verfügbarkeit der Daten, z,B. zur Ermöglichung von HomeOffice

1. Rechnungseingang

Hier gibt es oft schon die erste Wissenslücke bei vielen Unternehmen. Wissen Sie, wie viele Rechnungen Sie von Lieferanten geschickt bekommen? Den meisten Buchhaltungen ist das tatsächlich nicht bewusst. Geschweige denn, in welcher Form die Rechnungen eingehen. Grösstenteils auf Papier, als PDF oder gar noch per Fax? Bei einer potentiellen Einsparung von ca. 10 € pro Rechnung sollte man sich diesen Prozess genau anschauen.

Schnell wird man dabei feststellen, dass der überwiegende Teil als Papierrechnung oder als PDF per email eingeht. In beiden Fällen ist es häufig so, dass die Rechnungen in verschiedenen Bereichen des Unternehmens eingehen. Die Rechnungen werden häufig an den dem Lieferanten bekannten Sachbearbeiter geschickt. Damit geht bereits viel Zeit und vor allem die Transparenz über den Stand der Verbindlichkeiten innerhalb des Unternehmens verloren. Sinnvoll ist es daher, jeweils zentrale Eingangsadressen für den Rechnungseingang festzulegen. Um zumindest den Anteil an Papierrechnungen zu reduzieren, können parallellaufende oder einmalige Kampagnen gestartet werden, um Lieferanten vom Umstieg auf elektronische Rechnungen zu überzeugen. Da es auch auf Seiten der Lieferanten einige Vorteile gibt, stösst man hier meistens auf entsprechend positive Resonanz.

Damit ist aber erst ein erster kleiner Schritt Richtung Digitalisierung getan. Wie werden nun die Daten in das intern genutzte Buchhaltungssystem übernommen? Sowohl bei Papier- als auch bei PDF-Rechnungen ist es heute in der Regel noch so, dass die Daten manuell von der Buchhaltung in die Systeme eingegeben werden. Dieser Prozess ist zeitaufwändig und fehleranfällig und wird den Kompetenzen der Mitarbeiter der Buchhaltung nicht gerecht. Zur Automatisierung dieses Prozesses stehen inzwischen viele Technologien und Tools zur Verfügung. Diese reichen von klassischer OCR bis hin zu Künstlicher Intelligenz und sind auch schon für geringe Rechnungsvolumina erschwinglich. Bei der Auswahl sollte aber darauf geachtet werden, dass die Lösung auch zukunftssicher ist und die immer stärker aufkommenden strukturierten Datenformate wie XRechnung, ZugFeRD, Edifact, XML etc. automatisiert verarbeiten kann.

• Zentrale Eingangsadressen für Rechnungseingang

• Einsatz von Tools/Services zur Automatisierung der Rechnungserfassung

• Beachtung zukünftiger Anforderungen bei Datenformaten wie XRechnung etc.

2. Rechnungsfreigabe

Ein digitalisierter Rechnungseingang ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn im Nachgang auch die Freigabe der Rechnungen elektronisch erfolgen kann. Oft werden in Unternehmen noch elektronisch eingehende Rechnungen ausgedruckt und dann mit interner Post an die zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe gegeben. Neben der steuerrechtlichen Problematik gehen so ganz schnell wieder alle Vorteile der Digitalisierung verloren. Hier ist es hilfreich, ein Tool für den Rechnungsworkflow bzw. die Rechnungsfreigabe einzusetzen. In der Vergangenheit waren diese Lösungen aufgrund der Kosten oft nur grossen Unternehmen vorbehalten. Inzwischen gibt es auch hier Services, die sehr gut für mittelständische Unternehmen einsetzbar sind.

Oft basierend auf einem zentralen Rechnungseingang können dann zum Teil automatisiert, aber auch manuell gesteuert, die Rechnungen dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden. In Verbindung mit Urlaubs- und Vertretungsregeln kann der Freigabeprozess damit erheblich beschleunigt werden und es besteht für die Buchhaltung Transparenz darüber, wo aktuell die Rechnungen bearbeitet werden. Darüber hinaus kann gesteuert werden, welche Mitarbeiter bis zu welchem Betrag Rechnungen freigeben können und an wen die Rechnungen bei Übersteigen des Betrags die Dokumente weitergeleitet werden müssen. Ebenfalls wichtig ist die Funktionalität Rechnungen an den Lieferanten zurückweisen zu können. Über vordefinierte, aber individuell veränderbare Textkonserven können die Rechnungen im Fall von falschen Angaben abgelehnt und per email oder Post an den Lieferanten zurückgeschickt werden.

