Die Deutsche Bahn hat sich verpflichtet, die Prozesse für den Rechnungsausgang im gesamten Unternehmen zu verschlanken und zu standardisieren. Um das große Projekt voranzutreiben, wird der digitale Partner der Deutschen Bahn, DB Systel, mit dem globalen Rechnungsstellungsanbieter Unifiedpost Group zusammenarbeiten.
Der Prozess begann bei DB Cargo mit der Standardisierung der Ausgangsrechnungsprozesse aller fünfzehn DB Cargo-Einheiten. Die Vereinheitlichung von 15 Einheiten in verschiedenen Ländern hatte durchaus ihre Herausforderungen. Mit länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen und rund 150.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr hatte das hochkomplexe, internationale Großprojekt viele bewegliche Teile. Aber nach neun Monaten erfolgreicher Prozessänderungen war das Projekt abgeschlossen!
Erkunden Sie den Weg des Großprojekts während der neun Monate und gehen Sie ins Detail.
DB Cargo: Eine Geschichte des internationalen Geschäfts
Die DB Cargo AG ist ein internationales Transport- und Logistikunternehmen, das die gesamten nationalen und internationalen Schienengüterverkehrsaktivitäten der Deutschen Bahn bündelt. Zur Muttergesellschaft gehören Tochtergesellschaften in achtzehn verschiedenen europäischen Ländern.
Gemessen an der Zahl der gefahrenen Kilometer ist DB Cargo führend in Europa. Auch bei der Digitalisierung des Rechnungsversands ist das Unternehmen Vorreiter: Die entscheidenden Weichen wurden bereits vor mehr als zehn Jahren gestellt und alle Prozesse entsprechend angepasst.
Die Komplexität der grenzüberschreitenden Unternehmensprozesse nimmt jedoch stetig zu und die uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen in verschiedenen EU-Ländern stellen eine neue Herausforderung dar. Die Finanzabteilung der DB beauftragte daher ihren Digitalisierungspartner DB Systel, einen einheitlichen Rechnungsausgangsservice über alle Einheiten hinweg anzubieten.
Einheitlichkeit macht es einfacher
Die Vereinheitlichung der Systeme über die verschiedenen Einheiten hinweg ist seit 2018 ein Ziel der DB. DB Cargo war die erste Einheit, die das Projekt mit Unifiedpost Group Ende 2019.
"Unsere Ausgangssituation war für Unifiedpost Group sicherlich eher ungewöhnlich: Wir waren bereits digitalisiert, wollten aber weg von der bestehenden Lösung, die über zehn Jahre gewachsen und nicht mehr zukunftsfähig war", sagtIngo von Ammon von DB Cargo.
Im Jahr 2016 lag das Verhältnis von elektronischen Rechnungen zu physisch verbuchten Rechnungen noch bei 42:58. Im Jahr 2019 lag es bereits bei 65:35 und im Jahr 2020 bei 71:29!
Das Unternehmen ging in Bezug auf seine Rechnungsstellungsprozesse noch einen Schritt weiter, indem es Unifiedpost Group einen Schritt weiter, indem es auch den Rechnungsversand abwickelt.
"Mit Unifiedpost Group hat die DB einen Dienstleister gefunden, der es ermöglicht, die unterschiedlichsten internationalen Anforderungen im Bereich der Digitalisierung des Rechnungsversands über einen zentralen Ausgabekanal zu erfüllen", so von Ammon.
Auch alle gesetzlichen Anforderungen, wie z.B. die revisionssichere Archivierung, wurden umgesetzt. DB Cargo erhält alle Rechnungen in das eigene Archiv zurückgesandt. Hierfür wurde eigens ein Rückkanal zum Archivsystem von DB Cargo eingerichtet.
Komplexe Berechnungen, riesige Datenmengen und eine einfache digitale Lösung
Die Rechnungen der DB - mit einer Vielzahl von Anhängen wie Zugfahrten, Streckendetails, Wagentypen und Einsätzen - umfassen riesige Datenmengen, manchmal mit bis zu fünf Ebenen pro aufgelisteter Rechnungsposition.
Die Erstellung solch großer PDF-Dateien erfordert eine enorme Rechenleistung von Unifiedpost Group. Zudem unterlag die Struktur der Rechnungspositionen einer Logik, die von den internen IT-Abteilungen über viele Jahre hinweg individuell für die spezifischen Anforderungen der einzelnen Unternehmen entwickelt worden war.
"Diese Logik im Detail zu verstehen und neu abzubilden, war eine große Herausforderung für Unifiedpost Group", sagt von Ammon. "Eine einfache 1:1-Umsetzung war nicht möglich, aber Unifiedpost Group hat beharrlich alle Besonderheiten herausgearbeitet und für fast jede Anforderung eine Lösung gefunden. Einige der Anwendungen sind heute vielleicht nicht mehr ganz so flexibel wie früher, aber ansonsten bringt uns die Standardisierung klare Vorteile im Prozess, in der Wartung und als Investition in die Zukunft", resümiert der Projektleiter.
Alle achtzehn Länder wurden nach und nach umgestellt. Geplant war, nach und nach alle Mandanten für die damals fünfzehn Gesellschaften und die Muttergesellschaft zu aktivieren und auf der Grundlage der jeweiligen Ergebnisse rasch Anpassungen vorzunehmen. Der große Umfang des Projekts erforderte einen besonders intensiven Austausch innerhalb des Projektteams.
"Am Anfang haben wir den Bedarf und den Aufwand auf beiden Seiten definitiv unterschätzt", erinnert sich von Ammon. "Zunächst mussten wir Begriffe definieren, damit alle Beteiligten die gleichen Formulierungen verwenden. Dann brauchten wir mehr Zeit und Personalkapazität. Als Projektmanagement-Tool haben wir ein Kanban-Board eingesetzt, da der bisherige Austausch per Telefon und E-Mail nicht ausreichend effektiv war."
Am Ende waren auf beiden Seiten bis zu acht Projektmitglieder beteiligt, und die Online-Konferenzen pendelten sich auf einmal pro Woche und schließlich auf alle zwei Wochen ein.
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Die Fallstudie wurde ursprünglich in deutscher Sprache von crossinx, dem früheren Namen von Unifiedpost Germany - der deutschen Einheit von Unifiedpost Group- erstellt.
