Digitalisierung von Rechnungs- und Bestellprozessen bei Reitz GmbH

Im Eiltempo umgestellt: Werner Reitz setzt bei der Digitalisierung von Rechnungs- und Bestellprozessen auf crossinx

Workwear, Schutzbekleidung, Sicherheitsschuhe: Die Werner Reitz GmbH ist seit über 60 Jahren einer der Experten am Markt für Persönliche Schutzausrüstung (PSA) sowie Berufs- und Schutzbekleidung. Das Familienunternehmen wurde 1948 durch den Namensgeber Werner Reitz gegründet und ist nun mittlerweile in der dritten Generation inhabergeführt. Von der Firmenzentrale in Gelnhausen aus sorgen 40 Mitarbeiter für einen reibungslosen Ablauf und eine optimale Betreuung der Kunden.

Während die Produkte der Werner Reitz GmbH stets dem aktuellen Stand der Technik entsprechen und höchsten Anforderungen genügen, wurde die professionelle Digitalisierung von Rechnungs- und Bestellprozessen bis Anfang 2016 noch eher provisorisch gehandhabt. Seit März 2016 treibt Werner Reitz nun sukzessive die Digitalisierung von Rechnungs- und Bestelldokumenten professionell voran. Dafür arbeitet das Unternehmen mit dem Frankfurter Fintech crossinx zusammen und nutzt dessen E-Invoicing-Angebot.

Weg von der One-Man-Show

Anders als bei den meisten Unternehmen ging bei Werner Reitz der Wunsch nach einer modernen und professionellen Lösung im Umgang mit Rechnungs- und Bestelldokumenten nicht in erster Linie von der Kundenseite aus, sondern entstand im Unternehmen selbst.

In der Vergangenheit hatte die Verantwortung für alle elektronischen Zahlungs- und Bestellvorgänge bei Werner Reitz bei einem einzigen Programmierer gelegen. Allerdings war dieser Prozess nicht standardisiert, was zwangsläufig zu Fehlern in der Abwicklung führte. Auch die technische Plattform entsprach im Vergleich zur heutigen IT-Infrastruktur nicht dem aktuellen Stand der Technik was Leistungsfähigkeit und Ausfallsicherheit angeht. Insgesamt eine Lösung, mit der das Unternehmen sich nicht nur in einer herausfordernden Abhängigkeitssituation von einem einzelnen Mitarbeiter befand, sondern auch mit einer hohen Fehleranfälligkeit und Ausfallquote zu kämpfen hatte.

Die Digitalisierung dieser Prozesse soll diese Probleme beheben. Um den technischen Anforderungen für den Austausch elektronischer Dokumente gerecht zu werden, stellte Werner Reitz zuerst vom bisherigen ERP-System auf eine neue Lösung um. Darüber hinaus setzte sich das Unternehmen zum Ziel, seine Finanz- und Bestellprozesse mithilfe eines externen Anbieters zu vereinheitlichen, zu professionalisieren und entsprechend zuverlässiger zu machen. Mit der Umstellung auf ein neues System wollte der PSA-Händler darüber hinaus natürlich auch Kosten sparen. Denn die bestehenden Schwierigkeiten mit Bestell- und Zahlungsdokumenten, der enorme Zeitaufwand durch die manuelle Bearbeitung und die dadurch entstehende hohe Fehlerquote verursachten einen hohen administrativen Aufwand und damit Kosten. Aus diesen Gründen begab sich das Unternehmen auf die Suche nach einer passenden E-Invoicing-Lösung, um seine Zahlungs- und Bestellprozesse zu optimieren.