• System für Rechnungsworkflow/Rechnungsfreigabe

• Funktionalitäten wie Vertretungsregeln, Nutzung mehrerer Freigabestufen, Reject Management

Archivierung

Sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger müssen Rechnungen über 10 Jahre aufbewahren. Da die Frist erst am Ende des Kalenderjahres anläuft, kann sie sich auf fast 11 Jahre verlängern. Die Rechnung muss bis zum Ablauf der Frist lesbar sein. Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich auch auf elektronische Rechnungen. Dabei darf die Rechnung über den gesamten Zeitraum nicht veränderbar sein.

Wenn alle Papierbelege über 10 bzw. 11 Jahre entfallen, lassen sich natürlich erhebliche Aktenberge vermeiden. Das spart nicht nur Lagerkosten, sondern erleichtert auch den späteren Zugriff auf einzelne Dokumente erheblich. Allerdings müssen dabei die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung (GoBD) beachtet werden. Dafür muss über geeignete Hardware, Software oder Prozesse bzw. eine Kombination daraus sichergestellt werden, dass die Rechnungen revisionssicher archiviert werden und nicht mehr verändert werden können. Das zentrale Speichern in firmeninternen Netzwerken erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht.

Da elektronische Rechnungen häufig per email geschickt werden stellt sich immer wieder die Frage, ob auch die entsprechende email mitarchiviert werden muss. Das ist aber lediglich notwendig, wenn rechnungsrelevante Texte in der email enthalten sind, was nur in Ausnahmesituationen der Fall sein sollte. Um hier aber die nötige Sicherheit zu haben, sollte man die Lieferanten explizit darauf hinweisen und/oder die email ebenfalls archivieren.

Bei Papierrechnungen gab es viele Jahre Diskussionen darüber, ob das Papier nach dem Scannen vernichtet werden darf. Dies ist inzwischen eindeutig in den GoBD geregelt. Unter Einhaltung spezifischer Prozessschritte und Massnahmen ist die Vernichtung gültig. Hilfreich ist es hierbei eine entsprechend zertifizierte Lösung zu nutzen.

• Beachten, dass die eingesetzte Lösung GoBD zertifiziert ist

• Bei PDF-Rechnungen E-Mail ggf. mitarchivieren

• Papierrechnungen können nach dem Scannen vernichtet werden

Rechnungsausgang

Aktuell wird geschätzt, dass in Deutschland nur ca. 20% aller Rechnungen elektronisch verschickt werden. Dabei bemüht sich die Deutsche Post seit Jahren, den Umstieg auf elektronische Rechnungen zu fördern, in dem das Porto regelmässig erhöht wird. Da sich auch beim Rechnungsausgang erhebliche Kosten in Höhe von bis zu 10 € pro Rechnung einsparen lassen ist es verwunderlich, dass der Anteil der E-Rechnungen noch nicht höher ist.

Dabei kann dieser Anteil durch gezielte Ansprache der Kunden oft erheblich erhöht werden. Zumindest finden sich immer mehr Unternehmen, die den Empfang von PDF -Rechnungen akzeptieren. Oft findet sich in der Buchhaltung aber nicht die Zeit den korrekten Ansprechpartner beim Kunden zu kontaktieren und die Informationen zu pflegen. Daher ist es bei der Auswahl einer Lösung wichtig, dass es auch unterstützende Services gibt, um Kampagnen mit den Kunden zu starten, die die Umstellung auf elektronische Rechnungen vereinfachen. 

Zusätzlich beginnen immer mehr Kunden auf die Nutzung von reinen Datenformaten zu drängen. Hierzu zählen neben den bekannten Datenformaten wie XRechnung und ZUGFeRD aber auch viele, teils branchenspezifische Formate wie cXML, UBL, VDA4938 etc. Das jüngste Beispiel ist sicherlich die Öffentliche Verwaltung, die seit dem 18. April 2020 elektronische Rechnungen als XRechnung empfangen können soll und in den nächsten Monaten und Jahren ihre Lieferanten auch darauf verpflichten wird. Falls auch Kunden im Ausland bedient werden müssen weitere Anforderungen beachtet werden, die von Land zu Land variieren. Teilweise werden hier separate Portale, spezielle Formate oder Netzwerke wie PEPPOL für die öffentliche Verwaltung, FatturaPA in Italien, Tax Reporting in Ungarn etc. genutzt.

