E-Invoicing als globales Digitalisierungsprojekt bei der Beiersdorf AG

Beiersdorf stellt mit Unterstützung von crossinx international auf E-Invoicing um. In welchen Ländern ist die Umstellung einfacher? Wo gibt es Schwierigkeiten?

Beiersdorf ist bekannt für Marken wie Nivea, Tesa und Eucerin – und das weltweit. Der deutsche Konsumgüterkonzern ist in über 100 Ländern mit mehr als 160 Tochtergesellschaften aktiv und beschäftigt über 17.000 Mitarbeiter. Klar, dass in so einem grossen Betrieb viele Rechnungen anfallen.

Allein in Europa gehen jährlich etwa 700.000 Rechnungsdokumente ein. Eine weitere Herausforderung: Die Forderungen kommen aus unterschiedlichen Ländern, in verschiedenen Sprachen und auf mehreren Wegen beim Unternehmen an. Mal erreichen sie Beiersdorf ganz klassisch auf dem Postweg, mal per E-Mail als PDF oder über Self-Billing-Systeme (ERS). Um diese Masse an Dokumenten effizient zu bearbeiten, hat sich Beiersdorf dazu entschieden, weltweit E-Invoicing einzuführen und die Rechnungsprozesse zu digitalisieren.

Beschleunigte Prozesse und geringerer Arbeitsaufwand

Mit E-Invoicing müssen Rechnungen nicht mehr einzeln händisch erfasst und bearbeitet werden. So werden Arbeitsabläufe verschlankt und beschleunigt. „In der Regel werden Rechnungen von unseren Lieferanten elektronisch erstellt, also schon digitalisiert, ausgedruckt und per Post an uns verschickt. Diese müssen dann zur Weiterverarbeitung vom Buchhalter erneut digital erfasst werden. Durch E-Invoicing können wir diesen Medienbruch vermeiden und damit den Prozess effizienter gestalten“, erklärt André Rogel, zuständig für Accounts Payable Europa bei Beiersdorf Shared Services. „Die Rechnungsdaten können nun automatisch und digital geprüft werden, was den Arbeitsaufwand und die Fehlerquote erheblich senkt und im Idealfall eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.“

Bereits 2008 hat sich Beiersdorf entschieden, das elektronische Rechnungsformat mit einigen Lieferanten zu testen. Schon damals unterstütze der E-Invoicing-Anbieter crossinx bei der technischen Umsetzung. Acht Jahre später folgte dann der Entschluss, ein globales Digitalisierungsprojekt ins Leben zu rufen. Das Ziel: Die Mehrheit der Lieferanten anzubinden und auch kleineren Zulieferern die Chance zu bieten, E-Invoicing zu nutzen. Da jedoch jeder Rechnungssteller eigene Bedürfnisse an die Umstellung hat, setzte man auch hier wieder auf crossinx’ Unterstützung. „Wir haben einen Provider gesucht, der ein breites Portfolio bietet, flexibel ist und auch internationales Know-how mitbringt. Zudem wollten wir keinen reinen EDI-Anbieter. crossinx bringt all dies mit und passt zu unseren Projektanforderungen. Ausserdem schätzen wir den persönlichen Kontakt und die partnerschaftliche Zusammenarbeit“, so André Rogel.

Umstellung auf E-Invoicing je nach Rechnungsvolumen und Kerngeschäft

Im Rahmen des Projektes wurde zunächst in Deutschland E-Invoicing eingeführt. Dazu wurden als erstes die 100 grössten in- und ausländischen Lieferanten, die Rechnungen an deutsche Beiersdorf-Gesellschaften schicken, an das digitale Rechnungssystem von crossinx angebunden. Im zweiten Schritt wurden dann auch kleinere Zulieferer, die dem Unternehmen pro Jahr mindestens 50 Rechnungen stellen, in den Umstellungsprozess einbezogen. Alle weiteren Expansionsschritte über Deutschland hinaus erfolgten in enger konzeptioneller Absprache über Europa und schliesslich Amerika. E-Invoicing lohnt sich besonders bei einem hohen Rechnungsvolumen. Deshalb hatte Beiersdorf im Vorfeld die wichtigsten Lieferanten identifiziert und angeschrieben. Für den weiteren Anbindungsprozess war dann crossinx zuständig. Der

Anbieter setzte sich mit den lokalen und internationalen Lieferanten in Verbindung, entwickelte eine Vorlage für die Ansprache und schuf die technischen Voraussetzungen für die Umstellung. Nachdem sich der Lieferant registriert und ein ersten Test abgeschlossen hatte, konnte der Livebetrieb starten. Bisher konnten über 300 Zulieferer erfolgreich angebunden werden.

