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Sicherheit

Schlanke Buchhaltung dank wegweisender elektronischer Rechnungsstellung

Die ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, Teil der ASSA ABLOY Gruppe, produziert und vertreibt mechanische und elektromechanische Sicherheitslösungen für Schutz, Sicherheit und Komfort in privaten und öffentlichen Gebäuden. Die internationale Gruppe beschäftigt mehr als 43.000 Mitarbeiter in über 40 Ländern.

Als größtes Unternehmen der Branche sieht sich ASSA ABLOY seit jeher als Technologieführer und zieht es vor, seine Investitionen auf Bereiche zu konzentrieren, die dem Kunden direkt zugute kommen: Hochwertige Produkte und hervorragender Service. Administrative Prozesse, die keinen direkten Kundennutzen haben, sollen entsprechend beschleunigt und auf einem schlanken Niveau gehalten werden.

Manuelle Prozesse dominierten die Arbeit des Buchhaltungsteams

In Deutschland hat die ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH derzeit rund 10.000 Kunden, was 230.000 ausgehenden und 35.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr entspricht.

Die Buchführung, Verarbeitung und Abstimmung dieser Dokumente wird von einem gemeinsamen Dienstleistungszentrum übernommen. In der Vergangenheit war dies ein manueller Abstimmungsprozess aller einzelnen papierbasierten Rechnungen und Bestellungen. Die manuelle Arbeit bindet Ressourcen, da die Bearbeitung jeder Rechnung bis zu vier Minuten dauert.

Die Zentralisierung der Buchhaltung für die verschiedenen Standorte in einem Shared Service Center war ein Schritt zu mehr Effizienz. Die Umstellung von manuellen Rechnungsprozessen auf elektronische war der nächste logische Schritt mit der Einführung eines elektronischen Bestellsystems.

Ein einheitliches Standardverfahren für die elektronische Rechnungsstellung

ASSA ABLOY hat sich deshalb zum Ziel gesetzt, den Austausch von Bestell- und Rechnungsdaten auf elektronische Prozesse umzustellen und ein eigenes Standardformat zu schaffen. Auf diese Weise können Kunden und Lieferanten nun auf einer einheitlichen Basis Informationen austauschen.

"Bei der Suche nach einem geeigneten Partner standen für uns vier Kriterien im Vordergrund", erinnert sich Jürn Jakob Schultze-Berndt, Leiter des Shared Service Center Accounting bei der ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH. "Wichtig war uns, dass die Lösung der Wahl unabhängig von SAP arbeitet, individuell mit den Anforderungen unseres Unternehmens wächst und in die inhomogene IT-Landschaft der ASSA ABLOY-Gruppe passt. Außerdem suchten wir einen Anbieter, der uns bei der Implementierung begleitet und die Umstellung mitmacht."

Nach einer gründlichen Marktanalyse fiel die Entscheidung auf die E-Invoicing-Lösung von Unifiedpost Group.

Der Beginn des Übergangs

Zunächst wurde der Rechnungseingang konvertiert. Unifiedpost Group hat auch das Onboarding der 150 größten Lieferanten von ASSA ABLOY übernommen.

Unifiedpost Group erinnert sich: "Beim Onboarding der Lieferanten mussten wir auch eine große Anzahl von kleinen und mittleren Unternehmen integrieren. Neben den entsprechenden mussten wir auch ein breites Spektrum an technischen Lösungen anbieten, um die infrastrukturellen Bedürfnisse und Anforderungen dieser Lieferanten zu erfüllen - vom mittelständischen Produktionsunternehmen bis zum kleinen Handwerksbetrieb. Eine weitere Herausforderung war die Tatsache, dass die ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH an ihren Standorten in Albstadt und Berlin unterschiedliche ERP-Systeme einsetzt. Die Systeme arbeiten mit unterschiedlichen Logiken, die wir in unserer Lösung berücksichtigen und abbilden mussten."

Scannen und Konvertieren der Rechnungsversandaufgaben vervollständigen den Prozess

Im nächsten Schritt entschied sich ASSA ABLOY für die Integration der OCR-Scanlösung von Unifiedpost Group. Lieferanten, die dann weiterhin papierbasierte Rechnungen verwenden, können diese an das Shared Service Center senden.

Das Service Center schickt sie zum Scannen an Unifiedpost Group , wo sie entsprechend aufbereitet, elektronisch aufbereitet und einmal täglich gebündelt an ASSA ABLOY geschickt werden. Das ist ein wichtiger Aspekt im Sinne eines einheitlichen Dateistandards: Egal, ob die Rechnung elektronisch oder in Papierform vorliegt. Unifiedpost Group wandelt die unterschiedlichsten Rechnungsformate in ein von ASSA ABLOY vorgegebenes, standardisiertes Format um, das das Unternehmen dann reibungslos verarbeiten kann.

Schließlich hat Unifiedpost Group auch den kompletten Rechnungsausgangsprozess für die ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH übernommen; sowohl in elektronischer Form als auch - für die Empfänger, die weiterhin Papierdokumente erhalten - in gedruckter Form.

Seitdem profitiert die ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH von den klaren Vorteilen der elektronischen Rechnungslegung. Neben der deutlichen Zeitersparnis hat das Unternehmen die Zuverlässigkeit des Rechnungsprozesses erhöht, die durch entsprechende Fehlerprotokolle abgesichert ist. Elektronisch geprüfte Rechnungen, die mit den Bestellunterlagen übereinstimmen, gehen gar nicht mehr durch die Hände der Mitarbeiter, sondern werden über einen digitalen Workflow direkt verbucht.

Gemeinsam neue Lösungen aktiv gestalten

In naher Zukunft sollen weitere Prozesse hinzukommen, wie zum Beispiel ein Workflow für die digitale Bearbeitung von Rechnungen ohne Bestellbezug. Hier wird der Austausch von Dokumenten einschließlich der Genehmigungsprozesse komplett elektronisch über ein entsprechendes Portal laufen.

"Unsere Entscheidung für Unifiedpost Group war absolut richtig. Die Effizienzsteigerung, die wir durch die Umstellung auf das elektronische Rechnungswesen erreicht haben, spricht für sich. Was uns aber am meisten beeindruckt, ist die Fähigkeit von Unifiedpost Group, technische Entwicklungen aktiv voranzutreiben", ergänzt Jürn Jakob Schultze-Berndt. "Mit Unifiedpost Group als Partner sind wir Teil dieser Weiterentwicklungen und können unserem Anspruch als Marktführer gerecht werden, Entwicklungen in unserer Branche zu initiieren und zu gestalten."

Die Fallstudie wurde ursprünglich in deutscher Sprache von crossinx, dem früheren Namen von Unifiedpost Germany - der deutschen Einheit von Unifiedpost Group- erstellt.