Die Werner Reitz GmbH gehört seit über 60 Jahren zu den Marktexperten für persönliche Schutzausrüstung (PSA) sowie Arbeits- und Schutzkleidung. Das Familienunternehmen wurde 1948 von Werner Reitz gegründet und wird heute in der dritten Generation geführt. Vom Firmensitz in Gelnhausen aus sorgen 40 Mitarbeiter für einen reibungslosen Ablauf und eine optimale Kundenbetreuung.
Während die Produkte der Werner Reitz GmbH stets auf dem neuesten Stand der Technik sind und höchsten Ansprüchen genügen, wurde die professionelle Digitalisierung von Rechnungs- und Bestellprozessen bis Anfang 2016 eher provisorisch gehandhabt. Seit März 2016 digitalisiert Werner Reitz schrittweise Rechnungen und Bestelldokumente mit der Lösung vonUnifiedpost Group.
Abkehr von manuellen Prozessen
In der Vergangenheit war ein einziger Programmierer für alle elektronischen Zahlungs- und Bestellvorgänge bei Werner Reitz zuständig. Dieser Prozess war jedoch nicht standardisiert, was zwangsläufig zu Fehlern führte. Verglichen mit der heutigen IT-Infrastruktur war die technische Plattform auch nicht auf dem neuesten Stand der Technik, was Leistung und Zuverlässigkeit angeht. Insgesamt benötigte das Unternehmen eine einheitliche Lösung, die Abhängigkeiten und hohe Fehlerquoten beseitigt.
Das Unternehmen hatte sich zum Ziel gesetzt, seine Finanz- und Bestellprozesse mit Hilfe eines externen Anbieters zu standardisieren und zu digitalisieren. Werner Reitz wusste, dass die Digitalisierung seiner Zahlungs- und Bestellprozesse viele seiner Probleme lösen würde. Das Unternehmen wusste auch, dass es durch die Umstellung auf ein neues System erhebliche Kosten einsparen könnte.
Aus diesen Gründen suchte das Unternehmen nach einer geeigneten Lösung für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing), um seine Zahlungs- und Bestellprozesse zu optimieren.
Outsourcing: eine professionelle Lösung aus einer Hand
Um die technischen Anforderungen an den elektronischen Austausch zu erfüllen, stellte Werner Reitz zunächst von seinem bisherigen ERP-System auf eine neue Lösung um. Anschließend suchte das Unternehmen nach einem geeigneten E-Invoicing-Anbieter.
Die Suche nach einem geeigneten Anbieter dauerte knapp zwei Monate. Jonathan Reitz, verantwortlich für Projekt- und Qualitätsmanagement bei der Werner Reitz GmbH, war von Anfang an in den Prozess eingebunden.
"Das Thema hatte für uns eine hohe Priorität: Wir wollten so schnell wie möglich mit einer neuen Lösung live gehen. Wir haben insgesamt fünf Anbieter kontaktiert. Aus unserer Sicht hat Unifiedpost Group in Bezug auf die technische Umsetzung, die Kosten und die Terminrealisierung das geeignetste Konzept vorgelegt und damit am meisten überzeugt."
Doch nicht nur der Zeitfaktor war ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des Anbieters: Das neue System sollte aus einer Hand kommen, alle Formate für Rechnungs- und Auftragsdokumente abdecken können und absolut zuverlässig sein. Wichtig war auch eine umfassende Betreuung und Überwachung durch den technischen Support. Last but not least gehörte auch die kurzfristige Archivierung zum Anforderungsprofil.
Unifiedpost Group war in der Lage, alle Anforderungen zu erfüllen und erhielt daher den Zuschlag.
Von der Auftragsvergabe bis zum Go-Live des Systems vergingen nur knapp fünf Wochen. Im Rahmen der Umstellung wurde die gesamte Wertschöpfungskette der Bestell- und Zahlungsprozesse, die zuvor im eigenen Haus programmiert worden war, an Unifiedpost Group ausgelagert. Eine besondere Herausforderung war - neben der ehrgeizigen Einführungszeit - die Berücksichtigung individueller Kundenwünsche, vor allem im Hinblick auf die Rechnungsdokumente.
Die Realisierungsphase solcher Projekte kann bis zu sechs Monate dauern. Unifiedpost Group konnte die Umstellung jedoch in nur wenigen Wochen durchführen und damit die vom Unternehmen gesetzte Frist einhalten. Seit März sind nun alle Kunden von Werner Reitz angeschlossen.
Erfolgreiche Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit mit Unifiedpost Group zahlt sich für Werner Reitz bereits aus.
"Durch das Outsourcing der Prozesse konnte das Unternehmen Kosten einsparen", erklärt Jonathan Reitz: " Unifiedpost Group übernimmt als Provider die Aufgaben, für die wir hier eine ganze Abteilung beschäftigen müssten. Dank der flexiblen und gesetzeskonformen Technologie wissen wir unsere Finanzprozesse in sicheren Händen und können uns voll und ganz auf andere Aufgaben konzentrieren. Was wir auch sehr schätzen, ist, dass die Systemumstellung für unsere Kunden fast keinen Mehraufwand bedeutet hat. Da Unifiedpost Group jedes Rechnungs- und Bestellformat verarbeiten und übersetzen kann, spielt es keine Rolle, welches System unsere Kunden nutzen wollen."
Die Zahl der Fehler in den Prozessen ist drastisch zurückgegangen, da nur noch in Ausnahmefällen manuell eingegriffen werden muss. Insgesamt wurden seit der Umstellung mehr als 15.000 Aufträge digital bearbeitet.
Ziel: Stetiger Ausbau der Digitalisierung
Die Werner Reitz GmbH hat ehrgeizige Pläne, Papierdokumente zu reduzieren und schließlich ganz abzuschaffen. Darüber hinaus hat das Unternehmen große Ziele, Bestell- und Zahlungsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und langfristig eine vollständige Digitalisierung des gesamten Unternehmens zu erreichen. Um diese Pläne zu realisieren, wird die strategische Zusammenarbeit mit Unifiedpost Group ausgebaut.
Jetzt ist die Kundenseite angeschlossen, die Anbieterseite steht vor der Tür.
"Bislang gab es keine Beanstandungen. Die Zusammenarbeit läuft reibungslos und alles wurde wie vereinbart umgesetzt. Unifiedpost Group reagiert schnell auf Änderungen und passt die Systemeinstellungen an unsere Bedürfnisse an. Wir sind zuversichtlich, mit Unifiedpost Group einen zuverlässigen Partner gefunden zu haben, der unsere Erwartungen voll erfüllt und mit dem wir unsere ehrgeizigen Digitalisierungsziele erreichen können."
Die Fallstudie wurde ursprünglich in deutscher Sprache von crossinx, dem früheren Namen von Unifiedpost Germany - der deutschen Einheit von Unifiedpost Group- erstellt.