Outsourcing: Professionelle Lösung aus einem Guss

Die Suche nach einem geeigneten Provider, der als Partner des Unternehmens die Digitalisierung unterstützen sollte, nahm insgesamt kaum zwei Monate in Anspruch. Jonathan Reitz, zuständig für Projekt- und Qualitätsmanagement bei der Werner Reitz GmbH, hat den

Prozess von Anfang an begleitet. „Für uns hatte das Thema eine hohe Priorität: Wir wollten möglichst schnell mit einer neuen Lösung in den Produktivbetrieb gehen. Insgesamt haben wir fünf Anbieter kontaktiert. crossinx hat das aus unserer Sicht passendste Konzept im Hinblick auf die technische Umsetzung, Kosten und Terminrealisierung vorgelegt und daher am meisten überzeugt.“

Aber nicht nur der Faktor Zeit war ein wichtiges Kriterium in der Wahl des Anbieters: Das neue System sollte überdies aus einer Hand kommen, alle Formate für Rechnungs- und Bestelldokumente abdecken können und dabei absolut zuverlässig sein. Ausserdem legte man Wert auf eine umfangreiche Betreuung und Überprüfung durch den technischen Support. Nicht zuletzt war eine Kurzzeitarchivierung Teil des Anforderungsprofils. crossinx konnte all diese Anforderungen erfüllen und erhielt deshalb den Zuschlag.

Von der Entscheidung für einen Provider bis Go-Live des Systems vergingen knapp fünf Wochen. Dabei wurde die komplette und zuvor inhouse programmierte Wertschöpfungskette von Bestell- und Zahlungsvorgängen im Zuge der Umstellung an crossinx ausgelagert. Eine besondere Herausforderung war – neben dem ehrgeizigen Umsetzungszeitraum – die Berücksichtigung der individuellen Kundenanforderungen, insbesondere bei den Rechnungsdokumenten. Die Realisierungsphase solcher Projekte kann durchaus auch mal bis zu sechs Monate dauern. Crossinx konnte die Umstellung jedoch in nur wenigen Wochen vornehmen und somit den vom Unternehmen vorgegebenen Termin einhalten. Seit März werden nun alle Kunden von Werner Reitz nach und nach angebunden.

Erfolgreiche Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit crossinx macht sich bereits jetzt für Werner Reitz bezahlt. Durch das Outsourcing der Prozesse konnte das Unternehmen Kosten einsparen, wie Jonathan Reitz erklärt: „crossinx übernimmt als Provider die Aufgaben, für die wir hier eine ganze Abteilung beschäftigen müssten. Dank der flexiblen und Compliance-gerechten Technologie, wissen wir unsere Finanzprozesse in guten Händen und können uns voll und ganz auf andere Aufgaben konzentrieren. Was wir ebenfalls sehr zu schätzen wissen ist, dass die Systemumstellung nahezu keinen zusätzlichen Aufwand für unsere Kunden bedeutet hat. Da crossinx jedes Rechnungs- und Bestellformat verarbeiten und übersetzen kann, spielt es keine Rolle, welches System unsere Kunden nutzen möchten.“ Auch die Fehleranzahl innerhalb der Abläufe wird drastisch reduziert, da in die Prozesse nur noch in Ausnahmefällen manuell eingegriffen wird. Insgesamt wurden seit Umstellung bereits mehr als 15.000 Bestellungen digital verarbeitet.

Ziel: ein stetiger Ausbau der Digitalisierung

Papierdokumente reduzieren und schliesslich ganz abschaffen, Bestell- und Zahlungsvorgänge optimieren, Kosten senken und langfristig eine vollständige Digitalisierung des kompletten Unternehmens erreichen: Die Werner Reitz GmbH hat ehrgeizige Pläne. Um diese auch umsetzen zu können, soll die strategische Zusammenarbeit mit crossinx weiter ausgebaut werden. Nachdem bisher nur die Kundenseite angeschlossen ist, soll in Zukunft auch die Lieferantenseite folgen. „Es gibt bisher keinen Anlass für Beschwerden. Die Zusammenarbeit läuft reibungslos und alles wurde wie vereinbart umgesetzt. crossinx reagiert schnell auf Veränderungen und passt die Einstellungen des Systems an unsere Ansprüche an. Wir sind uns sicher, in crossinx einen verlässlichen Partner gefunden zu haben, der unsere Erwartung in vollem Umfang erfüllt und mit dem wir unsere ehrgeizigen Digitalisierungsziele erreichen können.“