Da sich die Papierrechnungen in den nächsten Jahren noch nicht vollständig reduzieren lassen, sollte man über die Nutzung von Konsolidierern nachdenken. Diese Dienstleister bündeln das Volumen vieler Rechnungsversender und erzielen darüber deutlich günstigere Konditionen bei den Portopreisen der Deutschen Post.

• Aktive Ansprache der Kunden über Kampagnen, mit der Aufforderung auf e-Rechnungen umzustellen

• Lösung muss die Möglichkeit beinhalten auch eine Vielzahl strukturierter Datenformate nutzen zu können (z.B. XRechnung, ZUGFeRD)

• Papierrechnungen über Konsolidierer verschicken, um niedrigere Portokosten zu erreichen

Mahnungen

Um Mahnungen erstellen zu können, müssen die Rechnungsdaten mit den eingegangenen Zahlungen auf dem Bankkonto verglichen werden. In einigen Fällen wird dies durch das Buchhaltungssystem unterstützt. Allerdings nicht bei allen und auch nicht immer komfortabel nutzbar.

Idealerweise werden die verschickten Rechnungen und die eingehenden Zahlungen schon automatisiert miteinander abgleichen. Für alle nicht direkt abgleichbaren Bewegungen sollte die Möglichkeit eines „Drag&Drop“ bestehen, um manuell Zahlungen einzelnen Rechnungen zuzuweisen.

Die Nutzung von Textbausteinen, aber auch der Möglichkeit individueller Textanpassungen soll dabei nicht nur die Effizienz, sondern auch die Kundenfreundlichkeit erhöhen. Somit kann bei diesem geschäftskritischen Prozess mit Fingergefühl auf die Befindlichkeiten einzelnen Kunden reagiert werden, ohne die Komplexität zu erhöhen.

• Komfortabler Abgleich von Rechnungen mit Kontodaten

• Vordefinierte Textbausteine für den Mahnversand nutzen

Steuerberatung

Wer hat nicht das typische Bild des Unternehmers im Kopf, der am Monatsende alle Rechnungsbelege im Schuhkarton an den Steuerberater zur Verarbeitung gibt? Dort werden dann alle Daten abgetippt und die Verbuchung auf einzelne Kostenstellen vorgenommen. Als Resultat bekommt der Unternehmer die Auswertung seiner Zahlen erst mit einigen Tagen oder Wochen Verspätung. Die Kosten für diese manuelle Tätigkeit können leicht eingespart werden!

Nichtsdestotrotz ist es natürlich wichtig, dass der Steuerberater die Verbuchungen und Kennzahlen final prüft und ggf. Beratung zu den Zahlen anbietet. Daher sollte eine Lösung nicht unbedingt die vollständige Verbuchung der Belege übernehmen, die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater aber durch Integration in die gängigen Lösungen deutlich erleichtern. Die Vorarbeiten können dann bereits vom Unternehmen vorgenommen werden und dann aber über definierte Schnittstellen in gängige Systeme wie DATEV oder Simba übertragen werden.

• Vorbereitung der Buchungen/Rechnungsbelege über eigene Systeme

• Kommunikation mit dem Steuerberater über Schnittstellen z.B. zu DATEV/Simba

Fazit

Mit einigen wenigen Handlungsempfehlungen lassen sich massive Einsparungen durch die Digitalisierung der Buchhaltung erreichen. Idealerweise können dabei alle oben genannten Aspekte über eine Lösung bzw. einen Service genutzt werden. Besonders ist natürlich darauf zu achten, dass die Systeme auch den GoBD entsprechen und entsprechend zertifiziert sind. Das beinhaltet auch eine Verfahrensdokumentation, die die unterschiedlichen Prozessschritte beschreibt und auf die Finanzämter immer grösseren Wert legen. Das Fehlen einer solchen Dokumentation kann ansonsten zu erheblichen Strafzahlungen führen.  Letztendlich kann man festhalten, dass es gerade im Bereich der digitalen Buchhaltung sehr einfach möglich ist Prozesse zu digitalisieren und damit erhebliche Kostenvorteile zu erzielen. Gerade auch die Nutzung von Services hilft den Aufwand für die Einführung deutlich zu reduzieren und im Idealfall die Umstellung in wenigen Tagen zu bewerkstelligen.