Doch nicht nur hierzulande hat das Unternehmen ein hohes Rechnungsvolumen. Auch viele ausländische Standorte gehören zum Kerngeschäft. Daher führte Beiersdorf nach Deutschland auch in Polen, Großbritannien, Spanien und Portugal E-Invoicing ein, sowie in den USA und Kanada. Besonders in Spanien und Portugal war die Umstellung vergleichsweise einfach. Zum einen, weil in diesen Ländern ähnliche rechtliche Anforderungen gelten wie in Deutschland. Zum anderen, weil Beiersdorf hier bei den Lieferanten auf eine positive Resonanz stiess.

Nicht überall Akzeptanz und Wille zur Umstellung

Weniger einfach war die Umstellung in den im Allgemeinen als „E-Invoicing-affin“ geltenden Ländern wie Polen, Grossbritannien, USA und Kanada. Obwohl in diesen Ländern (mit Ausnahme von Polen) E-Invoicing schon seit Jahren ein Thema ist, gab es hier überraschenderweise einige Startschwierigkeiten. In diesen Ländern sind Lieferanten es nicht gewohnt, einen Teil der Kosten zu tragen. E-Invoicing ist für viele Lieferanten daher eine Kostenfrage. Auch mangelt es - insbesondere den kleineren Lieferanten - an technischem Know-how und der Bereitschaft, für die Anbindung an ein ihnen unbekanntes System zu zahlen.

Eine weitere Hürde stellte die Sprache dar. Manche Zulieferer waren zunächst nicht bereit, Deutsch oder Englisch als einzige Sprache für das Rechnungssystem zu akzeptieren. Wieder andere fühlten sich mit der Geschwindigkeit der Umstellung überfordert und kamen in Punkto Digitalisierung nicht hinterher. Doch Beiersdorf und crossinx gelang es in den meisten Fällen, die Zweifel zu beseitigen, indem mit den Lieferanten eine individuelle Lösung gefunden, aber im Endergebnis der Standardprozess eingehalten wurde. „Es gibt nicht den einen richtigen Weg für die Umstellung auf E-Invoicing. Standard-Regelungen funktionieren nicht überall, das ist uns bewusst. Daher sind wir in der Lage, flexibel auf die Bedürfnisse unserer Kunden zu reagieren – auch, wenn das heisst, dass wir unser System anpassen müssen“, erklärt Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer von crossinx.

Vom PDF zum elektronischem Rechnungsformat

Doch was genau passiert mit den Rechnungen nach der Umstellung? Die von den Lieferanten verschickten Rechnungsdokumente werden zunächst von crossinx erfasst. Egal, über welchen Kanal, aus welchem Land und in welchem Format sie eintreffen – das System wandelt die Dateien, zum Beispiel ein PDF, entsprechend der Vorgaben von E-Invoicing in ein elektronisches Format um. Gleichzeitig prüft die Software, welche Datenfelder welche Informationen enthalten müssen, damit die Rechnung anschliessend vom SAP-System von Beiersdorf weiterverarbeitet werden kann. Wenn das Rechnungssystem alle Felder mit den entsprechenden Informationen befüllt hat, werden die Rechnungsdaten als Buchungssatz inklusive des dazugehörigen PDFs in das SAP übermittelt.

Dieser Prozess hat bei Beiersdorf bereits zu ersten, messbaren Erfolgen geführt. „Durch E-Invoicing können wir effizienter und schneller Arbeiten. Wir konnten den Anteil der ‚blind gebuchten’, also der vom System automatisiert gebuchten Rechnungen innerhalb eines Jahres auf bereits 15 Prozent erhöhen, das heisst, Mitarbeiter müssen diesen Anteil an Rechnungen gar nicht mehr anfassen. Hier ist mit der Zeit aber noch deutlich mehr möglich“, meint André Rogel. Daher plant Beiersdorf die Anbindung weiterer Länder, zum Beispiel im Süden Europas.

Momentan liegt der Fokus jedoch erst einmal auf weiteren Ländern mit Produktionsstätten mit einem relativ hohen Rechnungsaufkommen wie in Lateinamerika und in Asien. Langfristig will Beiersdorf global E-Invoicing nutzen und perspektivisch auch die Ausgangsrechnungen weiter digitalisieren.

E-Invoicing wird Pflicht und betrifft jeden

Um ein solches Mammutprojekt zu stemmen, braucht es die richtige Expertise – und Durchhaltevermögen. Daher hat André Rogel einen Tipp für andere Unternehmen: „E-Invoicing ist kein Selbstgänger, sondern erfordert hohes Engagement. Betriebe sollten sich auf keinen Fall von der Arbeit abschrecken lassen. Elektronische Rechnungsprozesse werden eher früher als später auf jeden zukommen. Die Digitalisierung wird radikal an Geschwindigkeit zunehmen und je eher sich Firmen mit dem Thema beschäftigen, desto besser sind sie für die Zukunft gerüstet. Ein Provider kann hier Anleitung und Hilfestellung sein. Aber E-Invoicing wird nicht nur Pflicht, es führt auch zu mehr Effizienz und sinkenden Prozesskosten. Und das sollte Ansporn für jeden sein.“