Früher hat die Murrelektronik GmbH alle Rechnungsbelege manuell bearbeitet. Jetzt wickelt das Unternehmen einen wachsenden Anteil elektronisch mit der Lösung von Unifiedpost Group ab.
Die Murrelektronik GmbH ist ein weltweit tätiger Anbieter von Anwendungslösungen für die industrielle Automatisierung. Das 1975 in Oppenweiler gegründete Unternehmen beschäftigt heute fast 2.000 Mitarbeiter und ist international führend auf seinem Gebiet.
Murrelektronik hat rund 60.000 Kunden. Täglich werden in der Abteilung Rechnungsausgang zwischen 1.000 und 1.500 Dokumente bearbeitet. Bis vor knapp vier Jahren wurde dieser Prozess noch komplett per Post abgewickelt - heute wird ein stetig wachsender Anteil elektronisch versendet.
Der Übergang zu elektronischen, digitalen Prozessen
Vor der Umstellung auf elektronische, digitale Prozesse war der gesamte Bestell- und Abrechnungsprozess bei Murrelektronik papierbasiert. Das Unternehmen nahm Bestellungen elektronisch, schriftlich oder telefonisch entgegen und musste jede Bestellung manuell in das ERP-System eingeben. Lieferscheine und Rechnungen wurden gescannt und per OCR-Software (Optical Character Recognition) in das bestehende SAP-ERP-System übertragen, wo sie von der Buchhaltung oder dem Vertrieb weiterverarbeitet wurden.
Die Nachfrage nach einem effizienteren Arbeitsablauf wurde immer größer. Sowohl auf Seiten der Kunden als auch auf Seiten der Geschäftsführung von Murrelektronik.
Die Nachfrage nach elektronischen, automatisierten Prozessen
Zum einen setzten die Kunden von Murrelektronik zunehmend selbst elektronische Prozesse ein, was Murrelektronik dazu veranlasste, über einen vollelektronischen, digitalisierten Prozess nachzudenken. Die Nachfrage nach elektronischer Datenverarbeitung wuchs, da große Unternehmen schon lange auf Basis von EDI (Electronic Data Interchange) arbeiten.
Digitalisierte Rechnungen haben in diesem Prozess den größten Mehrwert für den Empfänger, da dieser die Daten nicht mehr manuell eingeben oder bearbeiten muss. Auf der Seite des Rechnungsstellers werden die Daten direkt aus dem lokalen ERP exportiert.
Der zweite Einfluss ging von der Geschäftsführung der Murrelektronik aus. Schwierigkeiten mit Bestell- und Lieferscheinen, enormer Zeitaufwand und eine hohe Fehlerquote verursachten große Kosten. Die Geschäftsleitung hatte verstanden, dass durch die Optimierung der Prozesse eine Kostenreduzierung eintreten würde.
Ressourcenschonung mit dem Know-how des richtigen Anbieters
Etwas mehr als zwölf Monate dauerte die Suche nach einem geeigneten Digitalisierungsanbieter. Heidrun Beck, Projektleiterin SAP Rollout und EDI bei Murrelektronik, war von Anfang an in den Auswahlprozess eingebunden:
"Wir haben vier Anbieter verglichen und uns schließlich für Unifiedpost Group entschieden. Überzeugt hat uns nicht nur das Angebot, sondern auch die Tatsache, dass Unifiedpost Group bereits international tätig ist und Erfahrung hat. Außerdem gab es einige positive Referenzen."
Für Murrelektronik war es außerdem wichtig, dass der Anbieter eine maßgeschneiderte Lösung anbietet.
Zunächst wurde der Rechnungsversand analysiert. Es stellte sich heraus, dass das im Unternehmen installierte SAP-System problemlos elektronische Rechnungen erstellen und versenden kann. Entsprechend, Unifiedpost Group fungierte als Partner für die Datenverarbeitung und wickelte Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen ab. Gemeinsam wurden die technischen Rahmenbedingungen und das Customizing des Systems definiert. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, musste die Schnittstelle zum Kunden nur einmal eingerichtet werden.
Die erste erfolgreiche Kundenanbindung fand 2013 statt. Seitdem werden Auftragseingang, Auftragsbestätigungen und Rechnungen per EDI abgewickelt. Während des Onboarding-Prozesses übernahm Unifiedpost Group fast die gesamte Kommunikation zwischen Murrelektronik und ihren Kunden.
Die Anbindung dauert etwa vier bis sechs Wochen pro Kunde. Besonders wichtig ist es, dass die Stammdaten sorgfältig in das ERP-System eingepflegt werden. Dazu gehören alle Daten zum Kunden, aber auch Informationen zu Preisen und Materialien.
Eine durchweg positive Erfahrung für alle
Bislang wurden einige Großkunden vollständig in das System integriert.
Frau Beck erklärt: "Auf den ersten Blick haben wir nur einen sehr kleinen Teil unserer Kunden an das System angeschlossen, aber wir wickeln bereits über 1.000 Transaktionen pro Monat über Unifiedpost Group als Kommunikationspartner ab. Einen Partner ins Boot zu holen, hatte natürlich auch einen finanziellen Hintergrund, denn das Einsparpotenzial ist enorm. Durch das Outsourcing haben wir es vermieden, uns das technische Know-how selbst aneignen zu müssen, was nicht nur Personal, sondern auch Zeit und Geld spart. Wir verlassen uns voll und ganz auf die Kompetenz von Unifiedpost Group."
Frau Beck schätzt, dass dank der vielen automatisierten Funktionen des Systems etwa 30-40 % der Verwaltungsarbeit eingespart werden können. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter bedeutet auch, dass es völlig unerheblich ist, welches System der Kunde verwendet, da unterschiedliche Datenformate direkt in das entsprechende Format übersetzt werden.
Ein weiterer großer Vorteil ist die drastische Reduzierung von Fehlern in den Prozessen. Ein manuelles Eingreifen von außen ist nur dann notwendig, wenn der Kunde individuelle Wünsche hat, zum Beispiel bezüglich des Liefertermins oder einer spontan geänderten Menge. Sofern die Stammdaten sorgfältig in das ERP eingepflegt wurden, sind Fehler innerhalb der Bestellprozesse nahezu ausgeschlossen.
Ziel: Fortsetzung des Übergangs zur vollständigen Digitalisierung
Frau Beck erklärt, dass Murrelektronik bis Ende des Jahres drei weitere Großkunden anschließen will. Ziel ist es, in naher Zukunft weitere zehn Kunden pro Jahr anzuschließen. Bisher hat sich der Aufwand nur für Großkunden gelohnt, aber langfristig ist eine komplette Umstellung nicht auszuschließen.
"Wir sind bis jetzt sehr zufrieden. Die Zusammenarbeit läuft reibungslos, wir können schnell auf spontane Änderungen reagieren und natürlich sprechen die Zahlen für sich. Mit Unifiedpost Group haben wir einen technischen Partner gefunden, der die Kommunikation im Datenprozess für uns übernimmt und sauber verwaltet."
Die Fallstudie wurde ursprünglich in deutscher Sprache von crossinx, dem früheren Namen von Unifiedpost Germany - der deutschen Einheit von Unifiedpost Group- erstellt.
